A nota fiscal eletrônica foi uma inovação que alterou bastante a rotina e as metodologias de trabalho das empresas. Aos poucos, o que parecia uma verdadeira pedra no sapato tornou-se uma grande oportunidade para melhorar a gestão de um negócio e sua organização, atingido todos os setores.

O departamento financeiro, por exemplo, foi um dos mais afetados — direta e positivamente — por esse projeto. No artigo de hoje nós mostraremos como a nota fiscal automatizada pode contribuir para o êxito dessa área. Acompanhe!

Para quem é a nota fiscal eletrônica automatizada?

Afirmar que determinado tipo de empresa depende mais de um sistema automatizado de notas fiscais que outro é praticamente impossível. Afinal, cada negócio é único e, por mais que duas empresas distintas estejam em uma mesma área de atuação, elas demandam análises diferentes.

Entretanto, se a sua empresa emite, pelo menos, 5 notas fiscais por dia, podemos afirmar que já é o momento ideal para investir em um sistema que faça a emissão de forma automatizada. Do mesmo modo, se o volume de documentos de entrada também é relevante, um outro software para o recebimento também deve ser implantado. Afinal, organizações que lidam com um número muito grande de notas fiscais sabem que essas tarefas demandam bastante tempo dos colaboradores.

Nesses negócios, a nota fiscal eletrônica automatizada é capaz de acelerar vários processos e de liberar os funcionários para que eles atuem em demandas estratégicas.

Assim, é necessário que você conheça a fundo o seu empreendimento e saiba captar os anseios e as necessidades dele — de modo que seja possível utilizar tecnologias como essas para melhorar processos administrativos.

Qual é a importância das automações para o setor financeiro?

Chegamos ao ponto-chave do nosso artigo. Agora nós apresentaremos alguns bons motivos para que você decida investir na implantação de sistemas para emissão de nota fiscal eletrônica e recebimento automatizado, que por muitas das vezes são softwares diferentes. Continue lendo!

Armazenamento econômico

Esses tipos de sistemas permitem que as suas notas fiscais sejam armazenadas em locais digitais, dispensando a necessidade de caixas de arquivos e espaços físicos — que, conforme a implantação da nota fiscal eletrônica, apenas a versão digital desses documentos, formato XML, tem validade jurídica em fiscalizações.

Devemos destacar a importância de sistemas que fazem o armazenamento  em nuvem, que, além de assegurar a guarda desse tipo de documento em forma de backup, também facilitam o acesso dos seus colaboradores, quando necessário.

Consulta a qualquer hora

Outro bom motivo para que você implante um sistema automatizado de emissão  ou recebimento de notas fiscais é a possibilidade de consulta em qualquer momento e lugar. Isso facilita muito a vida do departamento financeiro, pois seus colaboradores não precisarão ir a outro setor para ter acesso a um documento fiscal.

Além disso, não é necessário estar presente na empresa para consultar as notas. Alguns sistemas permitem que o arquivo seja acessado em qualquer lugar que tenha acesso à internet — basta confirmar o login e a senha.

Fácil localização dos documentos

Além do acesso facilitado, também precisamos destacar que esses tipos de sistemas facilitam muito a localização dos documentos. A maior parte deles conta com uma metodologia de pesquisa em que o colaborador digita apenas alguns dos dados do documento e ele é facilmente encontrado no arquivo digital.

Garantia na validação

As notas fiscais eletrônicas têm um grande controle exercido por parte das Secretarias de Estado da Fazenda (SEFAZ). Isso significa que esses órgãos estão de olhos bem abertos e validam todas as notas fiscais da empresa.

Portanto, um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica já está parametrizado com todas as exigências impostas para as empresas que trabalham com esse tipo de documento. Assim, o departamento financeiro não precisa se preocupar com o perfeito cumprimento da legislação fiscal, pois esse trabalho já foi feito pela empresa fornecedora do software.

Obviamente, algumas questões pontuais devem ser observadas. Entretanto, a parte mais complexa de parametrização já estará pronta em seus sistemas, bastando que os colaboradores responsáveis façam o trabalho de emissão.

Por outro lado, quando se trata de um sistema de recebimento de notas, a responsabilidade de validações vem através da conferência e possíveis manifestações sobre inconformidades sobre documentos emitidos contra a empresa irregularmente.

Integração com ERPs

Por fim, os sistemas de nota fiscal automatizada geralmente oferecem integração com os principais softwares de gestão, chamados de ERPs. Isso significa que, além de contar com os benefícios mencionados, é possível integrar todos os documentos fiscais com outros setores da empresa.

Ele permite, por exemplo, que a nota fiscal seja emitida e integrada com o sistema ERP — que, em seguida, alimentará os dados de outros departamentos como contabilidade, estoque, contas a receber e outros. Portanto, o sistema automatizado proporciona um ganho incalculável de tempo e de segurança.

Quais são os benefícios dos sistemas?

Por fim, falaremos um pouco sobre os benefícios que um sistema de emissão e recebimento de nota fiscal automatizada podem proporcionar às empresas. Continue lendo!

Ocupa menos espaço e o tempo dos seus colaboradores

O primeiro deles, sem dúvidas, é a economia, tendo em vista que dispensarão espaços físicos para armazenamento, além de exigir um número menor de colaboradores.

Dessa forma, profissionais que ficaram envolvidos com esse tipo de processo podem começar a desenvolver outras atividades ou, ainda, buscar alguma especialização e fazer uma reciclagem dentro da atividade que já exercem.

Reduz processos

Também não podemos deixar de mencionar que esses sistemas reduzem a quantidade de processos que são executados, tornando a gestão e administração do negócio mais enxuta e dispensando etapas que atrasam as atividades ou que estão expostas a erros.

Sistema como esses centralizam todas as atividades em torno deles, fazendo com que todo o trabalho seja mais ágil e, principalmente, integrado com outros departamentos que também precisam desse tipo de informação.

Melhora as atividades do setor financeiro

O setor financeiro, portanto, é agraciado com dados precisos e em tempo real sobre todas as vendas ocorridas na empresa, podendo tomar as devidas providências para o recebimento da mercadoria, do produto ou do serviço comercializado — ou, ainda, em relação a cobranças de clientes em aberto.

Como ele é o coração da empresa e o seu principal administrador dos recursos, é imprescindível que ele possa utilizar as informações que os sistemas de documentos fiscais automatizados podem proporcionar, tendo mais rapidez e segurança no desenvolvimento das suas funções.

Por isso, é ideal que sua empresa implante tanto um sistema de emissão de documentos fiscais e um de recebimento.

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Por fim, podemos afirmar que a nota fiscal eletrônica automatizada é um benefício que se estenderá a toda a empresa — principalmente para o departamento financeiro —, tornando o dia a dia de todos os colaboradores mais ágil e eficiente.

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e