Você já parou para calcular o tempo gasto na gestão de documentos fiscais? Quantas vezes precisou de uma nota fiscal e demorou horas para localizar?
A dificuldade em gerenciar os arquivos é comum. Muitas empresas sofrem, principalmente, por os processos serem feitos de forma manual.
Acontece que, hoje, graças às novas possibilidades da tecnologia, tudo pode ser muito mais simples, inclusive na hora de gerenciar os documentos fiscais.
Para otimizar a gestão, é importante monitorar tudo que é emitido contra o CNPJ da empresa. Nesse sentido, uma solução de monitor de NFe integrado à SEFAZ pode ajudar muito no controle e gestão de documentos.
Neste artigo, descubra o que considerar antes de contratar um monitor de NFe!
O que é monitor NFe?
Monitor NFe é um software que faz a captura de notas fiscais e de outros documentos direto da SEFAZ, e os disponibiliza em uma plataforma para consulta, gestão e monitoramento do status destes documentos.
Nesse sentido, um Monitor NFe é um aplicativo que facilita a organização e identificação de notas fiscais eletrônicas, a partir de arquivos XML e DANFE. O sistema consulta em tempo real todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e notifica no ERP o recebimento da NFe.
Na prática, um monitor NFe, como a ConexãoNF-e, automatiza a rotina do setor fiscal, eliminando o lançamento manual das notas.
Nota informativa: o que é NFe de entrada?
A nota fiscal de entrada é o documento que comprova a aquisição de mercadorias pela empresa. Esse tipo de NFe pode ser emitida devido à compra, devolução ou retorno de um produto.
Ademais, a NFe de entrada é importante para diversos processos, como gestão do estoque e controle de uso de matérias-primas. Além disso, o documento indica como e quando as operações de compra, devolução ou retorno de mercadoria foram feitas.
Para completar o conceito de NFe de entrada, vale destacar a diferença entre DANFE e XML da nota fiscal eletrônica:
- o DANFE não tem validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o transporte do produto;
- o arquivo XML é o documento que tem validade jurídica, e é exclusivamente digital.
Quais são os tipos de monitores NFe?
No mercado, existem vários tipos de monitores NFe. Algumas soluções são mais completas, outras nem tanto. Na prática, muitos softwares funcionam de modo parcial, ou seja, só fazem o recebimento dos documentos ou só a importação no ERP.
Por isso, é importante avaliar com calma as funcionalidades do monitor NFe. Somente assim, você poderá confirmar se essa é a solução ideal para a sua empresa.
O que avaliar na escolha de um monitor de notas fiscais?
Agora, você já sabe que um monitor de notas pode otimizar (e muito) a rotina do departamento fiscal. Mas como escolher a solução certa?
A seguir, listamos quatro pontos que você deve avaliar antes de contratar um monitor de NFe.
Funcionalidades
Na hora de selecionar o monitor de NFe ideal para sua empresa, busque conhecer as funcionalidades do sistema.
Em um único software, você pode fazer toda a gestão de XMLs. Portanto, garanta a contratação de um monitor de notas fiscais completo, como a ConexãoNF-e.
Veja algumas das funcionalidades da plataforma ConexãoNF-e:
- Portal de gestão automatizada de NFe, NFSe, NFCe e CTe;
- Acesso a todos os documentos fiscais emitidos contra o seu CNPJ ou CPF;
- Recebimento de NFSe de mais de 5.000 municípios de forma automática;
- Download de XML, DANFE, DACTE e DANFSE em lote;
- Consulta de status das notas na SEFAZ;
- Realização de manifestos com rapidez;
- Uso de marcadores que facilitam a gestão das notas fiscais.
Monitor em nuvem ou on-premise
Algumas das opções de monitor NFe disponíveis no mercado ainda são on-premise. Na prática, esse tipo de solução não é interessante, já que exige espaço físico e atualização de hardware, além de outros requisitos, que geram custos para as empresas.
Além disso, quando os documentos são armazenados localmente, e não em um servidor na nuvem, o risco de extravio e perda continua sendo alto. Por isso, a melhor alternativa é buscar um monitor disponível na nuvem, já que esse tipo de solução garante alta disponibilidade e segurança na gestão fiscal.
Facilidade de uso
Um bom monitor de notas deve ser um facilitador da gestão fiscal. Por isso, é importante que você confirme se a solução tem boa usabilidade, com navegação intuitiva, fácil e amigável.
Além disso, verifique também a velocidade de processamento e a estabilidade do monitor NFe. Afinal, de nada adianta ter uma solução que não atende os profissionais de imediato, no momento em que eles mais precisam.
Fácil integração com outros sistemas
Um monitor NFe completo deve ser capaz de se integrar com outros softwares, principalmente ERPs e sistemas contábeis. Ainda, quando integrado a outros aplicativos, o resultado é uma base única de dados que torna a gestão de documentos fiscais mais transparente e eficaz.
Além disso, esse sistema deve garantir que será possível importar o XML de forma automática no ERP, garantindo muito mais agilidade e produtividade na hora de gerenciar os documentos fiscais.
Conclusão
Quando você decide investir em um monitor NFe, o primeiro passo é escolher corretamente a solução ideal para a empresa. Entre tantas disponíveis no mercado, ConexãoNF-e é a mais completa.
Isso porque, a plataforma faz desde a captura dos documentos na SEFAZ e +5.000 prefeituras, até a importação no ERP e sistema contábil.
Mais de 10.000 empresas confiam na ConexãoNF-e para receber, armazenar, gerenciar e importar documentos fiscais de forma automática!
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