Processos são essenciais para o gerenciamento eficiente de uma empresa, e para uma melhor gestão dos recursos, a formalização do pedido de compra é fundamental.
O pedido de compra é um documento comercial com todas as informações sobre a aquisição de um determinado produto ou serviço.
Para entender melhor como funciona esse documento e como implementar, continue a leitura!
O que é um pedido de compra?
O pedido de compra ou ordem de compra (OC) é uma documentação que trata das solicitações de aquisição de materiais/serviços que são feitos dentro de uma empresa.
Este documento deverá conter as informações mais importantes para a aquisição do produto, tais como:
- Nível de prioridade;
- Quantidade;
- Prazos;
- Centro de custos;
- Informações específicas, entre outras.
Por exemplo: se o departamento de tecnologia de uma instituição necessita de novos notebooks, o responsável pelo setor deverá preencher uma solicitação formal e enviá-la ao time responsável para que seja feita a cotação para a aquisição do material.
É importante ressaltar que o pedido de compra não se encerra simplesmente na formalização do pedido de aquisição de um material, mas refere-se a todo o processo realizado.
Como fazer um pedido de compra?
Os pedidos de compras podem ser feitos a partir de modelos pré-estabelecidos, como é o caso de alguns ERPs que contam com templates padronizados.
Se a empresa já utiliza um ERP que possui essa ferramenta, o mais indicado é que ela siga utilizando o modelo proposto pela plataforma, para que, dessa forma, a integração seja mais fluida.
Entretanto, se esse não for o caso, também é possível elaborar esse documento via Google Docs ou pelo Microsoft Word, o qual deverá conter uma tabela com itens e identificações, quantidades, prazo mínimo e máximo de entrega ou finalização do serviço, dentre outros.
1. Criar a solicitação de compra
O primeiro passo é o preenchimento da planilha pelo setor que está demandando o material, a planilha deverá conter todas as informações que serão pertinentes ao setor de compras. É importante que os dados estejam bem detalhados, para que a compra seja feita corretamente e atenda às expectativas da equipe demandante.
Dependendo de como funciona esse processo na empresa, é necessário enviar a solicitação de cotação que será encaminhada para os fornecedores. Nesse caso, as principais informações que devem constar são:
- nome e CNPJ da empresa que está solicitando a compra;
- descrição dos produtos ou serviços necessários;
- quantidades e tipo de unidade de medida utilizada;
- prazo de validade do pedido para cotação.
Lembrando que essa não é a versão final do pedido de compra, o pedido de compra é elaborado apenas após a escolha do fornecedor, pois nele é necessário constar informações como:
- CNPJ do fornecedor;
- descrição e código do item pelo fornecedor;
- prazo de entrega;
- condição de pagamento, entre outras.
2. Aprovação interna
A aprovação do gestor responsável pode ser feita utilizando um acesso ao ERP ou via e-mail. É importante que a autorização seja documentada, deixando um histórico, caso seja necessário fazer alguma consulta posteriormente.
Em casos de compras de valores altos, sugere-se que haja diferentes níveis de aprovação e com maior detalhamento acerca do produto e da necessidade de compra.
Para evitar que o pedido fique parado no setor de compras, uma sugestão é a de incluir um lembrete no Google Agenda ou no Outlook, assim caso a solicitação não seja atendida dentro de alguns dias, o departamento responsável poderá ser acionado para que se tenha o status da solicitação.
3. Envio aos fornecedores para cotação
Após a aprovação da solicitação por todos os gestores envolvidos no processo, o pedido de compra é enviado aos fornecedores. Compete ao provedor do serviço ou produto apresentar propostas com base nas especificações.
Nesse passo, também há uma chance de que o fornecedor demore mais que o esperado para enviar o orçamento, por isso, a indicação é a de que solicite o pedido junto com um prazo final para o recebimento das propostas, assim, é possível mandar um lembrete ao prestador de serviço/produto 1 dia antes da expiração do prazo.
Dica: É possível usar a ferramenta de avaliação de fornecedores da Arquivei para encontrar novos parceiros de negócio.
4. Definição do fornecedor e contrato
Analisadas as propostas e escolhida a mais adequada, um contrato deverá ser elaborado.
Este documento deverá contar com termos e condições da prestação do serviço ou em relação às características do produto, prazo de execução ou entrega, e em alguns casos, pode conter também informações sobre suporte, dentre outras.
Não se esqueça de enviar um e-mail de negativa aos demais fornecedores que participaram da cotação, afinal, eles também estarão esperando uma resposta.
Além do contrato comercial, com as informações do fornecedor escolhido é possível elaborar ou completar o pedido de compra oficial, que posteriormente será lançado no ERP da empresa.
5. Entrega das mercadorias ou serviços
O prestador do serviço deverá realizar a entrega dos produtos ou prestar o serviço solicitado com base no contrato. Nesse momento, o contratante deverá avaliar se o que foi feito ou entregue condiz com o que estava acordado em contrato.
Caso o produto ou serviço não atenda às expectativas, a sugestão é de que entre em contato imediatamente com o fornecedor.
6. Recebimento fiscal e conferências
Com o produto em mãos, ou ao final do serviço prestado, o contratante deverá receber e conferir o documento fiscal corretamente e avaliar a qualidade do material/serviço.
Essa é uma parte muito importante do processo, portanto, temos um conteúdo que trata exclusivamente do assunto, confira: 3 passos para melhorar o recebimento fiscal.
7. Lançamento no ERP
Por último, mas não menos importante, é preciso lançar as informações no ERP, concentrando os dados em um só lugar. Isso facilita a gestão e escrituração do documento fiscal e agiliza sua localização, quando necessário.
Se você já é usuário do software da ConexãoNF-e, já sabe que por ele é possível fazer a importação automática dos XMLs. Além disso, para os ERPs Protheus, Datasul e RM, é possível ter funções avançadas como:
- Vinculação do XML ao pedido de compra, com validação das informações;
- Vinculação de NFe com o CTe correspondente;
- Validação de itens, fornecedores e impostos;
- Regras para o lançamento de XML totalmente automático; e muito mais!
Se você ainda não usa ConexãoNF-e, conheça a plataforma completa ou solicite uma demonstração:
Qual é a importância do pedido de compras?
O pedido de compras é importante para que se tenha processos claros e estabelecidos para a aquisição de materiais, permitindo maior eficiência nas operações e planejamento.
É dessa forma que o gestor da área consegue ter maior acuracidade e organização dos gastos e das compras, evitando, por exemplo, que materiais sejam solicitados em duplicidade.
Boas práticas de gerenciamento do processo de compras
Fazer o gerenciamento do processo de compras de uma empresa pode ser um baita desafio para o gestor, por isso é importante:
Revisar o processo de compra atual
O primeiro passo é entender o fluxo de compras atual, deste modo, é possível identificar pontos que causam gargalos nesse processo. Com essa informação, pode-se aperfeiçoá-lo.
Com o modelo atual revisado, a próxima etapa é estabelecer a forma como o fluxo de compras deve funcionar na empresa, para que possíveis problemas sejam evitados.
Dar atenção aos fornecedores
Nesse novo fluxo de compras, é importantíssimo considerar uma etapa para o acompanhamento das entregas, da qualidade das mercadorias e ainda em relação aos preços praticados.
Empresas que trabalham com muitos fornecedores mantêm, geralmente, uma lista/cadastro com aqueles que oferecem o melhor serviço e as melhores condições de pagamento, sem precisar buscar no mercado sempre que precisar fazer determinado serviço ou comprar algum produto.
Ter um planejamento de compras
É fundamental ter um planejamento de compras alinhado com os departamentos que farão as solicitações. Essa prática auxilia na gestão financeira, promovendo maior previsibilidade dos gastos, provisionamento da verba e até garantindo melhores negociações.
Portanto, estabelecer um fluxo para solicitações de compras de materiais pode ser extremamente vantajoso para as empresas, principalmente aquelas que buscam maior escalabilidade.
Conclusão
Como você viu, o pedido de compra é um documento muito importante para a empresa, e com ele é possível acompanhar se o produto ou serviço entregue está de acordo com o que foi solicitado, além de poder checar as informações com a nota fiscal.
Geralmente, o pedido de compra passa pelas etapas de:
- Criação da solicitação de compra;
- Aprovação interna pelo setor de compras e gestores;
- Envio da solicitação de compra para cotação com fornecedores;
- Definição do fornecedor com contrato e pedido de compra;
- Entrega das mercadorias e/ou serviços;
- Recebimento fiscal e conferências;
- Lançamento da nota fiscal no ERP.
Nessa última etapa, com um software como o da ConexãoNF-e é possível fazer a vinculação inteligente entre XML e pedido de compra, com validação de informações como quantidade, itens e impostos.
É importante lembrar que o fluxo de compras pode variar para cada empresa, portanto, é necessário revisar esse processo para aplicar melhorias quando necessário.
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