Os arquivos XML são parte da rotina de todas as empresas que lidam com a emissão, ou o recebimento, de documentos fiscais eletrônicos como NFe, NFSe e CTe.
Mas, apesar de ser uma parte da rotina, muitos ainda podem ter dificuldades para abrir o arquivo XML com segurança e de maneira eficiente para fazer a sua leitura.
E, para complicar ainda mais, alguns conversores de XML para PDF podem ser opções que oferecem pouca garantia, mostrando um arquivo XML sem validade jurídica.
Afinal de contas, é possível abrir arquivo XML com segurança e praticidade? Neste artigo nós mostramos que sim.
A seguir mostraremos 5 alternativas diferentes para que você possa abrir arquivos XML sem dores de cabeça. Vamos lá?
O que é um arquivo XML?
O XML (eXtensible Markup Language) é uma linguagem de marcação – ou seja, um agregado de códigos – usada para criação de documentos com dados organizados de maneira hierárquica.
Quando falamos do XML da NFe, podemos conceituá-lo como uma versão digital da nota fiscal, um formato que obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal e que armazena informações importantes da nota, como a assinatura digital.
Ao contrário do DANFE, o XML tem validade jurídica e precisa ser armazenado eletronicamente por, no mínimo, cinco anos. Isso vale tanto para o fornecedor, quanto para o comprador.
Falhar em fazer este armazenamento adequado pode acarretar uma série de sanções para as empresas, dentre elas, multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento não apresentado no momento de uma fiscalização.
Os arquivos XML, usualmente, contêm:
- Dados da NFe;
- Dados do emitente e do destinatário;
- Dados dos produtos ou serviços;
- Dados do ICMS;
- Dados do transporte;
- Informações complementares de acordo com interesses do contribuinte.
Para que serve o arquivo XML?
Em resumo, o arquivo XML serve para comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido. É por meio do XML que o Governo pode verificar os detalhes sobre as transações realizadas e atestar pela sua veracidade.
A importância do arquivo XML da NFe
O XML da Nota Fiscal é importante porque permite o armazenamento seguro de informações fiscais, permitindo que as informações sejam atualizadas e visualizadas de maneira prática, sem que a integridade dos dados seja ameaçada.
Além disso, armazenar corretamente o XML da NFe oferece uma camada extra de proteção fiscal e jurídica para empresas, principalmente quando levamos em consideração que as fiscalizações realizadas pela Receita Federal podem ser inesperadas.
4 formas de abrir arquivos XML de NFe
Existem alguns meios para abrir o XML da nota fiscal com segurança, sendo que alguns são mais fáceis e práticos do que outros.
Isso também vai depender do motivo pelo qual você quer abrir o XML:
- Se é para aprender mais sobre essa linguagem de marcação, navegadores como o Google Chrome são ótimas alternativas;
- Se é para entender o arquivo de modo prático na sua empresa, o ideal é usar um software como o da ConexãoNF-e.
Confira a seguir os modos mais seguros para consultar as informações de um arquivo XML.
1. Abrir o XML no Excel
Para abrir o XML de NFe no Excel, você deve procurar o arquivo no seu computador, clicar com o botão direito do mouse, e ir em “abrir com → Excel”. O XML virá em planilha nesse caso, ou seja, com as tags separadas.
Processos do XML aceitam muitas linhas ou muitas colunas, o que pode tornar o trabalho de conferência cansativo, afinal, é preciso manusear a planilha com muita frequência, arrastando para baixo ou para os lados.
2. Utilizar bloco de notas ou editor de texto
Um jeito simples para abrir sem precisar baixar nenhum programa é utilizando o próprio bloco de notas ou editor de textos.
Basta selecionar o XML na pasta do computador, clicar com o botão direito do mouse, e ir em “abrir com → bloco de notas” .
O ponto positivo desse método é que todos os computadores, sejam Windows, Mac ou Linux, tem por função algum editor de texto e como abrir.
O ponto negativo é que todas as informações vem em uma só linha, ou seja, parece estar embaralhadas e é de difícil visualização.
3. Visualizar no navegador (Chrome, Firefox, Edge, entre outros)
Para abrir no navegador, basta selecionar o arquivo, clicar com o botão direito e abrir o navegador de sua preferência.
Outro modo é simplesmente abrir o navegador → arrastar o XML da pasta até a tela → soltar .
A visualização no navegador é bem fácil e simples, já que a indentação das linhas de marcação e das tags é automática.
O ponto fraco aqui seria ler cada XML para ver do que se trata, o que é um processo pouco prático para empresas.
4. Usar a plataforma da ConexãoNF-e
Por fim, o método mais seguro e prático é utilizar um software apropriado para a função, como o da ConexãoNF-e. Nele, você pode selecionar uma ou mais notas, consultar, abrir e baixar XML em lote.
Ainda, como ele faz a guarda automática dos arquivos na nuvem, não é preciso se preocupar com o armazenamento dos documentos.
Também é possível baixar o DANFE da nota fiscal e o DACTE do conhecimento de transporte, tudo em poucos segundos.
Por fim, se você tem o DANFE impresso e precisa consultar o XML deste documento (por exemplo, em um processo de recebimento de mercadorias na portaria), é possível usar o App ConexãoNF-e Móvel para ler e abrir o XML com código de barras.
Faça um teste gratuito da ConexãoNF-e clicando aqui .
Como abrir nota fiscal XML em PDF
Para abrir o XML da nota fiscal como PDF é recomendado usar um software seguro, como o da ConexãoNF-e, em que você recebe o XML da SEFAZ e pode abrir em PDF, além de baixar quando quiser e em qualquer lugar.
Uma dúvida muito comum é sobre o conversor para PDF, afinal, o arquivo XML até pode ser entendido, porém, há vários códigos computacionais que dificultam a leitura.
Ao pesquisar na internet, você poderá ver várias ferramentas que prometem converter o arquivo de graça, mas cuidado: como dizem no marketing, quando algo é de graça, o produto é você.
Lembre-se de que no XML há informações sigilosas da sua empresa, então transmitir o arquivo para qualquer site não é uma prática recomendável.
Além disso, quando o processo é inverso (PDF para XML) em uma ferramenta que não se conecta com a SEFAZ e não pede certificação digital, é muito provável que o XML gerado não venha com todas as tags corretas, o que ocasiona em um documento sem validade jurídica.
Porém, há aplicativos pagos que tem um teste gratuito por período de tempo determinado, ou uma versão grátis bem mais simples. A ConexãoNF-e é uma solução nesse sentido, que possui um teste grátis onde você pode usar todas as funcionalidades.
Leia também: Leitor de XML da NFe: 7 itens para avaliar antes de comprar
O que é um importador de XML?
Um importador de XML é, na verdade, uma solução que faz a captura e a leitura de arquivos XML de forma automatizada, e importa as informações em um ERP ou Sistema Contábil.
Algumas das funções de um importador de XML são:
- Garantir o lançamento de documentos no ERP;
- Importar documentos como classificados ou pré-nota;
- Vincular o XML e o pedido de compras;
- Associar uma NFe e CTe correspondente;
- Alertar sempre que um documento é lançado ou cancelado;
- Importar Carta de Correção Eletrônica (CCe);
- Fazer a leitura de arquivos completos;
- Associar o código de produto (ERP x Fornecedor);
- Fazer a auditoria das informações encontradas no XML e ERP.
Um bom importador de XML é capaz de trazer mais prática para empresas, fazendo com que o setor de contabilidade adquira um caráter menos operacional e mais estratégico.
Como funciona a solução da ConexãoNF-e?
Para usar o software da ConexãoNF-e, o único requisito é possuir um Certificado Digital A1 ou A3, pois ele é responsável por fazer a comunicação com a SEFAZ e prefeituras, garantindo assim a validade jurídica do arquivo XML.
Uma vez dentro da plataforma, todas as NFes, NFSes e CTes podem ser baixadas de forma automatizada, e você pode pesquisar por chave de acesso, fornecedor, número da nota, entre outros campos dos filtros avançados.
É possível consultar XML, DANFE e DACTE, fazer o manifesto do destinatário e desacordo do CTe, acompanhar o status dos documentos na SEFAZ, entre muitas outras funções.
Este artigo foi útil para você? Se você precisa abrir XML e quer segurança no processo, faça um teste grátis na ConexãoNF-e !
