Você tem o arquivo XML e precisa convertê-lo para PDF, gerando o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe)? Está precisando validar o status de uma NF-e? Precisa do arquivo XML da NFe e só tem a chave de acesso? O CTe veio rasurado e você precisa do DACTe?
Se essas situações são comuns no seu dia de trabalho, então, você está no lugar certo.
Ao procurar ajuda no Google por “XML para PDF”, certamente, você vai se deparar com diversos sites que oferecem esses serviços gratuitamente, no entanto, este post foi feito para alertá-lo!
O que podemos dizer a respeito disso é: tome mais cuidado! É possível que você esteja compartilhando dados da sua empresa, dos seus fornecedores e das transportadoras com algum desconhecido.
Famosas redes sociais, como Facebook, LinkedIn e outras tantas, foram criadas apoiadas no gratuito. Afinal de contas, a não ser que você seja um anunciante, certamente, não gastou um centavo para usar a rede e trocar informações com seus amigos e familiares.
A ideia das redes sociais (e sua gratuidade) se espalhou e tornou-se popular entre aplicativos que prestam um serviço grátis, mas, como sabemos: “não há cafezinho de graça”.
Isso não deve ser tratado como uma verdade absoluta que se aplica a 100% dos casos, mas a finalidade de um aplicativo gratuito é angariar dados que as pessoas colocam de graça em troca de um serviço e, depois, usá-los de outras formas.
Como dizem os especialistas em Marketing, se você não paga nada por um produto ou serviço, isso significa que você é o produto que está sendo comercializado. Ou melhor, estão sendo comercializadas as informações que você disponibilizou por sua própria conta — e risco.
Antes de converter o “XML para PDF” em uma ferramenta online usando a chave de acesso, XML da NF-e ou DANFe, avalie isto: o conteúdo dos arquivos (XML e DANFe) é muito importante. Estamos tratando, aqui, do arquivo da NF-e que servirá para ser convertido de XML para PDF (DANFe) — esses arquivos são recheados de informações sobre sua empresa.
Ao esmiuçar um desses, é possível identificar, por exemplo, o endereço de origem e destino, o valor da transação, o nome dos produtos e suas quantidades, o prazo de pagamento, a descrição dos impostos e tudo isso estruturado e organizado, pronto para ser usado como o dono do site quiser.
Saiba que a chave de acesso é o “código do cofre”
Quem tem a chave poderá acessar as mesmas informações contidas no XML, por isso, se você tem receio em compartilhar o arquivo XML da NF-e com qualquer um, tenha esse mesmo cuidado com a chave de acesso, pois quem a tem “tudo possui” relacionado àquela transação.
A chave de acesso contém os dados da NF-e em seus números. Cada um ou o conjunto de dígitos são responsáveis por traduzir alguma informação que consta na nota fiscal ou no cadastro do fornecedor ou cliente.
Portanto, ao ceder a chave de acesso a um site, você passará para ele as informações contidas no documento fiscal que foi emitido para o seu negócio. Esses dados importam tão somente e exclusivamente ao Fisco, bem como às duas partes na relação.
Sendo assim, não é necessário e nem indicado que tais informações sejam colocadas em um campo de pesquisa de um site, já que podem ser utilizadas para coletar dados do fornecedor ou seus para outras finalidades.
Confie apenas em quem tem procedência
Com a popularização da Internet e a democratização de conhecimento, não é loucura imaginar que o aplicativo gratuito que você usa para imprimir o DANFE e consultar o status da NF-e foi feito por um adolescente de 16 anos que vende as informações disponibilizadas por você — da sua empresa — para corporações que se interessam por seus dados, visando a melhorar a sua oferta de produtos.
Se não for além, é possível que comecem a chegar malas diretas vindas de empresas que você nunca viu. No entanto, e se o seu concorrente for quem compra os seus dados? Isso pode causar um dano ainda maior, pois essa empresa poderá conhecer as suas compras e as negociações que foram feitas com seus fornecedores.
Identifique quando há um sintoma de que tem algo de errado na sua empresa
Todas as empresas são obrigadas, por lei, a guardar 100% dos arquivos fiscais emitidos e recebidos (XML de NF-e ou CTe e o DANFE ou DACTE), e isso só é feito por um aplicativo que executa esse trabalho por você. É humanamente impossível e muito demorado garantir essa atividade sem um app para ajudar.
A SEFAZ até disponibiliza um portal que consulta as notas fiscais faturadas contra seu CNPJ e um aplicativo validador XML, mas isso não resolve o problema da guarda, ou seja, você ainda será o responsável por armazenar e manter esses arquivos pelo prazo de — pelo menos — 5 anos.
Você deve se perguntar: “e o que acontece se eu não guardar?” Respondemos: caso sua empresa venha a sofrer uma fiscalização e você não consiga apresentar os arquivos XML ou DANFE solicitados, então, o Fisco aplicará uma multa proporcional aos arquivos faltantes.
Ou seja, a cada arquivo XML não apresentado, será aplicada uma multa que pode variar de acordo com a Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) de cada um dos entes federativos.
O download em lote do XML ou DANFE sem certificado não existe!
Os manuais técnicos disponibilizados pela SEFAZ deixam bem claro que o uso do certificado digital é imprescindível para realizar consultas automáticas de status e downloads de arquivo XML.
Quando você se depara com um serviço que promete entregar o arquivo XML apenas com a chave da NF-e, sem que você informe seu certificado digital, duvide, pois há algo obscuro.
Depois de ter ciência dos fatos e dos riscos envolvidos, não significa que não pode ser tirado proveito das ferramentas gratuitas — muito pelo contrário. Se elas estão disponíveis, podem ser utilizadas para converter XML para PDF, consultar status de NF-e, baixar XML e assim por diante.
Porém, fica a ressalva para que sempre sejam avaliados os fatores que destacamos aqui e mais — não deixe de conhecer os benefícios de usar uma solução de gestão de documentos eletrônicos.
Caso não queira correr riscos e seguir à risca a legislação fiscal para evitar penalidades, experimente gratuitamente a ConexãoNF-e e elimine, de uma vez por todas, a chance de a sua empresa ser multada pela falta de algum arquivo XML de NF-e ou DANFE, ganhando, como bônus, produtividade no setor de recebimento.
Além dos riscos que a empresa correrá ao utilizar esses sites ou sistemas desconhecidos para transformar os seus arquivos XML em PDF, também devemos destacar que, ao fazê-lo, o gestor demonstra profundo descaso com suas questões fiscais.
Esse tipo de ação não é nada profissional e demonstra falta de cuidado com uma área tão delicada e importante da empresa, que interferirá diretamente na apuração e no pagamento dos impostos incidentes sobre a atividade de um negócio.
Conheça a importância do XML das notas fiscais de entrada ou saída
Com o surgimento da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), fomos apresentados a um tipo de documento muito conhecido no meio dos profissionais de tecnologia, mas desconhecido para os leigos no assunto — estamos tratando do arquivo XML.
Tal documento substituiu totalmente a nota fiscal impressa e atribuiu ao DANFE a missão de traduzir as informações contidas nele. Por isso, surgiu a necessidade de transformar um arquivo XML em PDF. Afinal, mais do que simplesmente ter uma nota fiscal armazenada, é necessário saber o conteúdo dela para que sejam realizadas as devidas providências no âmbito da empresa.
Diante desses fatos, podemos perceber que o XML da NF-e é, verdadeiramente, a nota fiscal em forma de arquivo e, como tal, esse é o documento que merece o verdadeiro cuidado e maior atenção.
Por esse motivo, os órgãos gerenciam a NF-e e protegem os arquivos XML com o certificado digital, pois tal documento pode fornecer informações sigilosas das empresas, como a negociação com fornecedores.
Entenda a real necessidade em transformar XML para PDF
Apesar de reconhecermos que transformar um arquivo XML da nota fiscal em PDF pode ser uma operação arriscada — se você fizer o processo em um site desconhecido —, também devemos aceitar que esse tipo de ação é fundamental em qualquer tipo de empresa.
Afinal, como mencionamos, mais do que saber da existência de uma nota fiscal, é necessário avaliar os seus mínimos detalhes, considerando o fato de que outros departamentos precisam das informações fiscais para elaborar suas obrigações. Confira, então, os reais motivos de as empresas desejarem realizar essa operação:
Melhor visualização
A NF-e em PDF na versão de DANFE facilita a identificação de informações fiscais e administrativas, como: situação tributária, quantidade, tipo e valor do item, dados da fatura, base de cálculo dos tributos, entre outros.
Armazenamento facilitado
Os DANFEs em PDF, geralmente, são bem fáceis de serem armazenados, tanto em formato de arquivo, utilizando servidores específicos ou na nuvem, quanto em meio físico. Afinal, é possível imprimir todos esses documentos no mesmo formato.
Assim, os papéis ficarão todos em um mesmo tamanho, que, geralmente, é o padrão das pastas e caixas que existem atualmente no mercado. Dessa forma, o armazenamento em armários também é mais fácil.
Mas ATENÇÃO: optar por imprimir esses documentos talvez não seja a melhor opção, pois, além de ser necessário um espaço adequado para a guarda desses arquivos - e seu tamanho vai depender do volume de suas transações - a impressão em papel gera custos e, também, não é uma opção saudável para o nosso meio ambiente.
Por isso, recomendamos o armazenamento digital, que, além da facilidade de guardar estes arquivos (que também deve ser de forma organizada), desencadeia outro benefício muito interessante, que é a rapidez na hora de procurar algum arquivo, quando necessário.
Tanto o arquivo PDF, quanto o XML correspondente, podem ser guardados e encontrados em alguns segundos, caso os arquivos forem devidamente cadastrados com as necessárias codificações de identificação.
Manuseio mais fácil
Por fim, os DANFes das notas fiscais em PDF, ou impressos, facilitam muito o manuseio por parte dos seus colaboradores que lidam com esse tipo de documento. Isso porque eles precisam buscar algumas informações contidas ali.
A visualização de um arquivo XML é quase uma leitura de código e só pode ser feita com eficiência por um profissional da área. Portanto, podemos afirmar que é praticamente impossível que uma pessoa, sem a devida formação técnica, consiga extrair desse documento bruto todas as informações da nota fiscal. Por isso, é tão importante saber converter tal arquivo em PDF.
Descubra como transformar os arquivos XML em PDF com segurança
Inicialmente, você deve sempre buscar o XML das notas fiscais de entrada com os seus fornecedores, mas, caso não seja possível, e nós sabemos que vários fatores podem implicar em um recebimento de e-mail, por exemplo, faça a emissão do arquivo no portal da Nota Fiscal eletrônica, utilizando o certificado digital da sua empresa, ou utilize um software como o da ConexãoNF-e, que vai capturar automaticamente da SEFAZ os documentos emitidos contra o seu CNPJ.
Essas são as formas mais seguras para obter os arquivos XML das suas notas fiscais. Feito isso, vamos para a segunda etapa: a efetiva emissão do DANFE em formato de PDF para que você possa ter acesso às informações do documento fiscal.
Para tanto, você pode utilizar um conjunto de soluções de softwares como a melhor opção. Atualmente, existem, no mercado, empresas que oferecem esse tipo de serviço com um preço bem acessível a todo tipo de organização.
Dessa forma, você terá a garantia de que suas informações estão bem seguras em um sistema privado e disponível apenas para quem o gestor da empresa permitir. Assim, será viável emitir os seus DANFEs, aproveitar todos os benefícios e facilidades e, ainda, ter a garantia de que os dados fornecidos estão protegidos por uma empresa séria e qualificada no mercado.
Preferir serviços desconhecidos pode parecer mais barato em um primeiro momento, entretanto, o prejuízo que eles podem causar no futuro pode custar mais caro que a mensalidade de um sistema mais confiável e específico.
Além disso, contratar um software para a realização desse tipo de serviço também mostra profissionalismo e preocupação com as questões fiscais do seu negócio, o que aumenta a confiabilidade da sua empresa perante o mercado. Isso mostra que, mesmo nas pequenas coisas, a gestão da organização está preocupada com segurança e transparência.
Assim, converter XML para PDF não será mais uma pedra no sapato da gestão da sua empresa. Esse serviço, portanto, será mais simples e, principalmente, eficiente e menos custoso para a sua equipe.
Continue bem informado com nosso artigo com tudo sobre notas frias!
