A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é obrigatória para todas as empresas, e com ela, surgiu a necessidade de gerar e consultar DANFE online. Porém, muitas pessoas ainda pensam que ele e o arquivo XML são a mesma coisa, quando na verdade, tem funções bem distintas.
Acompanhe o artigo e confira passo a passo como e onde gerar e baixar o DANFE online, sua importância e a diferença entre ele e o arquivo XML de NFe.
O que é DANFE online?
DANFE online é a versão simplificada da nota fiscal eletrônica (NF-e). A sigla significa Documento Auxiliar, e este PDF impresso acompanha as mercadorias no transporte. Ou seja, o "online" quer dizer que o arquivo ainda está em sua versão digital, mas não deve ser confundido com o XML.
Não é obrigatório armazenar o DANFE, pois ele não possui validade jurídica, porém, é obrigatório gerar e imprimir o documento para ser enviado com o produto a ser vendido.
Já o arquivo XML, que é a versão oficial da Nota Fiscal eletrônica, deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, conforme a lei, e o extravio do arquivo é passível de multa.
Por que é importante baixar o DANFE
É natural que na hora da emissão da Nota Fiscal, além da geração do XML, já se imprima também o DANFE, afinal, é obrigatório que o documento esteja com a mercadoria quando for realizado o transporte.
Porém, essa não é a única situação onde emitir o PDF precisa ou possa ser feito. Três situações bastante comuns são:
- O arquivo foi extraviado durante o transporte e é necessário imprimir outro urgente;
- A empresa emitente quer armazenar o DANFE para controle próprio;
- O destinatário quer consultar o documento, mas o perdeu ou ainda não recebeu.
Além disso, este documento auxiliar possui um código de barras, as principais informações do emitente e destinatário como razão social, incrição estadual, produto, entre outros. Ainda, contém a chave de acesso da NF-e, com a qual é possível extrair o arquivo XML no Portal da SEFAZ.
Confira a seguir o passo a passo de como gerar o DANFE em qualquer uma destas situações, inclusive quando você não possui mais a chave de acesso.
Passo a passo: como gerar e baixar DANFE online com chave de acesso
Com a chave de acesso em mãos, você pode baixar o DANFE online e de graça na SEFAZ, informando os 44 dígitos no Portal da Nota Fiscal eletrônica e resolvendo o captcha. A nota fiscal irá carregar e é preciso informar o Certificado Digital da sua empresa para fazer o download do arquivo.
O mais indicado é usar um software de gestão de documentos fiscais. Um que se destaca no mercado é o da ConexãoNF-e, pois além de fazer a consulta e baixa de DANFE, ele também realiza este processo em lote. Confira o passo a passo nesse caso:
Baixar um documento apenas:
- Faça login na sua conta da ConexãoNF-e, se você ainda não tiver uma, inicie um teste gratuito;
- Informe seu Certificado Digital para obter comunicação com a SEFAZ;
- Em “NF-e Recebidas”, filtre pela chave de acesso ou alguma outra informação da nota para encontrá-la com mais agilidade;
- Selecione a nota e baixe o DANFE.
Baixar DANFE online em lote:
- Faça login na sua conta da ConexãoNF-e, se você ainda não tiver uma, inicie um teste gratuito;
- Informe seu Certificado Digital para obter comunicação com a SEFAZ;
- Na aba “Ações em Lote” você encontra a opção de baixar DANFE;
- Cole todas as chaves desejadas e faça o download.
Note que a ação em lote não é possível no site da SEFAZ, sendo necessário recorrer ao software caso precise dessa função. Para baixar DANFE em lote agora, clique aqui.
Baixar DANFE online sem a chave de acesso
Para fazer o download do DANFE sem a chave de acesso, é preciso usar uma plataforma como a da ConexãoNF-e, veja:
- Faça login na sua conta da ConexãoNF-e ou inicie um teste gratuito;
- Informe seu Certificado Digital para obter comunicação com a SEFAZ;
- Em “NF-e recebidas” consulte a nota fiscal desejada (pode usar os filtros para agilizar o processo caso tenha um grande volume de notas);
- Selecione a nota e baixe o DANFE online.
Também é possível fazer o download em lote nesta modalidade, indo em “Ações em lote” > “baixar DANFE” > escolher a opção de baixar por “CNPJ do emissor, número e série”.
Fazer o download de DANFE de terceiros
Não é mais possível baixar XML e PDF de terceiros na SEFAZ ou no Serpro sem Certificado Digital, o que tornou o uso deste instrumento fundamental para qualquer empresa.
Sendo assim, ao possuir o Certificado Digital do envolvido na operação, ou ser citado na nota, é possível baixar o DANFE na ConexãoNF-e, uma solução muito útil para Escritórios Contábeis. Você pode seguir qualquer um dos passos anteriores para realizar a ação.
Qual é o prazo para fazer a consulta de NFe?
Na Secretaria da Fazenda, o prazo para consultar e baixar Documentos Fiscais é de 30 dias para o arquivo completo, e até 90 dias para consultar o cabeçalho da nota. Em geral, os softwares confiáveis possuem o mesmo padrão, por usar da comunicação com a SEFAZ, por isso é tão importante contar com a tecnologia o quanto antes na sua empresa.
Ao optar por um software em nuvem de recebimento e gestão de documentos fiscais, seus arquivos ficam armazenados pelo tempo previsto em lei, evitando autuações e multas. Confira o que diz o AJUSTE SINIEF 07/05:
Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações.
Prazo para guardar é 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente.
“Tem como converter XML para PDF?”
Sim, mas existe um porém: muito cuidado com aplicativos e sites gratuitos que oferecem essa conversão online, como acontece com outras categorias como “gif para png”, “avi para mp4” e até mesmo “doc para pdf”.
No XML estão dados importantes da sua empresa, que não devem ser compartilhadas em qualquer lugar da internet. Lembramos que ainda que a LGPD está aí, logo, vale confiar apenas em empresas que estão dentro das normas.
Existem como solução gratuita e segura a própria SEFAZ, em que você deve colar o XML em um bloco de notas e procurar a chave numérica da NFe e utilizá-la, ou fazer o teste grátis em software de uma empresa confiável, como a ConexãoNF-e. Nestes casos não há bem uma “conversão de XML para PDF”, mas sim receber o arquivo completo e sem erros em ambos os formatos.
Conclusão
Como você pôde ver, emitir o DANFE online é mais rápido e fácil do que parece.
Você pode optar pela ação manual, com a consulta na SEFAZ, quando o volume de NF-es é muito baixo, ou optar por um software como o da ConexãoNF-e caso receba um volume maior de documentos por mês.
Uma grande vantagem no uso da tecnologia é também a facilidade que ela traz. A solução da ConexãoNF-e, por exemplo, não faz apenas a baixa de XML e Documento Auxiliar, na verdade, ela tem um leque extenso de ferramentas por um preço acessível, que se adapta com as necessidades da sua empresa. Confira algumas funcionalidades:
- Recebimento de NF-e, NFS-e e CT-e direto da SEFAZ e prefeituras;
- Armazenamento de documentos fiscais recebidos e emitidos;
- Baixar XML, DANFE, DANFSE e DACTE, inclusive em lote;
- Geração de relatórios personalizados para apurar impostos;
- Realização do Manifesto do Destinatário e do Desacordo de CT-e;
- Importação de XML no ERP sem digitar a chave de acesso;
- e muito mais.
Se você quer baixar o DANFE e ter acesso a todas as funcionalidades da ConexãoNF-e gratuitamente, faça um teste por 3 dias! Você poderá ver a diferença na produtividade e na segurança dos seus documentos fiscais na prática:
