A ordem de compra (purchase order ou PO) tem papel fundamental no controle das despesas do negócio. Neste artigo, você vai aprender o que é uma ordem de compra, quais informações ela deve incluir, quais os principais benefícios de usá-la, e como é o passo-a-passo para implementar esse sistema na sua empresa.

O que é ordem de compra?

A ordem de compra é a confirmação oficial de uma encomenda. É um documento enviado do comprador ao fornecedor autorizando a compra.

A PO cumpre três funções principais. Uma delas é a gestão de entrada e saída de estoque. No caso de negócios que precisam de insumos ou revendem mercadorias, o documento ajuda a determinar quando certo item ou matéria-prima é necessário.

A segunda função está no controle financeiro. Se a despesa só é autorizada por meio de ordens de compra, então nenhum funcionário pode gastar dinheiro em nome da empresa sem ela.

A terceira função é para o parceiro, ou seja, o fornecedor. A ordem serve como um sinal de que está tudo certo e que aquele item ou serviço pode ser fornecido, já que o comprador se compromete a pagar por ele.

Ordens de compra não são contratos, quase sempre têm textos bem mais simples. Mas são normalmente aceitas como documentos que estabelecem uma relação comercial, especialmente a partir do momento em que o fornecedor as aceita.

Como funciona a ordem de compra em uma organização?

As informações constantes da PO podem variar, mas quase sempre incluem:

  • o nome da empresa que está comprando o bem ou serviço;
  • CNPJ do fornecedor;
  • data;
  • descrição e quantidade dos bens ou serviços (potencialmente com prazo de entrega);
  • preço;
  • condições ou informações de pagamento (ex. pagamento em até 30 dias por depósito bancário após entrega da mercadoria);
  • endereço de correspondência e/ou de entrega das mercadorias;
  • número da ordem de compra.

Em muitos casos, as ordens de compra só podem ser emitidas depois de um cadastro prévio do fornecedor. Ou seja, quem vai vender precisa antes informar à empresa alguns dados básicos, o que podem incluir informações bancárias.

Por sua vez, o fornecedor pode fazer uma consulta sobre a empresa (como crédito e dívidas) antes de aceitar receber a ordem de compra. As POs são usadas por vários motivos e beneficiam vários setores da empresa.

Expectativas claras

O pedido de compras dá à sua empresa uma oportunidade de deixar suas demandas muito claras e documentadas para os fornecedores. Isto permite que vocês falem a mesma língua em termos de tipo, categoria, cor, quantidade, prazo e endereço de entrega etc. Se o esclarecimento não foi o suficiente, ela serve como documento formal comprovando que a encomenda não foi entregue como combinado.

Gerenciamento de compras

A ordem de compra fornece ao profissional de compras, finanças ou operações a documentação necessária para rastrear e identificar as encomendas de forma mais eficiente.

Gerenciamento financeiro

Seu negócio se beneficia de ter registros claros de como gasta o dinheiro. Uma PO criada pode parar imediatamente no orçamento. O departamento financeiro ganha muita força quando toda compra precisa ser aprovada antes.

Proteção jurídica

Auditores - fiscais ou de investidores - estão constantemente em busca de discrepâncias. Eles vão olhar coisas como bens e serviços adquiridos pela empresa, preços e condições. As ordens de compra ajudam a documentar tudo e mostrar que a gerência está no caminho certo.

Como implementar um sistema de ordem de compra?

Nesta seção você vai conhecer dicas de como uma empresa que não tem um sistema de ordem de compra pode implementá-lo.

1. Defina uma política de compras

Um bom sistema de POs é aquele que faz valer as suas regras para compras. A política deve definir de forma clara e sucinta a posição da sua empresa a respeito de:

  • o papel das compras na empresa;
  • como os funcionários definem a escolha dos fornecedores;
  • se a prioridade é manter relações com fornecedores existentes ou sempre procurar novas opções;
  • quais tipos de compras exigem ordem de compra (ex. a partir de certo valor);
  • orientações éticas (ex. não comprar da empresa de um parente, etc.);
  • orientações de como negociar preços e condições;
  • como resolver conflitos com fornecedores.

2. Distribua papéis e responsabilidades

Uma vez que as regras do sistema de ordem de compra estão estabelecidas, é hora de definir as pessoas responsáveis pela sua execução. Os papéis mais comuns são:

  • administrador de sistemas: capaz de incluir e configurar as funções dos integrantes da equipe;
  • aprovador: pessoa com autoridade de gastar dinheiro da empresa. É quem dá o "carimbo" final (real ou virtual) na ordem de compra.
  • financeiro: a equipe de finanças deve ter acesso completo ao sistema, de forma a poderem controlar o processo e conciliar as faturas;
  • membro: qualquer funcionário autorizado a criar ordens de compra. Em empresas mais descentralizadas, serão muitos, ao custo de mais gente assumir a carga de funções administrativas.

3. Escolha as informações que precisam ser registradas

A maior parte dos sistemas de pedido de compras têm templates prontos. Mas como cada negócio é diferente, pode haver alguma informação extra que você acredite que deve constar. Em muitas empresas, como mostramos, apenas fornecedores pré-autorizados podem receber ordens de compra. Talvez eles recebam algum número de cadastro que deva constar no cabeçalho.

4. Escolha um sistema e implemente

Está claro que seu sistema de ordens de compra será eletrônico. A dúvida está entre adquirir um software do tipo que se instala nos servidores da empresa ou contratar um serviço "na nuvem", acessível pela internet. Além disso, normalmente os sistemas de gestão empresarial ERP já vem com a função. Por isso, caso sua empresa ainda não faça uso dessa prática e trabalhe com um sistema de ERP, é muito provável que você esteja deixando de ter uma gestão de compras mais organizada, apenas por desconhecimento da função e seus benefícios.

Estabelecer um sistema de ordem de compra traz vantagens para qualquer empresa. Mas é ainda mais importante para negócios médios e grandes como seu. Organizações maiores fazem mais compras, de modo que regras para POs (ou a falta delas) produzem mais impacto.

Com as dicas neste artigo, você está a meio caminho andado de estabelecer a melhor solução para a sua companhia.

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