Como você organiza as notas fiscais hoje? Se esse processo ainda é manual, cuidado. Além de ser pouco produtivo, é arriscado.
Sem um aplicativo organizador de notas fiscais, a empresa pode ter dificuldades de gestão. Seja na hora de prestar contas para o fisco ou em uma auditoria, você precisa ter esses documentos armazenados com segurança e sempre acessíveis.
Neste artigo, mostramos como um organizador de notas fiscais funciona e indicamos como arquivar NFe.
Qual a melhor maneira de organizar notas fiscais?
O armazenamento digital é a metodologia mais indicada.
Muitas empresas ainda guardam notas fiscais em pastas ou arquivos. Mas arquivar NFe dessa forma é completamente errado por vários fatores. Veja só:
- O DANFE impresso não tem validade jurídica para as empresas;
- O XML (arquivo digital) é que deve ser armazenado;
- Mesmo com o DANFE impresso, não é possível consultar o XML na SEFAZ depois de 90 dias.
Vale destacar ainda outro ponto importante: de nada adianta optar por um organizador de notas fiscais digital, se você mantém os documentos na sua máquina.
Isso porque a guarda manual (mesmo que online) não é muito segura. Ou seja, a empresa está sujeita a lidar com extravios das notas fiscais.
Tenha em mente que o armazenamento do DANFE é desnecessário. Para as fiscalizações, o que realmente importa é ter o arquivo digital em XML.
E o mercado já dispõe de um organizador de notas online muito mais seguro do que alternativas amplas e comuns, como o Google Drive.
Como organizar notas fiscais de uma empresa
Mas, afinal, por que as notas fiscais da empresa não podem ser armazenadas em caixas, pastas ou armários?
A resposta é simples. O DANFE impresso nem sequer possui validade jurídica.
Já pensou ter todo o trabalho de gerar e guardar as notas fiscais manualmente? E depois descobrir que tudo foi em vão. Você não precisa passar por isso!
O organizador de notas fiscais da ConexãoNF-e, o Portal ConexãoNF-e, é a solução perfeita para automatizar e digitalizar o processo.
Com a ferramenta, você pode:
- Receber notas fiscais e conhecimentos de transporte direto da SEFAZ;
- Receber notas fiscais de serviço de mais de 5.000 prefeituras;
- Organizar os documentos com facilidade;
- Encontrar qualquer arquivo em segundos usando filtros e marcadores;
- Integrar com o ERP; e muito mais!
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Qual é a melhor forma de organizar boletos e outros documentos?
Para conduzir a gestão de documentos fiscais, você pode optar por várias metodologias. Confira três delas, a seguir:
→ Organização física de forma manual: você pode guardar boletos e outros documentos não digitais em pastas, caixas, armários, armazéns;
→ Online de forma manual: mesmo com os documentos digitalizados, se essa gestão é feita manualmente e em vários locais diferentes fica difícil organizar tudo. A empresa ainda corre o risco de se deparar com extravios de documentos;
→ Com uma solução digital especialista: o Portal ConexãoNF-e faz a gestão automática de documentos fiscais, e ainda possui o DocBox (solução de guarda de documentos avulsos), que permite armazenar e gerenciar documentos importantes para a sua empresa.
São vários os benefícios de usar uma solução completa em gestão centralizada de documentos fiscais e não fiscais. Veja só:
- Eliminação de fretes: nada de malotes físicos de documentos. Com ConexãoNF-e tudo será digital, eliminando riscos com extravios e perda de documentos.
- Segurança: os arquivos ficam em um só lugar, em nuvem, e protegidos por rigorosos padrões de segurança atendendo às exigências da LGPD.
- Automatização: com os documentos na plataforma, é possível visualizar, fazer a gestão e baixar os dados de forma automatizada.
- Fluxo de trabalho facilitado: saiba qual usuário fez a entrada ou saída de documentos. No ConexãoNF-e tudo fica registrado, além disso, é possível usar filtros e marcadores inteligentes para definir fluxos de trabalho.
- Facilidade ao exportar para o ERP: o próprio sistema importa automaticamente NFe, NFSe e CTe para o ERP.
Organizar notas fiscais em caixas de arquivo e pastas: quais são os riscos?
Especialmente nas pequenas e médias empresas, problemas com emissão ou armazenamento de notas fiscais são bastante comuns.
Muitas vezes, o controle desses documentos é uma tarefa manual e trabalhosa, que exige tempo e nem sempre é feita com a devida atenção.
Quando a empresa não prioriza um organizador de notas fiscais, as consequências aparecem: retrabalhos, multas, prejuízos e até mesmo irregularidades junto à Receita Federal são comuns.
Sem um organizador de notas fiscais, a empresa assume riscos e se depara com problemas como:
- DANFE impresso, que não tem validade jurídica;
- Gastos desnecessários com impressão;
- Dificuldade em encontrar os papéis e recuperar as notas perdidas;
- Riscos naturais como chuvas fortes e goteiras, enchentes, oxidação/ferrugem em metais próximos.
Mas, afinal, como fazer controle de notas fiscais de maneira eficiente? Veja no próximo tópico.
Gerenciamento de NFe e outros documentos: passo a passo
Fazer a gestão de documentos fiscais eletrônicos pode ser muito mais simples com o Portal ConexãoNF-e.
Os processos são automatizados no sistema, diminuindo a demanda de trabalho da equipe. O resultado? Mais produtividade, maior controle e menos problemas.
Na prática, o ConexãoNF-e é um software com recursos pensados para:
- Receber suas NFes, NFSes e CTes automaticamente direto da SEFAZ e prefeituras;
- Armazenar documentos recebidos e emitidos na nuvem com total segurança;
- Exportar tudo automaticamente no ERP, sem digitar a chave de acesso.
“E se eu optar por fazer tudo manual?”
Se a sua empresa é pequena, é claro que você pode fazer esse processo de forma manual. É possível, por exemplo, usar pastas no Drive.
Contudo, essa gestão manual vai exigir a criação de uma estrutura para manter isso organizado. Essa metodologia é trabalhosa. Confira um modelo comum mais “simples”:
1. Empresa cliente / Empresa fornecedora;
2. Tipo de documento: aqui, é preciso desdobrar em outros passos:
- Crie uma pasta de documento: Documento Fiscal;
- Crie subpastas para Notas fiscais recebidas / Notas fiscais emitidas / Notas fiscais de serviço recebidas / Notas fiscais de serviço emitidas, etc.
3. Defina mês e ano de emissão, entre outros níveis necessários.
Para simplificar e deixar esse processo manual no passado, escolha o software ConexãoNF-e como organizador de notas fiscais e de outros documentos.
Conclusão
Otimizar a gestão de notas fiscais em um ambiente digital, seguro e de fácil acesso melhora a rotina dos profissionais e agiliza a prestação de contas.
Com o organizador de notas fiscais, a equipe tem acesso fácil e rápido aos arquivos.
Por sua vez, a empresa não corre o risco de perder notas importantes, pagar multas ou cumprir penalidades perante à Receita Federal.
Se você sabe da importância de gerenciar bem as notas fiscais, precisa entender como uma plataforma especialista pode ajudar nessa tarefa.
