Fazer a gestão de documentos fiscais eletrônicos é muito importante para empresas de qualquer porte e segmento. Depender de processos manuais para isso é arriscado e improdutivo, por isso, já existem hoje soluções no mercado que realizam esse processo de forma automática.
Porém, com a quantidade de opções disponíveis, fica difícil saber qual é a melhor para sua empresa. Pensando nisso, elaboramos este artigo com as principais funções que softwares de gestão de documentos fiscais podem fazer, e um checklist para você tomar a melhor decisão. Acompanhe!
Sem tempo para ler? Confira o conteúdo em vídeo:
O que é um software de gestão de documentos fiscais eletrônicos?
Um software de gestão de documentos fiscais faz a automatização dos fluxos de notas fiscais, notas fiscais de serviço e conhecimentos de transporte, de modo que o envolvimento manual com estes arquivos seja mínimo.
Entre as tarefas principais encontradas em qualquer solução, estão o recebimento dos documentos fiscais e a disponibilização para consultá-los e baixá-los. Porém, há muitas particularidades que variam de acordo com a marca desenvolvedora da ferramenta, por isso, vamos tirar suas dúvidas sobre cada ponto importante na gestão de XML na sua empresa.
Nota informativa: o que é XML?
Todos os documentos fiscais eletrônicos são feitos na linguagem de marcação XML, ou seja, o tipo de arquivo XML é que garante a validade jurídica do documento.
Já o PDF, que é mais conhecido, se trata apenas de uma representação visual das NF-es e CT-es, servindo como Documento Auxiliar (DANFE ou DACTE) sem validade para fins de fiscalização.
Por lei, o arquivo XML dos documentos fiscais deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, mais o ano de vigência.
Como funciona um sistema de gestão de XML
Agora que você já sabe o que é um XML, chegou a hora de entender sobre o funcionamento de diferentes softwares do mercado. Para isso, vamos mostrar alguns esquemas visuais que representam a maioria das soluções de gestão. Confira:
Sistema de gestão total de documentos fiscais
Esse modelo faz o gerenciamento do XML do começo ao fim do processo, ou seja, é o tipo mais completo de software da categoria. Marcas como a ConexãoNF-e operam nesse modelo, sendo que também é possível adquirir só a primeira parte dele, caso a empresa não utilize um ERP para integrar.
Processo de gestão de documentos fiscais:
Funções no processo:
Como dito anteriormente, caso a empresa não tenha um ERP ou não queira fazer a integração, é possível comprar apenas o portal de captura e armazenamento dos XMLs (na ConexãoNF-e equivale ao Portal de Gestão de XML).
Sistema de gestão parcial de documentos fiscais
Esta categoria é similar a anterior, porém, a diferença é que os sistemas parciais fazem apenas uma parte da gestão dos arquivos fiscais, seja o recebimento e guarda ou a importação no ERP.
Funções do software de documentos fiscais eletrônicos
Captura automática de documentos fiscais
O primeiro ponto de todo sistema de gestão de XML é a captura das NF-es, NFS-es e CT-es. A maioria dos sistemas faz a captura direto da SEFAZ, enquanto outros integram via e-mail. É importante se atentar a este fato pois se o software não captura as notas direto da secretaria da fazenda, ele pode não conseguir recuperar tudo o que foi emitido contra o CNPJ ou CPF da sua empresa.
Para fazer a conexão com a SEFAZ e prefeituras Abrasf é necessário o Certificado Digital A1 ou A3, ou seja, se você testou um software que não pede essa informação, se certifique com os desenvolvedores da solução sobre como é feita a captura dos documentos.
Existem ainda os sistemas que conseguem capturar XMLs de várias fontes, como o da ConexãoNF-e, o que é muito útil quando há instabilidades no portal nacional da NF-e ou no caso de prefeituras que não utilizam o padrão Abrasf para NFS-e (e portanto não são conectáveis via Certificado Digital).
Armazenamento de XMLs recebidos e emitidos
Antes de contratar uma solução, sempre confira se os documentos serão armazenados pelo período determinado em lei. Além disso, fique atento ao local em que estes documentos serão guardados, se é na nuvem (mais seguro) ou no servidor da sua empresa.
Outro ponto a se observar é sobre os documentos fiscais emitidos. Se você pretende centralizar seus arquivos em um só local, verifique a possibilidade de armazenar também os XMLs que sua empresa emite.
Consulta dos arquivos dentro da plataforma
Uma solução deve facilitar a rotina de quem trabalha com ela, e não dificultar. Por isso, opte por sistemas com layouts fáceis e intuitivos, e com filtros para encontrar tudo o que quiser em poucos segundos.
Baixar XML e PDF
Se a sua empresa contrata os serviços de uma contabilidade terceirizada, ou apenas precisa guardar uma cópia de segurança dos documentos em outro local, é muito importante que o sistema contratado possua a função de baixar XML e PDF.
Por exemplo, na ConexãoNF-e tem 3 modos de fazer essa operação:
- no painel das notas recebidas, selecionando as notas que quer baixar;
- na aba de "Fechamento", baixando todos os XMLs em lote de determinado período; e
- na aba "Ações em lote", onde é possível baixar XML, DANFE ou DACTE de vários períodos diferentes ao mesmo tempo.
A disponibilidade dessa função irá depender do fabricante do software, já que alguns só disponibilizam download do XML, outros incluem a função como um adicional, etc.
Geração de relatórios
Esse assunto pode ser um pouco amplo, pois é preciso entender exatamente qual tipo de relatório a sua empresa precisa. O mais comum são os relatórios que acompanham os dados das notas fiscais, e o formato do arquivo e número de informações depende de muitas variáveis, como: propósito do relatório, fabricante do software, tipo de plano contratado, entre outros.
Manifesto do Destinatário e Desacordo do CTe
Uma das funcionalidades mais procuradas é poder fazer o manifesto do destinatário e o desacordo do CT-e de forma facilitada. Portanto, ao testar um software, verifique sobre essa função e se ela é realmente ágil e prática.
Outro ponto interessante é que alguns softwares como o da ConexãoNF-e trazem a opção de realizar esses eventos em lote, muito útil quando há um mesmo problema em várias notas fiscais ou conhecimentos de transporte.
Acompanhamento do status de documentos na SEFAZ
Você sabe quando seu cliente se manifesta contra suas notas fiscais? Ou quando o seu fornecedor cancela uma nota fiscal que emitiu contra você? Parece até que não é importante, mas se você não tiver essas informações pode adquirir problemas na sua empresa. Alguns exemplos práticos são:
- No estado do RS, o cliente precisa fazer a confirmação da operação em NF-e para que o fornecedor pague uma alíquota 5,5% menor de ICMS.
- Se você emitir um documento fiscal para uma empresa, e ela se manifestar que desconhece a operação (seja qual for o motivo), você precisará saber para tomar medidas cabíveis e não acabar com problemas fiscais.
- Sua empresa recebeu uma nota fiscal e lançou no ERP, mas depois descobriu que o fornecedor cancelou aquela nota, o que ocasionou retrabalhos. E se o fornecedor não avisar sobre o cancelamento, o problema aumenta, podendo incorrer em falhas até no balanço patrimonial.
Sabendo da importância de acompanhar o status dos documentos fiscais na SEFAZ, adquira um software que mostre essa informação para você.
Importação do XML no ERP ou sistema contábil
Se a sua empresa utiliza um ERP ou sistema contábil, é vantajoso utilizar um software 2 em 1, que irá garantir a gestão das notas fiscais desde o recebimento até o lançamento no ERP.
Essa integração pode variar de acordo com o ERP e com os meios utilizados para automatizar, portanto, vamos mostrar um exemplo de como acontece na ConexãoNF-e:
Ainda, se certifique com o fabricante do software escolhido se o seu sistema de gestão é possível de integrar.
Checklist para escolher o melhor software de gestão de documentos fiscais para sua empresa
Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender como funcionam os softwares de gestão de documentos fiscais e suas funções mais importantes.
Agora, chegou a hora de escolher o melhor para sua empresa, e para ajudar você nós elaboramos um checklist online com as informações que você precisa lembrar na hora de testar uma ferramenta, e poder comparar com soluções do mercado.
Como usar o checklist:
- Acesse esta página para garantir o checklist.
- Seu checklist online irá abrir no Google Sheets, para editá-lo é preciso fazer uma cópia, como na imagem abaixo:
- Agora, no seu arquivo de cópia, você pode alterar os tópicos que mais interessam, preencher e até mesmo colaborar com o time, compartilhando um link ou adicionando pessoas por e-mail.
- Se você prefere Excel, tudo bem! Basta baixar o checklist indo em “arquivo → fazer o download → Microsoft Excel (.xlsx)”
No checklist tem uma aba com exemplo prático para você, e já deixamos a coluna do comparativo sobre a ConexãoNF-e preenchida, caso tenha interesse na nossa ferramenta!
Gostou do conteúdo? Aproveito para convidar você a conhecer a ConexãoNF-e! Nossa plataforma de gestão de documentos fiscais eletrônicos é completa, vai desde o recebimento até o lançamento no ERP. Comece já um teste grátis:
Confira o próximo conteúdo desta trilha:
Automação de notas fiscais: como implementar em 4 passos
