Gerenciar documentos fiscais eletrônicos no modo manual não só é demorado, como também perigoso: qualquer inconsistência na hora de declarar as obrigações podem gerar multas pesadas para sua empresa.

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Portanto, a adoção de um sistema de gestão de documentos fiscais eletrônicos é imprescindível para qualquer empresa que opera com eles. Já existem no mercado diversas opções que atendem diferentes exigências legais, e é preciso estar atento para escolher a melhor opção.

Para facilitar a sua escolha, preparamos algumas dicas valiosas que vão auxiliar você a escolher o melhor software de gestão fiscal para o seu negócio. Confira!

Tenha atenção a todas as funcionalidades do sistema

Antes de tomar a decisão de contratar um sistema, é fundamental que você conheça todas as funcionalidades, e identificar se elas atendem às necessidades da sua empresa. Comprar o software mais popular nem sempre é a melhor opção, afinal, cada empresa tem suas particularidades que precisam ser estudadas.

Felizmente, a maioria dos softwares atuais são em nuvem, e oferecem um teste gratuito para que sua equipe veja se a solução está alinhada com suas expectativas.

É importante verificar se o sistema dispõe de funcionalidades que colaboram com a rotina da empresa, e que promovem um trabalho mais ágil e eficaz. Como mencionamos, além de suprir as demandas da legislação, o software escolhido deverá proporcionar maior produtividade na gestão de documentos fiscais.

Quais funcionalidades geralmente compõem um sistema de gestão fiscal?

Quando se fala em gestão fiscal, há tantos pontos envolvidos que é impossível que se resolva tudo com um só software ou ERP. Mais a frente você verá que a integração é importante justamente por conta disso.

Partindo do ponto que existem várias atividades a serem desenvolvidas em um setor fiscal, faça um planejamento com a sua equipe sobre o que precisa ser melhorado e assim extrair funções exatas que devem ser automatizadas com mais urgência.

Alguns exemplos são:

  • recebimento de documentos fiscais eletrônicos sem depender do fornecedor;
  • geração de relatórios personalizados para apurar impostos com mais rapidez;
  • guarda dos documentos de forma automática para cumprir com a lei;
  • alertas inteligentes para entrega de obrigações fiscais;
  • entre outros.

Analise os cases de sucesso da empresa

A melhor maneira de se conhecer uma empresa que fornece sistema de gestão de documentos é analisando a história dos seus clientes. Serviços prestados, adequadamente ou não, deixam marcas nas empresas, o que pode ser muito útil para ajudá-lo a selecionar a melhor.

Pesquise sobre os clientes usuários do mesmo sistema que pretende adquirir. Verifique se essas empresas estão satisfeitas com a utilização das ferramentas e se o sistema proporciona segurança, agilidade e integração com demais softwares ou plataformas on-line.

Empresas de software geralmente disponibilizam estes cases em seus próprios sites e também enviam este tipo de material se for solicitado. Além disso, há outros locais onde você pode encontrar feedbacks sobre a solução pesquisada, como nas próprias avaliações do Google.

Verifique as diretrizes de segurança do sistema

Outro fator crucial a ser analisado antes de escolher um sistema de gestão são as diretrizes de segurança que a ferramenta proporciona aos seus documentos fiscais, e se está tudo de acordo com a LGPD.

Um software confiável deve garantir a confidencialidade em todos os documentos emitidos, recebidos, lançados e armazenados. Quando há falhas nesse quesito, sua empresa fica exposta às sanções advindas do vazamento de informações importantes, suas ou de seus clientes e fornecedores.

Vale lembrar ainda que os documentos fiscais emitidos carregam a informação de faturamento, que é algo extremamente confidencial para a gestão do negócio. Nesse sentido, é necessário que apenas pessoas verdadeiramente ligadas aos processos tenham acesso a eles.

Confira se há possibilidade de integração com outros sistemas

Também é importante ficar atento à possibilidade de integração do software com outros sistemas ou plataformas que utilizam as informações fiscais geradas pela sua empresa no dia a dia.

Isso contribui para que o trabalho realizado pelo setor fiscal seja integrado com outros departamentos e, até mesmo, com a contabilidade, que é a responsável pela escrituração e geração dos tributos, e necessita de tais informações para realizar essa atividade.

Além disso, é natural o uso de vários softwares ou de um sistema ERP para organizar, tratar, e reunir os dados da empresa. Submeter qualquer etapa à digitação manual, por conta da falta de integração, compromete a veracidade destas informações.

Outro ponto a ser observado no que diz respeito ao recebimento de documentos fiscais como a NFe e o CTe, por exemplo, é a integração do software com a própria SEFAZ, garantindo a autenticidade dos documentos.

Avalie a usabilidade do sistema de gestão de documentos

Por último, você deve avaliar a usabilidade das funções do sistema a ser selecionado. Não adianta ele ter excelente integração, funcionalidades de segurança e guarda de documentos fiscais e outras características básicas, se for um software muito complexo de ser utilizado.

O sistema de gestão de documentos fiscais precisa ser intuitivo e claro, assim, qualquer pessoa que tenha recebido um treinamento básico pode manuseá-lo de forma descomplicada e sem embaraços que atrapalhem o dia a dia do colaborador ou gestor.

Além disso, é importante verificar se os relatórios gerados pelo sistema são claros e carregam informações efetivamente valiosas para a administração da empresa ou para os responsáveis pela área fiscal.

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Com essas dicas, você pode perceber que o sistema de gestão de documentos é uma ferramenta que vai muito além do perfeito atendimento à legislação fiscal. Ele contribui para o funcionamento e a operacionalização de uma empresa e pode proporcionar mais segurança, agilidade e confiabilidade nas atividades do departamento fiscal do seu negócio.

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