Em novembro de 2021, a SEFAZ liberou a Nota Técnica 2014.002 v1.11, que trata sobre mudanças na captura de arquivos XMLs.
Outra mudança recente da Secretaria da Fazenda aconteceu em março de 2022 onde a respectiva NT foi atualizada, tendo como principal impacto a possibilidade de retornar o erro “uso indevido” e ocasionar uma perda de velocidade no recebimento dos documentos fiscais.
Neste artigo, vamos explicar o que é a rejeição 656, quais são as suas causas e como resolver esse problema.
Mudanças na consulta de NFe pela SEFAZ
Com o cenário atual, é possível que a sua empresa seja impactada com algumas situações, ou que haja dúvidas com relação às adaptações necessárias para a captura dos documentos fiscais.
A seguir veja as situações que podem ocorrer com as novas mudanças da SEFAZ.
Limitação na captura de notas fiscais
Não é viável obter informações diretamente da SEFAZ em dois sistemas simultâneos, por exemplo, dentro do ERP ou sistema contábil + outro software de captura, pois a SEFAZ está limitando, gerando consumo indevido nas consultas.
Uma outra alteração significativa é a restrição das consultas por meio da chave de acesso e NSU a 20 consultas por hora. Porém, essa limitação não impede a obtenção dos documentos, pois as consultas são auxiliares que suportam o processo em lote e não têm um limite de pesquisa.
No entanto, pode haver uma diminuição no desempenho ao obter os XMLs após a manifestação, já que a obtenção por meio da chave de acesso era uma das maneiras mais rápidas de fazer o download, eliminando a necessidade de esperar que a SEFAZ disponibilizasse o XML completo no próximo ciclo de consultas em lote.
Alteração no período histórico de captura
Ao utilizar uma nova plataforma de captura com um certificado digital recente, pode surgir o seguinte problema:
- Erro “cStat=137-Nenhum documento localizado”.
Isso ocorre devido às mudanças realizadas, em que a SEFAZ só captura os XMLs após a primeira consulta. Portanto, é crucial utilizar um software, como o da Arquivei, que realize a captura dos XMLs.
Para aqueles que já utilizam a captura automática por meio de um software, o histórico das NFes está disponível por um período de 90 dias (30 dias com o XML completo). No entanto, o certificado digital não pode ter expirado há mais de 60 dias, caso contrário, a captura começará a partir da renovação.
Para aqueles que ainda não utilizam uma solução, a captura automática inicia assim que o certificado digital é vinculado, mas não é possível obter um histórico dos últimos tempos.
O que é Rejeição Consumo Indevido?
A mensagem Rejeição Consumo Indevido significa que o servidor da SEFAZ recebeu muitas solicitações de um mesmo certificado em um intervalo de tempo muito pequeno.
O máximo permitido é de 20 requisições por hora para o sistema da SEFAZ, e se esse limite for ultrapassado, o sistema da SEFAZ retorna a mensagem “656 – rejeição: consumo indevido” e bloqueia o acesso por uma hora.
Esse problema pode causar demora no fluxo de trabalho, dificultando as verificações necessárias como confirmação de recebimento da nota fiscal, entre outras atividades da rotina do setor fiscal e contábil.
Confira por completo as limitações de uso indevido descrito no documento oficial da Secretaria da Fazenda, em anexo ao fim deste artigo.
Como resolver a rejeição 656 consumo indevido?
O motivo mais comum para o consumo indevido é quando a empresa tem vários sistemas tentando consultar as notas fiscais de forma simultânea. Ou seja, para resolver o problema é preciso deixar apenas um software encarregado da captura de XML na SEFAZ.
Para descobrir se existem mais softwares fazendo requisições na SEFAZ, é necessário investigar se:
- A contabilidade da empresa usa uma plataforma de captura com o certificado digital, que pode estar bloqueando a consulta, sendo necessário entrar em contato com o setor ou escritório terceirizado;
- O ERP da empresa possui essa função de consulta, geralmente de forma muito básica, e portanto é necessário desligar para usar apenas o software específico de captura;
- Algum colaborador iniciou um teste em outra plataforma de captura de documentos, que pode estar gerando o consumo indevido.
Como evitar o erro de consumo indevido?
É importante evitar que essa rejeição ocorra, seguindo algumas boas práticas:
➜ Não faça requisições desnecessárias ou repetidas para o sistema da SEFAZ. Por exemplo, não consulte o status do serviço a cada segundo ou tente forçar a consulta sem antes fazer as investigações citadas no tópico anterior.
➜ Use apenas um software para captura de documentos fiscais, e integre esse software aos demais sistemas. O ideal é ter uma solução especializada nisso, como usar a Arquivei.
➜ Mantenha-se informado sobre as mudanças na legislação e nas regras da SEFAZ. Às vezes, podem haver alterações nos limites de requisições ou nos códigos de retorno, e você precisa se adaptar às novas exigências.
➜ Certifique-se de que o seu certificado digital está válido e atualizado. Geralmente o certificado tem validade entre um e três anos, e é necessário renovar para continuar a captura de notas fiscais eletrônicas.
➜ Mantenha o controle e organização sobre quais setores, pessoas e terceiros tem acesso ao certificado digital da empresa, esse ponto também é importante para a cultura de compliance.
➜ Sempre que um colaborador for desligado ou uma ferramenta parar de ser utilizada, lembre-se de desconectar o certificado digital. Essa ação geralmente não é feita de forma automática, é uma configuração que precisa ser acionada manualmente.
O que muda na plataforma Arquivei?
O período de obtenção das notas fiscais vai variar conforme as suas buscas anteriores:
Na primeira inscrição do negócio (CNPJ ou CPF) na Arquivei, se a sua empresa já estiver usando serviços de integração via Webservice da SEFAZ, o sistema vai obter as notas dos últimos 90 dias, sendo que os últimos 30 dias virão com o XML completo da NFe e os outros virão como resumo.
Se for a sua primeira busca via webservice ou a criação de uma empresa nova, só serão disponibilizados os documentos fiscais a partir da data de registro do certificado digital dentro da Arquivei, não será possível consultar os últimos 90 dias.
Como mencionamos, essa situação ocorre devido às mudanças na própria Secretaria da Fazenda, portanto, é preciso manter a consulta de XMLs constante e o certificado digital sempre atualizado.
Conclusão
Se a sua empresa já tem a Arquivei e você possui o certificado digital em dia, não tenha preocupação! O nosso sistema faz a consulta contínua de XMLs, o que garante que nenhum documento seja perdido.
A partir da inclusão do certificado digital, todos os seus documentos fiscais ficam armazenados em nuvem por um período mínimo de 5 anos.
Desse modo, uma vez com a Arquivei, você pode consultar XMLs de anos anteriores sem problemas.
No entanto, se a sua empresa ainda não utiliza uma solução para captura automática de documentos fiscais, é recomendado que comece a utilizar um sistema o quanto antes, para garantir que o NSU não seja interrompido na SEFAZ, ocasionando “buracos” na consulta de documentos.
Além disso, é importante estar atento também para não ter vários softwares tentando fazer requisições de documentos na Secretaria da Fazenda, pois isso pode resultar na rejeição 636 – consumo indevido.
Esse conteúdo ajudou você? Caso a sua empresa precise de uma solução segura e confiável para controle e consulta de NFe, NFSe e CTe, entre em contato conosco e conheça a Arquivei!
Compartilhe nas redes sociais
