As empresas brasileiras gastam, em média, de 1.483 a 1.501 horas por ano apenas para lidar com a burocracia tributária, segundo dados apurados pela pesquisa Doing Business Subnacional Brasil 2021, realizada pelo Banco Mundial.
Uma dessas atividades burocráticas é a consulta da NFe completa (nota fiscal eletrônica), porém, é possível automatizar esse processo e garantir mais produtividade nas empresas.
Neste post, você descobrirá mais sobre esse documento fiscal, como também verá um passo a passo de como gerar NFe pela chave de acesso e também sem ela.
Aproveite o conteúdo!
Diferença entre XML e DANFE da NFe
Você conhece os diferentes tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil?
O mais comum é a NFe (Nota Fiscal eletrônica), um documento emitido e armazenado digitalmente. O formato surgiu como um substituto das notas fiscais em papel que registravam operações de vendas.
A NFe está representada de duas maneiras:
- DANFE: o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é a forma física da NFe. O seu layout contém todas as informações presentes na versão eletrônica, mas não possui validade jurídica.
- XML: é a nota fiscal eletrônica de fato. Disponibilizado em um arquivo digital, tem validade jurídica e é um tipo de documento facilmente entendido pelos softwares.
O XML formaliza a operação de compra e venda de um bem ou serviço perante os órgãos fiscais. E é por meio dele que o governo fiscaliza o recolhimento de tributos. Por isso, é importante que tanto o fornecedor quanto o comprador guardem esse documento por, no mínimo, cinco anos.
Agora que você já sabe o que é XML e o porquê deve gerá-lo e guardá-lo em segurança, confira a seguir como emitir esse documento.
Como gerar XML de NFe pela chave de acesso
Para gerar NFe recebida pela chave de acesso, é preciso possuir um certificado digital. Ele garante a autenticidade de uma transação entre pessoas físicas e jurídicas.
É possível gerar a NFe pela chave de acesso de duas formas. A primeira delas é usar o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, site mantido pela Receita Federal que tem como objetivo a divulgação de informações sobre a Nota Fiscal eletrônica.
Já a segunda é pela plataforma ConexãoNF-e. Veja passo a passo:
Portal Nacional da NFe
1° Passo: Acesse o Portal Nacional da NFe;
2° Passo: Digite a chave de acesso: uma sequência numérica de 44 dígitos localizada no canto superior da nota fiscal;
3° Passo: Insira o código captcha;
4° Passo: Confira as informações e insira o Certificado Digital para baixar o XML. Assim que aparecer um pop-up, clique em confirmar e o arquivo será baixado.
Lembre-se: sempre guarde esses arquivos em uma pasta no seu desktop ou na nuvem. É importante que os documentos estejam sempre acessíveis, caso você precise prestar contas no futuro.
ConexãoNF-e
1° Passo: Inicie um teste grátis na ConexãoNF-e;
2° Passo: Insira o certificado digital;
3° Passo: O sistema apresentará, de forma automática, todas as notas emitidas contra a empresa nos últimos 30 dias.
Com ConexãoNF-e todos os documentos recebidos serão armazenados em nuvem de forma automática, e você também pode integrar ao seu sistema emissor para a guarda de documentos emitidos.
Como gerar DANFE pela chave de acesso
Como vimos, o DANFE é o documento auxiliar da NFe, a versão física da nota. Caso você não tenha o DANFE em mãos e precise deste documento, é possível recuperá-lo na SEFAZ (seguindo o passo a passo anterior) ou usando ConexãoNF-e.
Na ConexãoNF-e você pode baixar o DANFE com facilidade: basta selecionar as notas que precisa fazer o download, e clicar em “baixar DANFE” na parte superior da tela.
Lembrando que para usar ConexãoNF-e é necessário possuir um certificado digital, afinal, este é um requisito para capturar os documentos da SEFAZ.
A partir da plataforma ConexãoNF-e é possível baixar as notas em lote. Assim, você pode economizar um bom tempo nesse processo.
Diferenças entre usar a SEFAZ e usar um software para consultar a NFe recebida
As notas fiscais eletrônicas podem ser consultadas gratuitamente no portal da SEFAZ. Contudo, essa é uma boa opção apenas para quem tem um volume baixo de consultas e geração de NFe pela chave.
Situações em que a consulta na SEFAZ é a melhor opção:
- Consultar apenas uma nota fiscal;
- Consultar documento fiscal de pessoa física (exemplo: nota fiscal do celular).
Situações em que a consulta na ConexãoNF-e é a melhor opção:
- Empresa que recebe mais de 50 XMLs por mês;
- Empresa ou Produtor Rural que precisa melhorar e automatizar seus processos;
- Contabilidade que precisa receber e organizar documentos de clientes;
- Empresas que possuem ERP ou sistema contábil; entre outras.
| SEFAZ | ConexãoNF-e | |
|---|---|---|
| Precisa digitar a chave de acesso | Sim | Não |
| Precisa de certificado digital | Sim | Sim |
| Permite download de XML e DANFE em lote | Não | Sim |
| Armazena os documentos de forma automática | Não | Sim |
| Manifesto do destinatário | Pode ser demorado e burocrático | Basta selecionar a(s) nota(s) e se manifestar em menos de 30 segundos |
| Desacordo de CTe | É demorado e burocrático | Basta selecionar a(s) nota(s) e fazer o desacordo em menos de 30 segundos |
| Integração com ERP e sistema contábil | Não | Sim |
Vantagens de gerar nota fiscal com um software
Optar por um software traz agilidade e comodidade aos processos tanto de emissão quanto de recebimento de notas fiscais.
Vantagens de emitir nota fiscal com um software
Ao optar por emitir as notas com o auxílio de um software, sua empresa tem acesso a benefícios como:
- Maior eficiência;
- Redução de riscos;
- Informações atualizadas;
- Mais agilidade;
- Cálculos de forma automática;
- Armazenamento;
- Possibilidade de emitir diferentes tipos de nota.
Vantagens de receber nota fiscal com um software
Receber NFes por um software auxilia no controle e gestão financeira. Isso porque os documentos chegam diretamente até você de forma segura e rápida.
Assim, é possível realizar a conciliação contábil sem depender dos fornecedores enviarem manualmente cada nota.
A ConexãoNF-e é a plataforma perfeita para automatizar os processos relacionados a notas fiscais eletrônicas. Focado apenas no recebimento desse tipo de documento (não realizando a emissão), simplifica a rotina da equipe contábil.
Como a ConexãoNF-e ajuda a gerar XML e DANFE
Já pensou contar com uma solução que baixa de forma automática documentos fiscais direto da SEFAZ? Com a ConexãoNF-e é possível.
É a melhor ferramenta para fazer a gestão das notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa.
A plataforma disponibiliza relatórios de fechamento, facilitando a apuração de impostos e a obtenção do XML dos documentos. Tudo pronto para ser importado para outros sistemas contábeis ou ERPs.
Com a ConexãoNF-e, você reduz a burocracia da empresa, podendo receber e consultar XML e DANFE direto pela plataforma. Além disso, oferece mais vantagens como:
- Download de NFe em lote;
- Consulta outros documentos como NFSe e CTe em uma única plataforma;
- Emissão de relatórios para apurar impostos;
- Realização do manifesto do destinatário, entre outras.
O sistema facilita a sua vida, vai direto ao ponto. Com ele, você tem a garantia de que todas as informações serão recebidas, minimizando o risco de faltar algum documento.
Conclusão
Se você é uma pessoa física ou empresa que recebe até 20 NFes mensais, vale a pena gerar NFe de forma gratuita pelo Portal Nacional da Nota Fiscal eletrônica.
Porém, se o volume de XMLs da sua empresa for alto, ou se você usa um ERP e sistema contábil, ou ainda, se precisa otimizar seus processos fiscais, o melhor caminho é usar um software.
Com a ConexãoNF-e você dá adeus à burocracia e descomplica o trabalho do setor fiscal, contábil e financeiro. Faça um teste grátis e saiba mais!
