A gestão de documentos fiscais é o coração de uma empresa. É nesse departamento que todas as operações se originam e se finalizam, com o recebimento e a emissão de nota de faturamento.
Portanto, é importante que você conheça bem esse processo e saiba como aplicá-lo no seu negócio. Neste artigo, vamos mostrar como funcionam os sistemas ERP e, principalmente, as boas práticas para utilizá-lo de forma que dê o resultado esperado. Acompanhe!
O que é um sistema ERP?
Resumidamente, um sistema ERP é um software que trabalha de forma integrada em todos os departamentos da sua empresa, e opera através de módulos que se “encaixam” e se comunicam.
O ERP não é apenas uma ferramenta para reduzir trabalhos manuais dos seus funcionários. Ele é um verdadeiro integrador de informações cruciais para o seu negócio, sejam elas fiscais, contábeis ou financeiras.
Ele é capaz de interligar todos os departamentos da empresa por meio dos módulos e, assim, executa todo o gerenciamento de um negócio, apresentando-se como uma solução extremamente completa para a administração de uma empresa, seja ela grande ou pequena.
Com ele, também é possível melhorar a análise de dados de processos operacionais, gerenciais e administrativos, reunindo as informações importantes em relatórios simples que podem ser emitidos com apenas alguns cliques.
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Alimentação de dados simplificada e redução de erros
Quando mencionamos que um sistema ERP interliga todos os outros departamentos de uma empresa, estamos afirmando, por exemplo, que, ao proceder a um registro fiscal, a informação gerada fica disponível para visualização de outros setores interessados.
Dessa forma, ele reduz o trabalho da alimentação de dados que já foram inseridos no sistema em outro momento, permitindo apenas que os demais departamentos envolvidos no processo importem esses dados para o seu módulo e faça o trabalho que lhe compete.
Isso também contribui para a redução de erros fiscais, uma vez que os dados serão lançados apenas uma vez. Isso possibilita que outros setores analisem a informação e detectem possíveis erros e falhas desde a origem, tendo tempo hábil para retificar ou sanar o erro.
Como funciona o lançamento de documentos fiscais em um sistema ERP?
Agora que você entendeu o que é um sistema ERP e como ele pode beneficiar a sua gestão de documentos fiscais e a administração da empresa como um todo, vamos mostrar, na prática, como esse tipo de software funciona. Continue lendo!
Tudo se inicia com o recebimento de mercadorias, afinal, esse é o primeiro passo para que uma venda ocorra em seu estabelecimento. Assim, os seus colaboradores receberão os produtos e lançarão a nota fiscal no sistema ERP.
Após esse primeiro processo, toda a mágica começa a acontecer. Automaticamente, a quantidade adquirida naquele processo já é incluída no seu estoque, dispensando a alimentação manual desse tipo de informação.
Obviamente, você deve ter um bom controle físico para que as quantidades reais estejam exatamente iguais às do seu sistema.
Com o lançamento da nota fiscal, o departamento financeiro também será acionado para realizar ou programar o pagamento do fornecedor, de acordo com os dados da fatura destacados no documento.
Quando uma venda ocorre, outro documento fiscal é emitido. Nesse caso, o processo é o inverso. O sistema fará a baixa dos produtos vendidos no estoque e emitirá o documento fiscal correspondente para o seu cliente. O departamento financeiro também é acionado para realizar a cobrança ou o recebimento do cliente, dependendo da forma de pagamento que ele escolheu.
Esses procedimentos encerram os processos de compra e vendas do seu estabelecimento. No entanto, isso não afeta apenas essas áreas da sua empresa. A contabilidade também será movimentada com esses processos.
Afinal, ela precisará registrar todos esses procedimentos para prestar informações ao fisco. Além disso, vai gerar relatórios importantes para que a alta administração e a gestão dos demais departamentos tomem decisões gerenciais que podem mudar o destino do seu negócio.
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Quais as boas práticas para lançar documentos fiscais?
Entendido o funcionamento de um sistema ERP, vamos mostrar quais são as boas práticas para a sua utilização. Afinal, não adianta conhecer esse tipo de software e contratar a melhor ferramenta disponível no mercado, se você não souber utilizá-lo da forma correta.
Atenção quanto à inclusão dos dados
Os elementos lançados no ERP serão utilizados por outros departamentos da empresa, nos processos de vendas, compras, entre outros.
Portanto, é fundamental criar uma metodologia de conferência de todos os documentos fiscais lançados. De preferência, essa atividade deve ser realizada por outro colaborador e não pelo mesmo que efetuou o cadastro no sistema. Dessa forma, você detectará possíveis erros ou falhas desde o início do processo.
Organização no estoque físico e alinhamento com o ERP
Outra boa prática fundamental para o perfeito funcionamento de um sistema ERP ocorre no mundo físico e tem relação com os produtos em estoque. Não adianta ter um software que faz a movimentação dos itens automaticamente se o esse departamento for completamente desorganizado.
É comum encontrarmos empresas em que o estoque do sistema não bate com o físico, ou seja, os produtos que verdadeiramente estão estocados têm quantidades maiores ou menores que o relatório.
Portanto, é preciso que o provimento seja frequentemente conferido para garantir que o relatório gerado no seu sistema ERP, alimentado pela entrada e saída de produtos, esteja de acordo com a realidade do seu negócio.
Inclusão das faturas nas notas fiscais de compra
Outro cuidado que deve ser tomado é com relação à inclusão das faturas nas notas fiscais de compra. Esses dados, em muitos casos, são simplesmente negligenciados, fazendo com que o departamento financeiro não seja movimentado.
Dessa forma, você não estará utilizando seu sistema ERP ao máximo da sua capacidade e obrigará os outros setores a alimentar um dado que poderia ter sido inserido desde o momento da chegada da mercadoria.
Também é importante estar atento aos códigos fiscais existentes nos documentos. Afinal, o seu sistema servirá para dar suporte à geração de obrigações acessórias que a sua empresa precisa cumprir.
Automatizar o lançamento de documentos fiscais
O lançamento de documentos fiscais no ERP pode ser trabalhoso e demorado. Muitas vezes, é necessário uma ou mais pessoas apenas para fazer esse serviço, dada a importância de realizar diversas conferências para que tudo esteja certo, e ainda assim, pode haver riscos e retrabalho.
Por isso, automatizar o lançamento de documentos fiscais como NFe, NFSe e CTe no ERP da empresa é essencial para garantir agilidade e segurança no processo, o tornando 100% à prova de erros e prejuízos na empresa.
Uma solução bastante conhecida e muito eficiente no mercado, é a ferramenta da ConexãoNF-e. Ela oferece o suporte completo para importação de arquivos XML no ERP, capturando NFes e CTes direto da SEFAZ, e NFSes de mais de 500 municípios.
Após fazer a captura, o lançamento no ERP é automático, onde só é preciso fazer validações de segurança, sem digitar a chave de acesso.
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Conclusão
Conhecendo e aplicando as dicas apresentadas neste artigo, você poderá se beneficiar de todas as vantagens que um software ERP pode proporcionar ao seu negócio em se tratando da gestão de documentos fiscais. Entre as principais estão praticidade, velocidade e confiabilidade.
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