Um dos períodos de maior volume de vendas está próximo: se trata da Black Friday. Muito conhecida por ótimos descontos, essa época que antecede as compras de Natal é bem requisitada pelos consumidores.
O aumento de busca e de vendas deve ser muito bem planejado pela sua empresa, para evitar a frustração do cliente, e também para que não haja falta de estoque ou irregularidades perante ao Fisco.
Preparamos alguns tópicos para você organizar uma Black Friday em conformidade fiscal e evitar surpresas desagradáveis, acompanhe!
5 dicas para organizar sua Black Friday em conformidade fiscal
1. Atenção com os descontos de Black Friday
Como você já sabe, não é viável vender um produto por um valor abaixo do adquirido ou produzido. Nessa conta entram valores com aquisição de matérias-primas, transporte, embalagem, custos operacionais, publicidade, entre outros.
Porém, existem outros cuidados que a empresa deve ter com descontos e que às vezes passam despercebidos:
- Configuração no ERP e/ou sistema de PDV, para garantir que os descontos serão aplicados nas datas estipuladas, nem a mais, nem a menos;
- Etiquetas, placas e outros elementos no ponto de venda, que devem ser retirados após o fim da promoção (vale também para ecommerce);
- Publicidade sobre os conteúdos, que deve ser clara acerca dos descontos e disponibilidade de itens, conforme as normas do CONAR e os direitos do consumidor.
Essas pequenas ações podem parecer simples, mas é importante ter alinhamento sobre os responsáveis por cada um desses tópicos, com o intuito de evitar descontentamento dos consumidores e até mesmo problemas jurídicos.
➜ Dificuldade em determinar o desconto? Esse conteúdo pode ajudar você: margem de lucro x markup: o que é, diferenças e como calcular.
2. Tenha controle dos documentos de entrada e saída
Antes da Black Friday começar, é comum aumentar a quantidade de produtos que você compra de fornecedores, afinal, é preciso garantir a disponibilidade aos clientes.
Esse aumento no número de compras, por consequência, aumenta o número de notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, e é preciso de um controle rigoroso para que nada seja extraviado neste momento de correria, além de evitar enganos e fraudes, como notas fiscais erradas e até notas frias.
Do mesmo modo, suas notas fiscais de saída também terão alta desde a Black Friday, até o fim das compras de Natal. Portanto, como enfatiza a legislação, é importante que a sua empresa esteja preparada para consultar e armazenar com segurança todos os documentos recebidos e emitidos.
Veja o que está disposto na cláusula décima do AJUSTE SINIEF 07/05, sobre a Nota Fiscal Eletrônica e o DANFE:
Cláusula décima O emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
§ 2º O destinatário da NF-e também deverá cumprir o disposto no caput desta cláusula e, caso não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação, o qual deverá ser apresentado à Administração Tributária, quando solicitado.
Nesse sentido, garantir o recebimento automático das notas fiscais pode evitar futuras dores de cabeça com multas e autuações.
Um software completo como o da ConexãoNF-e garante o recebimento direto da SEFAZ, armazena documentos recebidos e emitidos por 5 anos conforme a lei, e ainda conta com outros recursos como fazer o manifesto do destinatário.
3. Esteja atento aos impostos
A apuração do fim do mês depende muito do controle dos impostos atrelados aos produtos, para que tudo seja devidamente tributado e não ocorram falhas. Contar com o auxílio de um contador ou escritório de contabilidade é imprescindível para que sua empresa tenha regularidade nas operações.
Caso a contabilidade da sua empresa seja feita de forma interna, garanta que a equipe tenha acesso a todas as movimentações de mercadorias e aos documentos, para não ocorrer falhas com extravios.
Automatizar processos manuais e integrar as informações pode ser a chave para manter tudo em ordem sem gerar estresse aos colaboradores.
➜ Saiba mais sobre os impostos de notas fiscais.
4. Cuidado com o estoque
Com o aumento das vendas, ter um estoque de segurança é fundamental, mas isso também significa encontrar seu ponto de equilíbrio.
A falta de mercadorias para a venda, quando estas estavam anunciadas em promoção, pode acarretar em frustração aos seus clientes. Do mesmo modo, terminar seu período de vendas com muitos produtos encalhados no estoque significa prejuízos à sua empresa.
O planejamento sobre o giro de estoque e períodos sazonais deve ser feito com cautela, observando os padrões de consumo de quem compra o seu produto ou serviço.
Além disso, manter um bom relacionamento com os fornecedores pode ser crucial em momentos de alta demanda, negociando com antecedência sobre a compra de produtos conforme as vendas acontecem.
➜ Conheça os tipos de estoque possíveis para a sua empresa.
5. Deixe tudo preparado para o fechamento mensal
Seja por meio de contabilidade terceirizada ou setor interno, não se preparar para o fechamento mensal da Black Friday é um erro grave, principalmente levando em conta que ela ocorre na última sexta feira do mês, e por ser uma promoção muito aguardada pode levar a movimentação na sua empresa de 8 a 80.
O acompanhamento de recebimentos e envios de mercadorias, bem como de seus documentos e tributação, deve ser feito diariamente. Deixar tudo para última hora pode sobrecarregar o setor fiscal e de contabilidade, e ocasionar em erros e brechas fiscais.
O mais recomendado é contar com um software ou ERP onde se possa incluir e extrair essas informações de forma rápida e precisa, evitando problemas com o controle manual.
➜ Veja 3 dicas práticas de fechamento fiscal.
Como a automatização pode ajudar sua empresa a manter a conformidade na Black Friday
A tecnologia promove diversas melhorias no ambiente de trabalho, e uma delas é a eliminação de atividades manuais e repetitivas, que podem ser feitas por máquinas ou softwares.
No que consta ao setor fiscal, é possível receber e armazenar documentos automaticamente e em nuvem, sem recorrer a e-mails ou consultas com chave de acesso na SEFAZ.
Com o software da ConexãoNF-e é possível receber NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras, consultar o status das notas, fazer o manifesto do destinatário ou desacordo do CTe sempre que preciso, e integrar todas as informações ao ERP de forma automática.
Ao ter conhecimento de tudo o que é emitido contra o seu CNPJ, é possível se prevenir de fraudes com notas frias, tomando todas as medidas cabíveis para livrar sua empresa de problemas, como fazendo a recusa de nota fiscal.
Além disso, armazenar os documentos recebidos e emitidos com segurança irá garantir que, em caso de fiscalização, sua empresa terá tudo em mãos para evitar multas e autuações.
Conclusão
A Black Friday e as festas de fim de ano podem levar as vendas de uma empresa de 8 a 80, desde as varejistas que geralmente são mais impactadas, até mesmo as indústrias fabricantes dos produtos, distribuidoras, prestadores de serviços, entre outros setores.
O período costuma ser excelente para as vendas, já que é muito aguardado pelos consumidores, mas pode virar um pesadelo para a empresa se não for muito bem planejado.
A correria e o aumento das vendas — e em consequência, dos documentos fiscais recebidos e emitidos — pode levar a empresa a esquecer das boas práticas de compliance fiscal, e acabar tendo prejuízos no futuro.
Por isso, é importante ter uma rotina de conformidade bem definida, e contar com a tecnologia para melhorar os processos sempre que possível, garantindo mais agilidade e segurança no setor fiscal.
Se a sua empresa está se preparando para a Black Friday, aproveite e conheça a ConexãoNF-e! Com a nossa solução sua empresa estará preparada para lidar com o alto volume de documentos fiscais eletrônicos, sem preocupações com o fechamento de mês.
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