A nota fiscal eletrônica (NFe) é um documento que precisa ser organizado e muito bem armazenado e administrado pelos gestores de negócios ou líderes de setores financeiros, já que existem situações em que a empresa precisa fazer procedimentos como o estorno de nota fiscal.

Você já ouviu falar desse processo? Continue lendo este post para saber o que é e quando deve ser emitida a nota fiscal de estorno, o que a legislação diz sobre esse documento, os cuidados necessários ao emiti-la, como fazer a emissão na prática e a importância de usar um software especializado. Confira!

O que é e quando deve ser feita a nota fiscal de estorno?

A nota fiscal de estorno — também chamada de nota fiscal de ajuste —, é um documento emitido pela empresa quando a NFe foi emitida, mas a mercadoria não circulou e o prazo de 24 horas para realizar o cancelamento da NFe expirou — limite de tempo determinado pelo Ato COTEPE ICMS n.º 13/2010 e n.º 35/10.

Nesse caso, não ocorreu o fato gerador dos tributos (acontecimento que gera a obrigação de pagar os impostos) e, portanto, é necessário estornar a nota fiscal para evitar problemas como:

  • pagamento excessivo de impostos: se a nota não for cancelada, a empresa terá que considerar a venda na contabilização dos impostos daquele mês;
  • inconsistência de mercadorias no estoque: quando uma nota fiscal é emitida, os órgãos fiscalizadores consideram que a mercadoria saiu do estabelecimento, gerando divergências nas declarações da empresa.

A emissão da nota fiscal de estorno compensará o imposto pago pela organização, bem como fará com que o Fisco considere que o produto retornou ao estoque. Por isso, o estorno é um processo importante para a manutenção da saúde financeira de qualquer negócio.

Entretanto, não é diante de qualquer situação que a nota fiscal de estorno pode ser emitida. Para tal ação, será necessário que os seguintes requisitos sejam preenchidos:

  • a nota fiscal deve estar com seu uso autorizado — a situação de cada documento pode ser conferida no portal oficial da NFe;
  • a circulação da mercadoria ou prestação de serviço não poderá ter acontecido;
  • o prazo de 24 horas para fazer o cancelamento do documento deve ter expirado, contado a partir da concessão da autorização de uso da NFe.

Quais são as questões legais envolvendo o estorno de nota fiscal?

Não há uma legislação federal que trate especificamente do estorno de nota fiscal. Assim, as regras, tanto do cancelamento, como do estorno, podem variar conforme a legislação de cada estado. Veja exemplos:

  • Mato Grosso do Sul: se o prazo para cancelamento for perdido, é preciso requerer autorização do Superintendente de Administração Tributária para fazer o estorno, conforme previsto no Decreto n.º 13.324/11;
  • Mato Grosso: o prazo para cancelamento é de apenas 2 horas, contadas a partir da Autorização de Uso da NFe. Depois desse prazo, é preciso fazer o estorno, conforme o artigo 17 da Portaria n.º 163/2007 do SEFAZ;
  • Minas Gerais: a Portaria SAIF n.º 11/13 traz procedimentos próprios para realizar o cancelamento entre 24 e 168 horas após a concessão da Autorização de Uso da NFe;
  • Pará: o cancelamento pode ser feito em até 24 horas, conforme Art. 182-N do Decreto n.º 4.676/01, de acordo com as normas do Art. 182-O.
  • Rio Grande do Sul: o cancelamento da NFe pode ser feito em até 7 dias, de acordo com a Instrução Normativa RE n.º 37/15.

Como as regras do cancelamento ou estorno e seus respectivos prazos podem alterar dependendo da sua localidade, tenha o apoio de profissionais especializados e que conheçam a legislação do seu estado.

Quais cuidados a empresa deve ter ao realizar o procedimento?

Além de observar a legislação específica do seu estado, também é crucial não confundir o estorno da nota fiscal com outros procedimentos, como:

  • cancelamento: feito dentro do prazo vigente da UF e por qualquer motivo;
  • inutilização: é feito quando a ordem da numeração fiscal das NFes for interrompida por motivos técnicos ou fiscais (como erro de digitação);
  • carta de correção eletrônica (CCe): regulariza erros na emissão da NFe, exceto se dizer respeito ao valor do imposto, mudança de remetente ou destinatário e a data de emissão ou de saída da mercadoria;
  • devolução: há rejeição do produto pelo destinatário ou erro de emissão;
  • complementar: acrescenta informações faltantes à NFe, como valor do ICMS, quantidade de produtos etc.

Confundir esses termos pode gerar resultados diferentes do desejado e, consequentemente, trazer problemas legais para a empresa.

Como emitir a nota fiscal de estorno na prática?

Para emitir a nota fiscal de estorno corretamente, primeiro deve-se verificar a operação utilizada na NFe fiscal original — de saída ou de entrada. Na hipótese que a NFe tenha sido de saída, a de nota de estorno será de entrada e vice-versa.

O procedimento para preencher o documento pode variar dependendo do estado e do Sistema de Gestão (ERP) utilizado pela organização. Entretanto, de forma geral, os processos são similares ou até mesmo idênticos nos diferentes estados.

No exemplo seguinte, trazemos as características da nota fiscal de estorno conforme o procedimento publicado pela SEFAZ de Santa Catarina:

  • FinNFe (finalidade de emissão da NFe): 3 – NFe de ajuste;
  • natOp (natureza da operação): 999 – Estorno de NFe que não foi cancelada no prazo legal;
  • refNFe (nota referenciada): incluir a chave de acesso da NFe que será estornada;
  • CFOP (código fiscal de operação e prestação): digite o mesmo código CFOP presente na NFe a ser estornada;
  • infAdFisco: justificativa do estorno;
  • demais campos: preencher o restante das informações requisitadas sobre os produtos ou serviços da NFe originária.

Qual é a importância de ter um software de armazenamento de NFes?

Para fazer o estorno de nota fiscal adequadamente é preciso que a empresa tenha todos os dados da NFe original e controle muito bem seus prazos para entender quais notas estão dentro do prazo de cancelamento ou não.

Como uma empresa costuma emitir e receber muitas NFes, não é viável realizar o controle manualmente, sendo necessário utilizar um sistema especializado para capturar e armazenar de forma automática os documentos fiscais emitidos contra sua empresa.

Essa tecnologia permite que você obtenha os documentos sem depender de fornecedor, evita que a organização perca os arquivos virtuais da NFe (em formato XML), possibilita manifestações nas notas e ajuda na organização dos documentos.

Além disso, se o documento for integrado a um sistema de gestão, a empresa consegue acompanhar de forma mais fácil os prazos para realizar cancelamento, gerar relatórios mais completos sobre o documento, além de verificar a quantidade de notas que são estornadas, entre muitas outras funcionalidades.

O estorno de nota fiscal é um procedimento importante para evitar o pagamento de impostos além do devido e garantir regularidade perante o Fisco. Entretanto, é necessário conhecer a legislação estadual e, principalmente utilizar um sistema para capturar e armazenar NFes, como o da ConexãoNF-e.

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e