Independentemente da área de atuação de uma empresa, ou de seu porte, a emissão de notas fiscais eletrônicas – as famosas NF-e – é uma atividade rotineira.
Mas, você já parou para pensar na importância de se arquivar NF-e corretamente?
Mais do que apenas emitir notas fiscais, empresas também têm a obrigação de fazer o seu armazenamento correto, a fim de provar a legitimidade das transações comerciais. Isso é imprescindível em casos de fiscalização!
Por isso, se você tem um negócio, ou pensa em ter um, o arquivamento de notas fiscais eletrônicas precisa ser um tópico conhecido.
Neste artigo vamos falar sobre a importância de se arquivar NF-e e como fazer isso corretamente.
Tópicos importantes para todos aqueles envolvidos na administração de empresas. Então, sem mais delongas, vamos nos aprofundar no assunto?
A importância de arquivar a NF-e
De acordo com dados divulgados pelo Banco Mundial, o Brasil é o país onde mais se gasta tempo calculando e pagando impostos.
No total, as empresas brasileiras gastam 1.958 horas por ano para cumprir todas as regras do Fisco.
Isso acontece porque a lei tributária no Brasil é bastante complexa e, dentre as suas muitas demandas, o arquivamento de notas fiscais eletrônicas se destaca como uma das mais importantes.
Todas as empresas precisam emitir corretamente as notas fiscais e fazer o seu arquivamento adequado.
E esse passo não é apenas uma burocracia. As NF-e são documentos com validade jurídica, que servem para atestar a legitimidade de serviços prestados e produtos vendidos.
Ou seja, arquivar NF-e é um cuidado que resguarda a empresa, seus consumidores e também os seus fornecedores.
O documento também é usado no recolhimento de impostos e comprove o cumprimento de obrigações fiscais. Dois itens essenciais em caso de fiscalização.
O XML da NF-e também deve ser arquivado?
Sim, o XML da NF-e deve ser arquivado e devidamente armazenado por, pelo menos, cinco anos, contados a partir da data de emissão.
O documento deve ser armazenado tanto pelo comprador, quanto pelo fornecedor.
O arquivo tem validade jurídica e é requisitado em caso de troca do produto comprado, ou sempre que a Receita Federal o solicitar.
Ao falhar em arquivar o XML da NF-e corretamente, a empresa pode arcar com pesadas multas, que podem superar R$ 1.000 a cada XML perdido.
O arquivamento do XML precisa ser feito por todos os contribuintes do ICMS.
Por quanto tempo a NF-e deve permanecer armazenada?
De acordo com o Código Tributário Nacional, a nota fiscal – tanto a nota fiscal de entrada, quanto a de saída – deve ser armazenada pelo período de 5 anos.
Durante este período, o Fisco pode solicitar os documentos fiscais para conferência a qualquer momento e, caso a empresa não apresente as notas solicitadas, pode ter que arcar com multas severas.
Quais são os riscos de não arquivar a NF-e corretamente?
Gerenciar e arquivar NF-e é um processo extenuante, principalmente para empresas maiores.
Apesar disso, este é um cuidado essencial, afinal, falhar em apresentar estes documentos durante uma fiscalização pode acarretar em multas e, em casos extremos, prisões.
A seguir, elencamos algumas das condutas estabelecidas como crimes contra a Ordem Tributária pela lei nº 8.137:
Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)
I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.
Parágrafo único. A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 (dez) dias, que poderá ser convertido em horas em razão da maior ou menor complexidade da matéria ou da dificuldade quanto ao atendimento da exigência, caracteriza a infração prevista no inciso V.
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Como arquivar a NF-e: quais são as melhores práticas?
Arquivar NF-e pode até ser um processo trabalhoso, mas não precisa ser complicado!
A seguir, preparamos algumas dicas para você, que deseja saber como arquivar NF-e e outros documentos fiscais com mais eficiência:
- Organize as notas fiscais desde o recebimento ou emissão, estabelecendo um local específico para seu armazenamento;
- Revise os procedimentos de maneira periódica, colocando este cuidado na sua rotina;
- Use pastas bem delimitadas e respeite as categorias ao arquivar as notas fiscais;
- Tenha um profissional responsável pela organização das NF-e;
- Procure revisar os arquivos armazenados regularmente, eliminando o que não é mais necessário;
- Utilize um software de gestão de notas fiscais.
Como a ConexãoNF-e pode te ajudar?
Para empresas que desejam aumentar a eficiência e a segurança de seus processos de armazenamento de documentos fiscais, não há aliada mais importante do que a tecnologia.
Atualmente, existem diversos softwares modernos que realizam essa atividade, facilitando a de todos os profissionais envolvidos no arquivamento de documentos fiscais – e o ConexãoNF-e é um deles!
O ConexãoNF-e é um software capaz de receber as suas NF-es, NFS-es e CT-es automaticamente, direto da SEFAZ e prefeituras, armazenando documentos em nuvem .
Além disso, a plataforma é capaz de exportar tudo automaticamente no ERP, sem que seja necessário digitar a chave de acesso da nota fiscal.
Com a ConexãoNF-e você poderá baixar XML em lote e imprimir DANFE e DACTE, gerar relatórios personalizados para apuração de impostos, criar fluxos de trabalho com tags personalizáveis, conferir os status de documentos na SEFAZ, fazer Manifesto do Destinatário e Desacordo de CT-e em segundos e mais!
Torne a gestão fiscal da sua empresa mais fácil com a ConexãoNF-e!
Conclusão
Arquivar NF-e corretamente é um cuidado importante para resguardar a sua empresa, seus clientes e seus fornecedores durante fiscalizações da Receita Federal.
A nota fiscal eletrônica é um documento com validade jurídica, que atesta a veracidade das transações comerciais dos mais variados tipos.
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