Um sistema de gestão de documentos fiscais é uma ferramenta imprescindível para qualquer empresa que opera com eles. Existem opções no mercado que, além de atenderem a todas as exigências legais, também oferecem funcionalidades que aumentam a produtividade e a gestão desses documentos fiscais eletrônicos.

Sendo assim, resolvemos escrever este artigo contendo dicas valiosas para auxiliar você a escolher o melhor software de gestão fiscal para a sua empresa. Confira!

Tenha atenção a todas as funcionalidades do sistema

Antes de tomar a decisão e selecionar um sistema, é fundamental que você conheça todas as funcionalidades que ele pode oferecer e, principalmente, identifique se elas atendem às suas necessidades.

As empresas têm formas diferentes e específicas de executarem suas atividades diárias, portanto é necessário que as funções do software se adaptem perfeitamente ao perfil do seu negócio.

Além disso, é importante verificar se o sistema dispõe de outras funcionalidades que colaboram com o dia a dia da sua empresa — ferramentas que favorecerão o trabalho mais ágil e eficaz. Como mencionamos, além de suprir as demandas da legislação, o software escolhido deverá proporcionar maior produtividade na gestão dos documentos fiscais.

Analise os cases de sucesso da empresa

A melhor maneira de se conhecer uma empresa que fornece sistema de gestão de documentos é analisando a história dos seus clientes. Serviços prestados, adequadamente ou não, deixam marcas nas empresas, o que pode ser muito útil para ajudá-lo a selecionar a melhor.

Pesquise sobre os clientes usuários do mesmo sistema que pretende adquirir. Converse sobre os pontos fortes e, principalmente, sobre aqueles que deixam a desejar. Verifique se essas empresas estão satisfeitas com a utilização das ferramentas e se o sistema proporciona segurança, agilidade e integração com demais softwares ou plataformas on-line.

Uma simples análise dos cases da empresa fornecedora do software fará toda a diferença na escolha final da ferramenta que será utilizada. No entanto, negligenciar essa dica pode prejudicar a sua seleção e fazer com que você contrate um serviço com uma qualidade inferior àquela que o seu negócio necessita.

Verifique as diretrizes de segurança do sistema

Outro fator crucial a ser analisado antes de escolher esse tipo de sistema de gestão são as diretrizes de segurança que a ferramenta proporciona aos seus documentos fiscais.

Sabemos que a NF-e (Nota Fiscal eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico), entre outros documentos, carregam informações importantes e, até mesmo, confidenciais.

Sendo assim, é crucial que o seu sistema garanta a segurança e a confidencialidade em todos os documentos fiscais emitidos, lançados ou armazenados. Quando a ferramenta falha nesse quesito, sua empresa ficará exposta às sansões advindas da falta de apresentação de documentos fiscais ou, até mesmo, ao vazamento de informações importantes, suas ou de seus clientes e fornecedores.

Vale lembrar, ainda, que os documentos fiscais emitidos carregam a informação de faturamento de uma empresa, o que é algo extremamente confidencial para a gestão do negócio. Nesse caso, o sistema de gestão deve proteger esses dados, de modo que somente a administração da empresa e as pessoas verdadeiramente interessadas e ligadas aos processos tenham acesso a eles.

Ainda sobre a segurança que o sistema proporciona, é importante mencionar o armazenamento eletrônico dos documentos fiscais. Alguns deles, como a NF-e, exigem que o arquivo XML seja guardado por, no mínimo, 5 anos após a sua emissão.

Sendo assim, você deve analisar as diretrizes de armazenamento que o sistema tem, bem como a segurança que ele oferece para realizar essa tarefa. Dessa forma, a gestão ficará mais tranquila com relação ao atendimento das exigências legais quanto à guarda de documentos fiscais.

Verifique a possibilidade de integração

Também é importante ficar atento à possibilidade de integração do software com outros sistemas ou plataformas que utilizam as informações fiscais geradas pela sua empresa no dia a dia.

Isso contribui para que o trabalho realizado pelo setor fiscal seja integrado com outros departamentos e, até mesmo, com a contabilidade, que é a responsável pela escrituração e geração dos tributos, e necessita de tais informações para realizar essa atividade.

Além da funcionalidade descrita acima, o software de gestão escolhido deve possibilitar a integração com as prefeituras municipais, uma vez que são elas as responsáveis pela emissão da NFS-e.

Desse modo, o sistema deve aceitar o arquivo digital que contém os documentos emitidos em determinado período, dispensando a necessidade de lançamento manual dessas notas fiscais em seu software de gestão.

A integração com os sites da Receita Federal ou Estadual também é um fator interessante a ser observado. Nesses casos, é possível emitir guias de recolhimento de tributos ou buscar informações e dados, diretamente do seu sistema, dispensando o trabalho de abrir um navegador e acessar os sítios dos órgãos na internet ou baixar programas específicos para realizar alguma tarefa.

Analise a usabilidade do sistema de gestão de documentos

Por último, você deve avaliar a usabilidade das funções do sistema a ser selecionado. Não adianta ele ter excelente integração, funcionalidades de segurança e guarda de documentos fiscais e outras características básicas, se for um software muito complexo de ser utilizado.

O sistema de gestão de documentos fiscais precisa ser intuitivo e claro, assim, qualquer pessoa que tenha recebido um treinamento básico pode manuseá-lo de forma descomplicada e sem embaraços que atrapalhem o dia a dia do colaborador ou gestor.

Além disso, é importante verificar se os relatórios gerados pelo sistema são claros e carregam informações efetivamente valiosas para a administração da empresa ou para os responsáveis pela área fiscal.

Ele precisa ser simples e eficaz em todo o processo, desde o início da operação — com a emissão ou o lançamento de um documento fiscal — até o final, quando os interessados emitirão relatórios para realizar análises fiscais importantes para a empresa.

maestro

Com essas dicas, você pode perceber que o sistema de gestão de documentos é uma ferramenta que vai muito além do perfeito atendimento à legislação fiscal. Ele contribui para o funcionamento e a operacionalização de uma empresa e pode proporcionar mais segurança, agilidade e confiabilidade nas atividades do departamento fiscal do seu negócio.

Gostou deste artigo? Que tal saber um pouco mais sobre o sistema de gestão de documentos ideal para a sua empresa? Então, entre em contato conosco! Temos uma equipe especializada para atendê-lo.


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e