Como você organiza as notas fiscais hoje? Se esse processo ainda é manual, cuidado. Além de ser pouco produtivo, é arriscado.

Sem um aplicativo organizador de notas fiscais, a empresa pode ter dificuldades de gestão. Seja na hora de prestar contas para o fisco ou em uma auditoria, você precisa ter esses documentos armazenados com segurança e sempre acessíveis.

Neste artigo, mostramos como um organizador de notas fiscais funciona e indicamos como arquivar NFe.

Qual a melhor maneira de organizar notas fiscais?

O armazenamento digital é a metodologia mais indicada.

Muitas empresas ainda guardam notas fiscais em pastas ou arquivos. Mas arquivar NFe dessa forma é completamente errado por vários fatores. Veja só:

  1. O DANFE impresso não tem validade jurídica para as empresas;
  2. O XML (arquivo digital) é que deve ser armazenado;
  3. Mesmo com o DANFE impresso, não é possível consultar o XML na SEFAZ depois de 90 dias.

Vale destacar ainda outro ponto importante: de nada adianta optar por um organizador de notas fiscais digital, se você mantém os documentos na sua máquina.

Isso porque a guarda manual (mesmo que online) não é muito segura. Ou seja, a empresa está sujeita a lidar com extravios das notas fiscais.

Tenha em mente que o armazenamento do DANFE é desnecessário. Para as fiscalizações, o que realmente importa é ter o arquivo digital em XML.

E o mercado já dispõe de um organizador de notas online muito mais seguro do que alternativas amplas e comuns, como o Google Drive.

Como organizar notas fiscais de uma empresa

Mulher organizando as notas fiscais de uma empresa

Mas, afinal, por que as notas fiscais da empresa não podem ser armazenadas em caixas, pastas ou armários?

A resposta é simples. O DANFE impresso nem sequer possui validade jurídica.

Já pensou ter todo o trabalho de gerar e guardar as notas fiscais manualmente? E depois descobrir que tudo foi em vão. Você não precisa passar por isso!

O organizador de notas fiscais da ConexãoNF-e, o Portal ConexãoNF-e, é a solução perfeita para automatizar e digitalizar o processo.

Com a ferramenta, você pode:

  • Receber notas fiscais e conhecimentos de transporte direto da SEFAZ;
  • Receber notas fiscais de serviço de mais de 5.000 prefeituras;
  • Organizar os documentos com facilidade;
  • Encontrar qualquer arquivo em segundos usando filtros e marcadores;
  • Integrar com o ERP; e muito mais!

Leia também: o que é API

Qual é a melhor forma de organizar boletos e outros documentos?

Para conduzir a gestão de documentos fiscais, você pode optar por várias metodologias. Confira três delas, a seguir:

→ Organização física de forma manual: você pode guardar boletos e outros documentos não digitais em pastas, caixas, armários, armazéns;

Online de forma manual: mesmo com os documentos digitalizados, se essa gestão é feita manualmente e em vários locais diferentes fica difícil organizar tudo. A empresa ainda corre o risco de se deparar com extravios de documentos;

→ Com uma solução digital especialista: o Portal ConexãoNF-e faz a gestão automática de documentos fiscais, e ainda possui o DocBox (solução de guarda de documentos avulsos), que permite armazenar e gerenciar documentos importantes para a sua empresa.

São vários os benefícios de usar uma solução completa em gestão centralizada de documentos fiscais e não fiscais. Veja só:

  • Eliminação de fretes: nada de malotes físicos de documentos. Com ConexãoNF-e tudo será digital, eliminando riscos com extravios e perda de documentos.
  • Segurança: os arquivos ficam em um só lugar, em nuvem, e protegidos por rigorosos padrões de segurança atendendo às exigências da LGPD.
  • Automatização: com os documentos na plataforma, é possível visualizar, fazer a gestão e baixar os dados de forma automatizada.
  • Fluxo de trabalho facilitado: saiba qual usuário fez a entrada ou saída de documentos. No ConexãoNF-e tudo fica registrado, além disso, é possível usar filtros e marcadores inteligentes para definir fluxos de trabalho.
  • Facilidade ao exportar para o ERP: o próprio sistema importa automaticamente NFe, NFSe e CTe para o ERP.

Organizar notas fiscais em caixas de arquivo e pastas: quais são os riscos?

Homem fazendo a organização manual de notas fiscais

Especialmente nas pequenas e médias empresas, problemas com emissão ou armazenamento de notas fiscais são bastante comuns.

Muitas vezes, o controle desses documentos é uma tarefa manual e trabalhosa, que exige tempo e nem sempre é feita com a devida atenção.

Quando a empresa não prioriza um organizador de notas fiscais, as consequências aparecem: retrabalhos, multas, prejuízos e até mesmo irregularidades junto à Receita Federal são comuns.

Sem um organizador de notas fiscais, a empresa assume riscos e se depara com problemas como:

  • DANFE impresso, que não tem validade jurídica;
  • Gastos desnecessários com impressão;
  • Dificuldade em encontrar os papéis e recuperar as notas perdidas;
  • Riscos naturais como chuvas fortes e goteiras, enchentes, oxidação/ferrugem em metais próximos.

Mas, afinal, como fazer controle de notas fiscais de maneira eficiente? Veja no próximo tópico.

Consulte e baixe NFe, NFSe e CTe com ConexãoNF-e. Clique para testar grátis.

Gerenciamento de NFe e outros documentos: passo a passo

Fazer a gestão de documentos fiscais eletrônicos pode ser muito mais simples com o Portal ConexãoNF-e.

Os processos são automatizados no sistema, diminuindo a demanda de trabalho da equipe. O resultado? Mais produtividade, maior controle e menos problemas.

Na prática, o ConexãoNF-e é um software com recursos pensados para:

  • Receber suas NFes, NFSes e CTes automaticamente direto da SEFAZ e prefeituras;
  • Armazenar documentos recebidos e emitidos na nuvem com total segurança;
  • Exportar tudo automaticamente no ERP, sem digitar a chave de acesso.

“E se eu optar por fazer tudo manual?”

Se a sua empresa é pequena, é claro que você pode fazer esse processo de forma manual. É possível, por exemplo, usar pastas no Drive.

Contudo, essa gestão manual vai exigir a criação de uma estrutura para manter isso organizado. Essa metodologia é trabalhosa. Confira um modelo comum mais “simples”:

1. Empresa cliente / Empresa fornecedora;

2. Tipo de documento: aqui, é preciso desdobrar em outros passos:

  • Crie uma pasta de documento: Documento Fiscal;
  • Crie subpastas para Notas fiscais recebidas / Notas fiscais emitidas / Notas fiscais de serviço recebidas / Notas fiscais de serviço emitidas, etc.

3. Defina mês e ano de emissão, entre outros níveis necessários.

Para simplificar e deixar esse processo manual no passado, escolha o software ConexãoNF-e como organizador de notas fiscais e de outros documentos.

Conclusão

Homem utilizando o aplicativo organizador de notas fiscais da ConexãoNF-e

Otimizar a gestão de notas fiscais em um ambiente digital, seguro e de fácil acesso melhora a rotina dos profissionais e agiliza a prestação de contas.

Com o organizador de notas fiscais, a equipe tem acesso fácil e rápido aos arquivos.

Por sua vez, a empresa não corre o risco de perder notas importantes, pagar multas ou cumprir penalidades perante à Receita Federal.

Se você sabe da importância de gerenciar bem as notas fiscais, precisa entender como uma plataforma especialista pode ajudar nessa tarefa.

Conheça a ConexãoNF-e e venha fazer um teste grátis.

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