Existem certas situações — como participação em licitações ou contratos com o poder público, recebimento de crédito de bancos públicos ou até mesmo na obtenção de licenças diversas — em que é necessária a apresentação de um documento que ateste o pagamento e cumprimento de todas as obrigações relacionadas ao Fisco. Nesse caso, estamos falando da certidão de regularidade fiscal.

Trata-se de um documento que atesta a existência ou não de débitos tributários perante as exigências fiscais. Por esse motivo, é necessário que ela esteja sempre negativa. Devido à sua importância, elaboramos este conteúdo para explicar as principais dúvidas sobre o assunto. Confira!

Por que a certidão de regularidade fiscal é importante?

A regularidade fiscal é um tema que precisa ser discutido com muita atenção, tendo em vista que se manter irregular perante os órgãos governamentais, seja por falta de pagamento ou erro no encaminhamento das obrigações fiscais, pode gerar uma série de sanções e dores de cabeça, como o impedimento dos casos citados acima e prejuízos financeiros.

Quais são os tipos de certidão de regularidade fiscal?

A certidão de regularidade fiscal pode ser dividida nos seguintes tipos:

  • Certidão Negativa de Débitos (CND): expedida com o intuito de averiguar a regularidade dos contribuintes de acordo com os débitos inscritos na Dívida Ativa da União e na Receita Federal;
  • Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN): aponta que o contribuinte possui débitos com o Fisco, no entanto, até o momento da emissão, está tentando regularizar a situação, como no caso do parcelamento de algum imposto. Assim, mesmo adimplente com as parcelas, o fato é que o contribuinte ainda deve (positiva).

Algumas das principais certidões usadas para comprovar a regularidade fiscal são:

  • Certidão de débitos relativos a créditos tributários federais: para adquirir esse modelo, o contribuinte não pode ter nenhum débito com a Secretaria da Receita Federal ou com a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional. Abrange também os valores sobre o INSS. A validade é de 180 dias;
  • Certidão de regularidade do FGTS: demonstra a regularidade do FGTS, podendo ser expedida pelo Portal da Caixa Econômica Federal. Possui validade de 30 dias;
  • Certidão negativa de débitos trabalhistas: é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho. Para obtê-la, é preciso acessar o site do TST, tendo em vista que ela é usada para atestar a regularidade das obrigações trabalhistas;
  • Certidão de débito estadual: expedida pela Secretaria Estadual da Fazenda com suas especificidades, dependendo de cada local. Ela trata da regularização relacionada às obrigações estaduais;
  • Certidão de débito municipal: apresenta a regularidade do Imposto Sobre Serviços (ISS), além das taxas cobradas pelos municípios.

Em quais esferas essas certidões podem ser emitidas?

As certidões podem ser emitidas nas esferas federal, estadual e municipal. Entenda um pouco melhor:

  • na esfera federal, a certidão é obtida por meio da Receita Federal e abrange os tributos federais;
  • na esfera estadual, a emissão da certidão é de responsabilidade da Secretaria da Fazenda Estadual;
  • na esfera municipal, a certidão de regularidade fiscal é adquirida na Secretaria da Fazenda Municipal da cidade onde o contribuinte realiza suas atividades econômicas.

Depois da requisição da certidão, o órgão fiscal competente deve acessar o seu banco de dados para obter todas as informações necessárias do contribuinte para, então, atender à solicitação.

Como emitir as certidões de regularidade fiscal?

Existe um passo a passo que precisa ser seguido para que a emissão da certidão de regularidade fiscal seja feita corretamente. Conheça como funciona em cada uma das esferas!

1. Certidão de Regularidade Fiscal — Pessoa Física

Para emitir esse modelo de certidão é necessário seguir algumas orientações. São elas:

  • acessar o site da Receita Federal e escolher a opção “Acesso Direto”;
  • digite o CPF e, a seguir, insira o código Captcha que aparece na imagem de verificação. Em seguida, clique em “Consultar” para que a certidão seja gerada.

2. Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União

Para gerar uma das principais certidões relacionadas aos débitos federais de forma rápida e prática é necessário:

Caso ocorra algum problema e a certidão não seja emitida pela internet, é possível solicitá-la de forma presencial. Para isso, basta se dirigir a um posto de atendimento da Receita Federal com os devidos documentos:

  • requerimento de certidão de débitos;
  • documento de identificação (original ou cópia autenticada) do contribuinte ou representante legal, se for o caso, sendo dispensado em situações que houver o reconhecimento de firma;
  • procuração (original ou cópia autenticada), em situações específicas;
  • em caso de espólio, levar a cópia original ou autenticada da certidão de óbito e documento que ateste a legitimidade do requerente;
  • comprovante de que as pendências foram regularizadas;
  • demonstrativo do valor parcelado, nos casos de o contribuinte ser optante pelo parcelamento não consolidado, por exemplo, PRR e REFIS.

3. Certidão Negativa de Débito Estadual

No caso das companhias que possuem Inscrição Estadual e realizam o recolhimento dos impostos estaduais, como o ICMS, também é importante emitir uma certidão. Cada estado tem suas especificidades, por isso é necessário acessar o portal da SEFAZ de cada um deles para entender como gerar o documento.

4. Certidão de Débitos Mobiliários Municipal

Para emitir as certidões de âmbito municipal é necessário conferir, de acordo com cada município, como o documento pode ser retirado e se existe a possibilidade de solicitação via internet, já que em algumas cidades esse processo já é possível por conta do investimento em inovações tecnológicas capazes de tornar os processos mais rápidos, seguros e menos burocráticos.

Conseguiu entender a importância da certidão de regularidade fiscal para o contribuinte? Manter todas as responsabilidades fiscais em dia é fundamental, tendo em vista todas as implicações e consequências que o descumprimento pode provocar. Por esse motivo e para evitar qualquer tipo de problema e irregularidade, é necessário estar sempre atualizado sobre o assunto, já que alterações acontecem constantemente nas leis que versam sobre o tema!

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