Muitas empresas alegam dificuldade no lançamento de notas fiscais no seu sistema de gestão Protheus.
Indiferente do segmento, porte ou localização, a reclamação é sempre a mesma: A perda de tempo e retrabalhos originados do processo manual de lançamento, como a digitação de informações contidas no documento fiscal.
Boa parte dessas empresas também sentem insegurança ao fazer o fechamento fiscal, e tem dificuldade em acompanhar de perto todo o processo que envolve as notas fiscais, desde o recebimento até lançar no ERP.
Para superar esse desafio de controlar as notas fiscais com agilidade, construímos este artigo que tem o passo a passo perfeito para você lançar notas fiscais até 80% mais rápido no Protheus, confira!
Como transformar o processo de lançamento de NF-e no Protheus
Se você trabalha com lançamento manual de nota fiscal, deve saber quanto tempo é gasto com a digitação de todas as informações, conferência, e ainda ter que lidar com os riscos de erros e o retrabalho. Até mesmo sua saúde pode ser prejudicada com o estresse de focar a atenção por horas na digitação de centenas de números e informações.
Nós entendemos bem disso, muitas empresas chegam até nós com vários problemas com a gestão de notas fiscais. Portanto, vamos mostrar para você tudo o que precisa saber para ganhar até 80% de economia de tempo (comprovado) no lançamento no Protheus.
1. Receba as notas fiscais de forma automática
Para automatizar o processo de lançamento no ERP, o ideal é cuidar da gestão de notas desde o começo. Eis o motivo: quando você recebe o XML por e-mail está sujeito a muitos riscos, desde não receber por conta da caixa de entrada cheia até fraudes. Consultar na SEFAZ pode até ser seguro, mas digitar toda a chave e baixar nota a nota é cansativo.
Para receber todas as NF-e e CT-e direto da SEFAZ, e NFS-e das prefeituras, use ConexãoNF-e. O software vai acompanhar a gestão de notas por você do início ao fim. Veja como proceder:
- Entre no site da ConexãoNF-e e inicie um teste grátis;
- Vincule seu Certificado Digital, e pronto! Seus documentos fiscais já vão começar a aparecer.
2. Integre a importação automática de XML no ERP
Uma vez que você tem todas as suas notas dentro do Portal Cloud da ConexãoNF-e, pode integrar com o Protheus na importação automática. Pode ficar tranquilo, o processo é rápido e fácil, e a equipe ConexãoNF-e dá todo o suporte necessário.
Dentro da ferramenta, acesse o chat e solicite a instalação do Importador de XML para Protheus, ou entre em contato por esta página. Um especialista vai demonstrar o Importador para você e te auxiliar na instalação.
O processo funciona assim: o Portal de Gestão de XML envia todas as NF-e, NFS-e e CT-e para uma pasta integradora ou integrador. Este integrador enviará todas as informações para o Protheus de forma automática, ou seja, você não precisa se preocupar com isso.
Os arquivos importados já carregam consigo a maioria das informações necessárias para o lançamento, e você nunca irá precisar digitar a chave de acesso. A partir disso, a customização depende de como é o processo na sua empresa, você pode:
- vincular XML com pedido de compras;
- atualizar os dados sem trocar de tela;
- fazer validações de segurança;
- automatizar para lançamento automático; entre outros.
Como funciona a gestão 100% das notas fiscais
Em um primeiro momento explicamos como irá funcionar apenas a importação de XML no ERP. Agora, vamos nos ater em como é todo o processo de gestão dos documentos com ConexãoNF-e. Veja a imagem comparativa abaixo sobre a diferença entre o processo manual e o automatizado:
A ConexaoNF-e estabelece conexão com a SEFAZ e recebe todas as NF-e e CT-e emitidas contra o CNPJ do cliente. A partir disso, os documentos de entrada são listados para lançamento no ERP de forma automática, dispensando a necessidade de digitação e permitindo configurações diretas de forma facilitada, como a vinculação (também automática) do pedido de compras.
Também já existe a possibilidade de fazer o lançamento automático de XML no Protheus, além de várias outras funções do Portal Cloud e do Importador. Portanto, para conhecer 100% da ferramenta, entre em contato e solicite uma demonstração do sistema.
Quais são os maiores ganhos com a utilização da ferramenta?
Agilidade
Agilidade está entre os maiores benefícios em usar a ConexãoNF-e. Segundo nossos cálculos, a redução de tempo para o lançamento de um documento fiscal no Protheus chega a mais de 80%. Ou seja, mais de 80% do tempo dos funcionários poderá ser melhor aproveitado com atividades estratégicas para o negócio.
Além disso, o que contribui para que o processo seja ainda mais ágil é a captura automática de notas fiscais direto da SEFAZ, que acaba com a dependência do envio do arquivo pelo fornecedor.
Conformidade
A conformidade está alinhada às comparações de informação do XML recebido e as contidas no ERP para lançamento. Permitindo que sejam alinhadas e importadas como devido. Outra vantagem é a marcação sobre quais documentos já foram lançados e quais faltantes. Resultando em um fechamento seguro e que também pode ser feito pelo sistema.
Segurança
A Segurança está ligada com a veracidade das informações antes de chegarem ao lançamento no ERP. Como por exemplo, o fim das notas frias. Assim que forem emitidas contra sua empresa você terá conhecimento e poderá registrar um manifesto sobre a inconformidade.
Com o sistema da ConexãoNF-e o armazenamento com backup dos XMLs dos documentos fiscais é feito em nuvem, pelo período de 5 anos conforme determina a lei. Assim, quando ocorrer uma fiscalização ou precisar acessar qualquer documento, será fácil encontrá-lo.
Teste gratuito
A ferramenta oferece a opção de teste grátis por 3 dias. O sistema é implantado na base do cliente, propondo que a otimização dos processos seja atestada na prática, antes da contratação.
Além da importação automática, a solução oferece outros benefícios para prevenir pagamentos indevidos e lançamento de documentos fiscais fraudulentos. Confira aqui!
Por fim, fica claro que existem diversos benefícios ao optar por uma ferramenta especializada em documentos fiscais. Já que realmente é uma carência dos sistemas de ERP. Caso você identifique essa necessidade dentro da sua empresa, agora você já sabe como resolver da melhor forma possível. Conheça-nos melhor: www.conexaonfe.com.br.
