A escolha do ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) é algo de grande importância para uma empresa.

Esse tipo de sistema apoia as principais atividades do negócio e guarda informações valiosas, que vão nortear as decisões da gerência para o futuro.

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Um negócio precisa desse recurso se:

  • suas equipes usam sistemas e ferramentas diferentes e que não se integram;
  • enfrenta dificuldades para encontrar informações necessárias para relatórios e balanços;
  • tem imprecisão nos dados, como falta de estoque para atender demandas;
  • os funcionários gastam mais tempo com processos internos do que com as atividades-fim (produzir e vender);
  • a equipe de TI está sobrecarregada porque gerencia diversos programas e sistemas;
  • paga juros e multas por atraso no pagamento de impostos com frequência;
  • desconhece o fluxo de caixa atual;
  • sofre de gargalos e ciclo estendido entre o momento da vendas e a entrega da mercadoria ao cliente final.

Um sistema de ERP é capaz de solucionar estes entre outros problemas, dependendo da sua escolha. Mas cuidado! Não deixe que as coisas "explodam" para que essa busca seja feita. Haja com coerência e se atente sobre um possível "mal negócio".

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Afinal, o que é e como funciona um sistema ERP?

Na prática, um sistema ERP vai pegar todos os processos internos da sua empresa e transformar em operações automatizadas por meio do uso de um software.

O programa centraliza tudo e armazena as informações no seu banco de dados.

É o aliado perfeito para uma gestão mais eficiente, pois unifica todo o fluxo de tarefas, permitindo que os colaboradores foquem nas suas funções principais e percam menos tempo com processos burocráticos.

Para você gestor, um sistema de ERP colabora com a atualização dos dados e números gerais da empresa em tempo real, o que permite a elaboração de relatórios precisos que vão nortear o planejamento das próximas ações.

Como escolher o ERP certo para sua empresa

O próximo passo é identificar a melhor opção de ERP para o seu negócio.

Essa decisão deve ser tomada com todo cuidado para não trazer o dobro de trabalho para sua equipe.

Nem sempre o "mais famoso software" ou o utilizado pela empresa ao lado vai ser a melhor opção para sua empresa — cada caso é um caso, e cada empresa tem suas demandas particulares.

Diversas soluções são encontradas no mercado e todas elas tem uma especialização.

1 - Dedique tempo ao planejamento

Você, gestor, junto à uma equipe selecionada, precisam estruturar três pontos principais para implantar uma nova solução na empresa: alinhar expectativas sobre a ferramenta, prever o valor de investimento e garantir o comprometimento geral dos colaboradores.

Em geral, a implementação do ERP ocorre por etapas: começa em um setor da organização, depois vai para outro, etc.

Contudo, seus funcionários precisarão de treinamento. E claro, se adequar à novos processos não é muito fácil.

Por isso, tente mostrá-los que certas mudanças, além de necessárias, são para melhorar a rotina individual de trabalho.

Como escolher ERP em nuvem

2 - Escolha entre ERP em nuvem ou On-premise

Atualmente, existem dois tipos de ERP. Em nuvem (online) e On-Premise (instalado localmente). Ambas as soluções tem suas vantagens e podem suprir as necessidades da sua empresa, dependendo do porte e segmento.

Soluções em nuvem tem ganhado bastante força pelo fato de serem mais simples, acessíveis e baratas.

Algumas delas, inclusive, são focadas em determinados segmentos de mercado, assim facilitando o acompanhamento de processo da empresa como um todo.

Por outro lado, sistemas locais tendem a cumprir com demandas maiores e mais personalizadas, os chamados On-Premise.

Estes, trazem a renovação de tecnologia através de atualizações e ocupam espaço no servidor da empresa. As empresas dominantes no mercado de ERP seguem este modelo.

Como escolher ERP - Módulos escalaveis

3 - Módulos escaláveis

Os sistemas ERP mais tradicionais não são padrões ou vendidos em "tamanho único", mas em módulos que se adaptam ao organograma e às atividades de uma companhia.

Para entender melhor, vamos à um exemplo:

Em uma fábrica, podemos ter: financeiro; RH; gerência da fábrica; gerência de processos; estoque; compras; controle de qualidade; vendas.

Trata-se de uma lista e tanto, e quando a administração gerencia as diferentes funções do negócio separadamente, surgem vários problemas.

Portanto, o ERP escolhido precisa contar com serviços ou módulos que atendam às necessidades de todos os departamentos da empresa. Mas claro, cada módulo tem seu preço específico.

Também é possível adquirir cobertura para os setores principais em um primeiro momento e relacionar outros mais tarde. Tudo vai depender do que for prioridade para sua empresa.

Evidentemente o cenário ideal é a cobertura de todos os setores operacionais com funções específicas no ERP.

No exemplo da fábrica, quando a equipe de vendas confirmasse a encomenda de uma mercadoria, um ERP com módulos completos faria automaticamente a geração da transação para o financeiro; produziria uma ordem de fabricação para o chão de fábrica; atualizaria o inventário e notificaria o departamento de compras para reabastecer o estoque do produto vendido — tudo isso acontecendo em um clique.

Os módulos mais fornecidos entre os ERPs tradicionais estão divididos entre "Operacionais", "Táticos" e "Estratégicos".

Exemplos de Módulos operacionais (básicos):

  • Armazenamento e distribuição;
  • Estoque;
  • Contabilidade;
  • Custos;
  • Compras;
  • Contratos;
  • Faturamento;
  • Contabilidade;
  • Financeiro;
  • Frotas;
  • Recursos Humanos;
  • Planejamento;
  • Controle de Produção.

Exemplos de Módulos táticos (específicos de mercado):

  • Comércio Exterior;
  • Call Center;
  • Gestão de Acervos;
  • Gestão de Transportadora;
  • Gestão Educacional.

Exemplos de Módulos estratégicos (inteligências para o negócio):

  • Gestão de Processos;
  • Gestão de cadeia de suprimentos;
  • Gestão de indicadores;
  • Gestão de riscos.

Portanto, identificar os módulos necessários para sua empresa é o primeiro passo para selecionar o sistema de gestão adequado, pois ele terá que cobrir as operações que você deseja.

Vale lembrar também que há ERPs com personalização maior ou menor de Módulos.

Por isso, é importante nomear as necessidades da sua empresa, considerando que quanto mais específico for seu processo, mais módulos personalizados serão necessários.

4 - Estrutura

Fique atento se a companhia responsável pelo ERP se equipara com as funções oferecidas.

Imagine que em um cenário perfeito sua empresa triplique de tamanho e passe a oferecer diversos outros serviços ou produtos que precisem de processos específicos diferentes do plano inicial no sistema de gestão.

Entenda que a realidade e os processos atuais da sua empresa irão mudar à medida em que ela cresce, portanto, a solução ERP escolhida possui funcionalidades capazes de acompanhar essa evolução?

Considere isso e busque estruturas que sejam flexíveis e possam ser eficientes para qualquer tamanho de operação.

Essa empresa conseguirá atender suas demandas? Se você já está no maior dos planos, para onde poderá crescer? Considere estes pontos, pois mudar de sistema tão brevemente torna o investimento inviável.

Ou seja, considere na escolha da solução um ERP que tenha módulos e funções escaláveis e que sejam capazes de atender o crescimento da sua empresa.

Como escolher ERP custos

5 - Custos

Nem sempre uma companhia precisa do ERP mais completo ou sofisticado. É melhor tirar vantagem do fato de que ele é feito e vendido em módulos, com a possibilidade de ser escalado ou customizado ao longo do tempo.

Assim, a empresa paga apenas pelo necessário no momento da contratação e verifica suas necessidades de expansão, como explicado posteriormente.

A dica é fazer, antes de fechar o contrato, uma análise das necessidades do negócio. Quais são os setores que precisam de mais atenção ou ganhos de produtividade no momento? A partir da resposta a essa questão, trace as prioridades.

Além disso, o valor de uma solução a ser comparado não se aplica sobre o preço único, como o da mensalidade. Deve-se considerar que os custos de ERP envolvem ou podem envolver:

  1. Implementação, em que muitas vezes se faz necessária a presença de uma equipe de profissionais na sua empresa;
  2. Valor de Licenças de uso, que são cobradas de forma unitária, seja de licença vitalícias ou "locadas" com pagamento mensal durante o uso/contrato;
  3. Treinamento, que além de especialistas você terá que redirecionar esforços e tempo das atividades dos seus colaboradores, considerando que quanto mais módulos contratados, mais treinamento necessário;
  4. Manutenção e suporte;
  5. Custo por usuário;
  6. Atualizações.

Ou seja, há diversos fatores referentes a preço que você deve buscar se informar para não ser surpreendido negativamente.

O "negócio perfeito" pode se tornar uma verdadeira explosão de gastos não programados.

Para que isso não aconteça, opte por empresas que deixem tudo às claras. Sem essa de "outros custos podem ser vistos conforme precisa".

Outro aviso é para que contrate apenas o que for usar, a fim de obter os benefícios certos, pelo preço certo.

6 - Suporte

A ideia do "software como produto" vem, cada vez mais, caindo em desuso. Já o conceito de "software como serviço" está em alta (e, com o ERP, isso vale em dobro).

Nas primeiras semanas da implantação, as dúvidas da gerência e dos funcionários serão inúmeras. Vão aparecer perguntas novas à medida que o software interagir com rotinas e práticas antigas da organização.

Pergunte aos fornecedores sobre como é o suporte, em quais horários ele estará disponível e por quais meios.

Se a empresa precisar do sistema no fim de semana ou às vésperas de um feriado movimentado em vendas, como Natal, o que vai acontecer? Saber o que esperar da assistência evitará problemas no futuro.

7 - Atualizações

O ERP é mais vantajoso quando estabelece um relacionamento de longo prazo. Isso porque, antes de ser propriamente um software, esse recurso representa uma filosofia: um modo de pensar e organizar o trabalho da empresa.

Leve em conta também que é natural ocorrerem mudanças de regimes, como regras tributárias etc., além do acelerado desenvolvimento para eliminação de erros e otimizações que precisarão ser implantadas no ERP ao longo do tempo.

Portanto, é imprescindível que o fornecedor da ferramenta esteja atento às mudanças, até porque a decisão de implantar um ERP na empresa requer tempo e sua versão não pode se tornar obsoleta em poucos tempos.

Vale lembrar que atualizações obrigatórias, como a de regras tributárias, a fabricante de ERP não poderá cobrar por ela, ou estaria sendo responsável pela falta de cumprimento de normas e leis.

Como escolher ERP - Facilidade de uso

8 - Facilidade de uso

A escolha do ERP vem para facilitar (e não dificultar) o cotidiano organizacional. Por isso, é importante que o sistema seja de fácil uso e navegação, além de, preferencialmente, bem rápido.

Busque por soluções equilibradas de benefícios para o gestor até o operador. De nada adianta o sistema ser simples na hora de gerar relatórios se a origem dessas informações é "sofrida" e trabalhosa.

Os usuários precisam ser produtivos e auto suficientes ao realizarem registros ou buscarem as informações de que precisam.

Esse é o principal fator a fazer a diferença na produtividade da equipe e na qualidade do atendimento aos clientes.

9 - Busque referências

O boca-a-boca ainda é o melhor marketing — e com razão. É vantajoso aprender com os erros e acertos dos outros. Portanto, procure por referências no mercado e avaliações de outras empresas sobre os ERPs que estão usando.

Também é interessante observar a escolha de empresas semelhantes à sua e que provavelmente tem processos similares (com ressalvas!).

A confiabilidade sobre os serviços da empresa de ERP é extremamente necessária. O novo parceiro precisa, além de tudo, ser responsável.

Busque colher informações tanto da solução, quanto do atendimento pós-venda por antigos e atuais clientes.

Alguns dos maiores nomes do ramo são:

10 - Fácil integração com outros softwares

O seu sistema de gestão empresarial deve se integrar facilmente a outros softwares.

Afinal, o objetivo é justamente facilitar a gestão, melhorar processos internos e criar mais fluidez na administração.

Quando dois sistemas trabalham integrados, o resultado é uma base única de dados que funciona como a espinha dorsal de uma organização.

E para que a integração seja bem feita é importante encontrar fornecedores confiáveis e softwares que se integrem facilmente.

Quais são as vantagens de investir em um ERP?

Automatizar operações manuais na sua empresa, já é vantajoso por si só, pois acaba dispensando mão de obra, que costuma ser uma das despesas mais custosas para qualquer negócio.

No entanto, um ERP vai muito além disso, trazendo benefícios para várias áreas da companhia.

Confira algumas vantagens de se investir em um sistema ERP:

Otimização da gestão

Uma vez que você tenha todo o fluxo de informações da empresa centralizado em um único sistema, isso favorece uma gestão bem mais ágil e assertiva.

Invés de ter que olhar vários sistemas separados para cada área, você poderá ver tudo em uma única interface e localizar facilmente a informação que precisa.

Com essa visão mais próxima dos processos da sua empresa, você poderá acessar os dados de cada departamento facilmente, o que vai deixar a gestão bem mais ativa e certeira nas decisões de curto, médio e longo prazo.

Por exemplo, você será capaz de monitorar em tempo real os níveis de estoque atuais e ainda incluir remessas a receber e até cargas que estejam em trânsito.

Ou seja, é praticidade no dia a dia e assertividade no planejamento para o futuro.

Produtividade

Os colaboradores também se beneficiam, pois com um sistema ERP centralizado, vão precisar de poucos treinamentos para operar a ferramenta, dessa forma terão mais tempo para focar nas suas funções primárias.

Processos manuais repetitivos passam a ser automatizados, o que representa menos esforço para os funcionários e também informações precisas no sistema e assim você poderá gerar relatórios com base em dados colhidos em tempo real.

Além disso, o ERP pode ser personalizado para atender às necessidades da sua operação, otimizando bastante os processos com funcionalidades adequadas à sua área de atuação.

O software também gera relatórios mais precisos e aprimorados, afinal, as informações são atualizadas praticamente em tempo real.

Então, todo aquele tempo que o colaborador levava para fazer um simples relatório, será drasticamente reduzido, e o documento ficará bem mais completo, com dados atualizados.

Centralização dos dados

Ter os dados da sua empresa em um único sistema facilita para que gestores e colaboradores possam acessar informações pertinentes à tarefa em execução, conseguindo assim serem bem mais eficientes no dia a dia.

A unificação desses dados auxilia bastante no trabalho de atendimento e retenção dos clientes, e colabora para que as equipes do financeiro e do jurídico possam ter o controle dos dados para serem mais eficientes no âmbito fiscal.

Segurança

Possuir um ERP te permite controlar os acessos e também as permissões de cada usuário dentro do sistema, além de visualizar as ações de cada um dentro da plataforma.

Isso cria um ambiente de cibersegurança bastante eficiente, pois fica fácil detectar qualquer tipo de brecha ou vazamento de dados, bem como restringir acesso de colaboradores em caso de qualquer suspeita.

Outra vantagem importante dos ERPs é que alguns serviços oferecem um sistema de backups em nuvem para que dados confidenciais possam ser armazenados periodicamente, e assim não sejam afetados em caso de eventuais invasões ao sistema.

Alguns sistemas ERP do mercado oferecem armazenamento em nuvem, o que permite desenvolvimento de um ambiente seguro para ter colaboradores remotos na sua empresa, o que vem a calhar nesses tempos onde o home office vem se tornando tendência.

Como escolher o ERP adequado para a empresa

Escolha a opção adequada

As vantagens de contar com um software de gestão empresarial são claras:

  • Padronização de processos;
  • Diminuição de erros;
  • Controle de informações (confiáveis);
  • Automatização e integração entre os setores;
  • Produtividade nas operações;
  • Apoio à tomada de decisões.

Dada a complexidade das operações, escolher qualquer solução não trará os resultados esperados. Se você quer que os problemas sejam resolvidos, invista em tempo para avaliar a melhor solução para sua empresa.

Mas atenção! Mesmo com as diversas funções de um ERP, certas funcionalidades só são possíveis com outros sistemas, mas que em muitos casos, trazem integrações com o ERP e trabalham em conjunto para fortalecer ainda mais seu negócio.

Um exemplo é integrar um software de controle de notas fiscais.

Por que integrar um software financeiro ao ERP?

As finanças são a alma do negócio, não é mesmo? Elas são, também, uma das áreas que mais envolvem documentos, processos e tarefas repetitivas.

Nesse cenário, um software financeiro organiza todos os documentos fiscais para a integração com o ERP e pode exportá-los automaticamente. Isso inclui Nota Fiscal (NFe), Nota Fiscal de Serviço (NFSe), Conhecimento de Transporte (CTe) e Carta de Correção (CCe).

Tal programa pode até se antecipar ao ERP, identificando os vencimentos das duplicatas antes de a empresa receber a NFe. Portanto, estamos falando de um poderoso aliado, que vai acelerar ainda mais a produtividade da organização.

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Como a ConexãoNF-e ajuda na integração ao ERP?

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Conclusão

Por fim, é nítido que ter um bom sistema de ERP na sua empresa, representa inúmeras vantagens operacionais e competitivas, contudo, não é uma escolha tão simples.

Trata-se de um investimento em uma ferramenta que vai ser o centro das informações e dos processos da companhia, por isso a escolha deve levar em conta todos os critérios que levantamos, e mais do que isso, deve ser condizente com o tamanho atual da sua operação.

Por isso, é interessante começar a implementação aos poucos, aprimorando os principais processos, corrigindo os gargalos mais prejudiciais e organizando os fluxos que estão mais defasados.

Assim, você arruma a casa, à medida que aprimora seus processos ao longo do tempo, implementando mais módulos do ERP.

Quanto às soluções fiscais e contábeis, essas devem ser automatizadas o quanto antes, pois tratam de uma área vital para sua empresa.

Por isso, conheça a gestão inteligente de XML da ConexãoNF-e e quando decidir pelo ERP ideal, já vai estar tudo pronto para uma integração que será muito vantajosa para você e sua empresa.

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