O complexo sistema tributário brasileiro impacta de diversas formas as empresas. Assegurar o cumprimento de todas as normas legais e ainda garantir um gerenciamento eficiente exigem de gestores e empreendedores certa dose de equilíbrio.

Os processos de compliance fiscal ajudam a controlar e gerenciar as informações e operações de modo que nada deixe de ser declarado, otimizando a rotina e contribuindo para a saúde financeira do negócio.

Neste artigo vamos explicar o que é compliance fiscal e como implantá-los de forma eficiente, para que traga resultados reais para sua empresa. Confira!

O que é compliance fiscal?

O termo compliance vem do inglês, e significa conformidade. Sendo assim, é um conjunto de diretrizes, políticas ou disciplinas estabelecidas para cumprir as normas da legislação e evitar complicações penais e fiscais.

Processos de compliance fiscal estão diretamente ligados à saúde financeira da empresa, e por eles é possível identificar irregularidades com rapidez, e tomar as medidas necessárias que neutralizem ou evitem futuras autuações e penalidades.

Por este motivo, esse mecanismo é uma prática fundamental em todas as empresas, já que confere segurança, competitividade no mercado, e sustentabilidade ao negócio.

Qual a importância e seus benefícios?

Já foram publicadas — desde a vigência da constituição de 1988 — mais de 300 mil leis tributárias. Se forem somados os demais atos administrativos normativos publicados pela Receita Federal e as Secretarias de Fazendas Estaduais e Municipais, ultrapassam três milhões de normas.

O compliance fiscal atua como um grande aliado dos gestores e empreendedores visando o monitoramento de todas as normas fiscais. Ele auxilia diretamente na melhora dos processos de:

  • controle dos prazos de entrega, que não podem ser esquecidos ou negligenciados pelas empresas;
  • correções de erros cometidos anteriormente — nota fiscal com crédito indevido, NCM inexistentes, alíquotas erradas;
  • arquivamento de toda a movimentação fiscal em formato eletrônico; entre outros.

Quando um processo é focado na qualidade das informações e não apenas no cumprimento do prazo, há uma grande chance de que os erros acabem e, com eles, o retrabalho e as multas. É nesse cenário que o compliance fiscal atua efetivamente.

Existem muitos outros benefícios provenientes deste procedimento. Podemos citar:

  • aumento da credibilidade da empresa junto aos clientes, investidores, fornecedores etc.;
  • aumento da eficiência e da qualidade dos produtos ou serviços;
  • melhora em toda a estrutura de governança corporativa;
  • auxílio na atuação em mercados externos;
  • atuação preventiva (muitas empresas só adotam o compliance fiscal quando já foram punidas por alguma irregularidade).

Como implantar o compliance fiscal em sua empresa?

O primeiro passo para iniciar os processos de compliance fiscal é realizar um mapeamento da situação geral e das operações, incluindo processos internos, metodologias de trabalho utilizadas, políticas de estoques, estratégias de gestão de pessoas, harmonização contábil, técnica de melhoria contínua etc.

A partir daí, elabora-se um planejamento específico que possibilite alcançar o objetivo proposto. Algumas ações para definir um planejamento eficiente e aplicar o compliance fiscal são:

  • investir em ferramentas de tecnologia para facilitar o procedimento;
  • analisar e/ou rever o enquadramento tributário da empresa;
  • mapear situações que podem ter consequências de natureza administrativa, fiscal e penal;
  • monitorar as obrigações tributárias, fiscais e previdenciárias, bem como suas respectivas datas de cumprimento;
  • armazenar arquivos eletrônicos (XML etc.) dos documentos fiscais em segurança;
  • realizar auditoria interna e independente;
  • fazer o cruzamento diário e mensal das escriturações fiscal e contábil;
  • monitorar as Certidões Negativas de Débito (CND);
  • estipular reservas de contingenciamento para processos administrativos e judiciais, entre outras.

Aplicando o compliance fiscal é possível ter resultados sustentáveis e riscos reduzidos, garantindo — de forma eficiente e lícita —, menor exposição ao Fisco, que cada vez mais otimiza os mecanismos de fiscalização de sonegação.

Como realizar um compliance fiscal eficiente?

Treine sua equipe

É fundamental educar os colaboradores a respeito das políticas internas da empresa, bem como das leis inerentes à sua atividade, mostrando como essas se aplicam diretamente às suas responsabilidades do cotidiano.

Por isso, é preciso estabelecer um programa de treinamento de conformidade que deve ser realizado por todos, inclusive, pelos líderes da empresa, uma vez que são os exemplos para as equipes.

Integre à cultura da empresa

É preciso lembrar que o compliance não é uma ação isolada ou atividade para se fazer a cada semestre. Estar em compliance é cotidiano, por isso, é preciso que a cultura da empresa volte para a melhoria de processos em conformidade fiscal e jurídica.

Um grande exemplo disso é a LGPD: é preciso estar em compliance para aplicar a Lei Geral de Proteção de Dados, construindo processos sólidos de atenção e conferência.

Simplifique para que todos compreendam

Um processo de compliance eficiente deve ser de fácil compreensão. A comunicação é essencial em todos os processos de alinhamento de valores e objetivos da empresa.

A linguagem deve ser acessível, o conteúdo pode ser disponibilizado no site da empresa ou enviado periodicamente por e-mail.

Faça do compliance fiscal um diferencial competitivo

Após introduzi-lo como um valor, a empresa pode utilizá-lo como diferencial competitivo. É importante realizar a manutenção do plano de conformidade para que o processo esteja sempre em melhoria, pois o mercado, assim como a legislação, vem contemplando as empresas com boas práticas de compliance fiscal.

Você pode incluir no site da empresa, na assinatura de e-mail dos colaboradores, nas redes sociais, etc. A responsabilidade e o compromisso com a transparência e a legalidade devem ser uma bandeira levantada sobre a marca da empresa.

Gestores e empreendedores precisam estar cientes de que a confiança — em um mundo de consumidores e investidores cada vez mais críticos e atentos aos riscos — é a base de bons negócios.

Por que a tecnologia se tornou necessária para o compliance fiscal?

Como dito anteriormente, a legislação fiscal possui uma grande complexidade que dificulta o trabalho das empresas para manterem-se em conformidade com a lei. É por este motivo que elas devem investir em ferramentas que ajudem nesse processo, como um ERP e outros softwares.

Essa sistematização é essencial para evidenciar qualquer falha ou desvio em relação à operação da empresa, evitando erros humanos e minimizando as preocupações dos gestores e empreendedores.

Um sistema ERP é muito indicado para o compliance fiscal por integrar as informações de forma inteligente, centralizando dados e os distribuindo de acordo com as possibilidades de acesso por usuário e setor.

Porém, é preciso ter em mente que muitas tarefas específicas, como a conferência do XML de um documento fiscal por exemplo, não são feitas por módulos de ERPs. Para contornar esse problema, existem diversas ferramentas no mercado que promovem melhoria em processos fiscais, realizando atividades de:

  • parametrização das regras fiscais;
  • emissão de documentos fiscais;
  • apuração de impostos;
  • geração de relatórios gerenciais;
  • recebimento automatizado de notas fiscais; entre outros.

É importante lembrar que ao contratar softwares, estes precisam se integrar ao ERP para que nenhuma informação se perca.

Conclusão

Estar em compliance é uma tarefa importante para qualquer empresa, se tornando uma necessidade tendo em vista a legislação e até mesmo a competitividade do mercado.

A adoção de uma tecnologia específica para a gestão fiscal e contábil contribui para a redução de custos e para esses procedimentos de conformidade legal. Por isso, o controle oferecido pela automatização e pelo compliance é tão importante.

E você, já realiza o compliance fiscal em sua empresa? Ainda tem dúvidas sobre esse tema? Deixe seu comentário e conte-nos sua experiência.


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