Acompanhar e controlar as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa é um dos desafios dos gestores atuais. Isso porque nem sempre é recebida uma NF-e correta, o que reverbera na qualidade das informações financeiras sobre o negócio, além de comprometer as obrigações fiscais do empreendimento.

A boa notícia é que o serviço de checagem de NF-e não é tão complexo assim, e pode ser implementado de maneira prática e integrada aos demais processos contábeis da empresa. Quer saber mais? Continue lendo e confira como verificar se a NF-e emitida pelo seu fornecedor está correta!

A importância da NF-e correta

A nota fiscal é um documento que deve ser emitido em toda prestação de serviço ou aquisição de produto. Com o processo de modernização do sistema de notas, o Governo Federal adotou a emissão de notas fiscais eletrônicas, a NF-e, que facilita a geração e recebimento do documento. Assim, abandonam-se os papéis, e o documento passa a circular no ambiente digital em formato XML.

A partir desse sistema digital, as notas são emitidas com maior praticidade e segurança, uma vez que os dados vão direto do contribuinte para a Receita Federal, evitando extravios ou perda de dados no processo.

Além de ser usada para cumprir as obrigações fiscais e de impostos, a nota é um direito, muito útil em situações que envolvem devoluções ou problemas com o produto. Nela estão contidas informações bem importantes, como onde e quando o produto foi adquirido, dados sobre série, marca, tipo e valor.

Justamente por isso, a NF-e correta se torna uma ferramenta estratégica de gestão da empresa. Sua veracidade é essencial para que o gestor consiga acompanhar as movimentações financeiras do negócio e se prevenir de fraudes ou sonegação de impostos.

O problema é que muitos empresários têm dificuldade de controlar as NF-e que são emitidas contra o CNPJ da empresa. Em função, principalmente, do fluxo de compra e venda, elas podem apresentar inconsistências — o que torna a administração eficaz desses documentos algo urgente.

Como fazer o controle das NF-e recebidas pela empresa

Para ajudar você a evitar problemas fiscais e financeiros, veremos a seguir um passo a passo para avaliar uma NF-e correta.

Confira a legitimidade da nota

O processo de avaliação da NF-e começa com a aquisição de um produto ou a chegada deste até o estoque da empresa. Nesse ato, a NF-e já deve ser emitida pelo fornecedor e repassada aos funcionários da sua empresa, para que saibam o que esperar da entrega.

A primeira verificação, portanto, deve ser se a nota emitida é, de fato, relativa a algum produto que foi adquirido pela empresa. Essa checagem deve ser feita pelo alinhamento com outros setores da empresa, principalmente com os responsáveis pelas compras.

De maneira semelhante, é preciso conferir se, ao entregar a nota, o produto também foi entregue corretamente. Ele deve ser lançado no estoque quando essa conferência for realizada — ou seja, se o produto for reconhecido como uma real aquisição da empresa. Uma forma de facilitar esse processo é por meio da ordem de compra, que simplifica a gestão de entrada de novos produtos no empreendimento.

Existem hoje sistemas integrados de Controle em que são feitas as correspondências de forma automática dos produtos com o XML da NF-e e pedido. Desse modo, assim que o produto chega na empresa, o XML da NF-e vai para o seu sistema de armazenamento de forma correta.

Não confunda NF-e com DANFe

Ao contrário do que praticam algumas empresas, a correspondência do produto não deve ser avaliada apenas por meio da DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica). Ela não tem validade para ser entregue ao SPED fiscal e nem é aceita por mecanismos de fiscalização. Portanto, ao chegar uma mercadoria, deve-se comprar que o XML da mesma seja enviado virtualmente.

Os órgãos fiscalizadores conferem as transações por meio do XML da NF-e, pelo qual todas as informações do processo em questão podem ser conferidas e, portanto, armazenadas. Por isso é que a nota não pode ser substituída pelo documento auxiliar, e o lançamento dos dados da compra deve ser feito a partir do recebimento do XML que está na NFe.

Então, na chegada de qualquer DANFe na empresa é necessário que de fato ela é válida e vinculada à um XML e que o produto chegou na empresa antes de fazer qualquer pagamento.

Acompanhe a emissão de NF-e contra o CNPJ

Para garantir a confiança desses processos, é primordial que a empresa conte com uma gestão dos documentos recebidos que foram emitidos contra o seu CNPJ. E isso, atualmente, pode ser feito de forma automatizada: softwares de gestão recebem e armazenam todas essas NF-e e, a partir delas, podem verificar inconsistências e cobranças indevidas.

Como dissemos, um dos problemas centrais para gestores hoje é evitar a emissão de notas frias contra o CNPJ da empresa, o que configura crime fiscal e acarreta consequências econômicas para empresa, por meio de multas. Pois um sistema de gestão — como da ConexãoNF-e — auxilia inclusive a verificação de notas sem depender do fornecedor.

Uma vez integrada no SEFAZ, essa solução reúne e organiza as notas emitidas contra o CNPJ da empresa. Além disso, o software armazena as NF-e por até cinco anos e automatiza o processo de Manifestação de Destinatário, que é fundamental para garantir a veracidade das notas.

Resolva inconsistências

Alguns erros, quando reconhecidos, podem ser corrigidos na nota, enquanto outros necessitam da emissão de um novo documento. Um exemplo é a alteração de endereço, que pode ser feita por meio da Carta de Correção eletrônica (Cce). Ela não altera o XML na NFe, apenas funciona como um documento complementar à nota que esclarece informações equivocadas ou adiciona algum dado.

Já outras informações — como variáveis dos valores de impostos, indicações de incidência dos impostos, código de serviços, número da nota ou data de emissão, razão social — não podem ser alteradas, o que exige a emissão de uma nova NF-e.

Realize a Manifestação do Destinatário

De forma paralela e complementar aos procedimentos sinalizados anteriormente, uma das formas de garantir a veracidade da nota é realizar a Manifestação do Destinatário, um método criado pela Secretaria da Fazenda especificamente para esse fim.

Trata-se de uma série de eventos em que o destinatário da nota confere a procedência e entrega das mercadorias, confirmando ou negando a nota. Entre esses eventos, estão a indicação das ocorrências:

  • Ciência da Emissão;
  • Confirmação da Operação;
  • Desconhecimento da Operação;
  • Operação não realizada.

Este é um procedimento essencial para prevenção à emissão de notas frias, que são detectadas durante esse processo da manifestação.

Para evitar transtornos como esse, seja qual for o ramo de negócio, a conferência e o armazenamento das NF-e recebidas é necessária. Essa é uma das melhores formas de evitar golpes, cair indevidamente na fiscalização ou comprometer a saúde fiscal da empresa.

É diante desse cenário que os sistemas de integração desses documentos fiscais digitais têm sido a solução mais usada para verificar a validade das operações, otimizar o trabalho contábil e garantir a segurança dos dados fiscais. Tendo um controle de forma remota e automatizada dessas operações, é possível garantir o recebimento não só da NF-e correta, como dos demais documentos fiscais, a exemplo do CT-e.

Então, ficou interessado em saber como a ConexãoNF-e, um software especializado, funciona? Faça um teste gratuito e veja, na prática, como a automação pode ajudá-lo no controle fiscal do seu negócio!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e