As obrigações fiscais de uma empresa são muitas. Os impostos podem ser difíceis de calcular e as regras e alíquotas mudam constantemente. Para organizar melhor o trabalho de pagar os impostos ao longo do ano existe o calendário ou agenda tributária. Afinal, um gerente financeiro tem trabalho de janeiro a dezembro.

Neste artigo, você vai conhecer as melhores dicas para organizar uma agenda de obrigações fiscais e as prioridades para 2019. Acompanhe!

Como organizar um calendário de obrigações fiscais?

A primeira providência é identificar e classificar os tributos que sua empresa deve pagar nos 3 níveis: federais, estaduais e municipais.

Os tributos federais, naturalmente, incidem sobre todas as empresas. Porém, nem todas as obrigações são iguais. Dependendo do regime fiscal, por exemplo, o negócio terá alíquotas e prazos diferentes.

Os tributos estaduais são identificados em seguida. Note que sua empresa pode pagar imposto em mais de uma unidade da federação. Além disso, desde 1º de janeiro de 2019 o ICMS é cobrado no Estado de destino da mercadoria e não no de origem, como costumava ver.

Finalmente, há os tributos municipais, como IPTU e ISS. Sua empresa pode estar isenta deles, dependendo da atividade econômica, ou pode ser que eles tenham grande peso no orçamento.

Feito o levantamento das obrigações fiscais, pode-se começar a distribuí-las em um calendário com seus respectivos prazos.

O que é régua fiscal?

Régua fiscal é o procedimento para implantar novas obrigações tributárias na agenda. É uma atividade importante a ser feita todos os anos. Vários motivos existem para sua empresa passar a ter de pagar novos impostos, como:

  • houve mudança na legislação tributária;
  • sua empresa cresceu, mudou o regime fiscal e/ou passou a oferecer novos produtos ou serviços, sobre os quais incidem tributos diferentes;
  • sua empresa passou a fazer negócios em cidades ou Estados diferentes.

Também podemos citar a entrada em vigor de novas etapas de uma obrigação fiscal já conhecida, como o eSocial.

Quais são as principais obrigações fiscais para o calendário 2019?

Vamos conhecer agora, em detalhes, as principais obrigações para este ano.

1. Bloco K

Em vigor desde janeiro de 2017 para fabricantes de bebidas e cigarros, o Bloco K passou gradualmente a incluir mais variedades e tamanhos de empresas. Ele serve para que os estabelecimentos industriais prestem contas mensalmente sobre produção e consumo de insumos.

O cronograma de adesão às obrigações fiscais do Bloco K está no Ajuste Sinief 25/16 e separa as indústrias conforme seu segmento de mercado (dado pelo CNAE). Os grupos vão sendo "recrutados" sempre em janeiro, mas dependendo do segmento do seu negócio, as regras podem já estar em vigor ou valer apenas a partir de 2022. Consulte o Ajuste e o CNAE para verificar.

2. EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um dos módulos do SPED em complemento ao eSocial. Seu objetivo é registrar os rendimentos pagos e retenções não relacionados ao trabalho.

Uma instrução normativa publicada pela Receita Federal em outubro de 2018 alterou os prazos da EFD-Reinf. Para a maior parte das empresas do 2º grupo, que faturaram até 78 milhões em 2016, as entregas começaram a ser aceitas a partir de 10 de janeiro de 2019, relativas a fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2019. As empresas maiores, do 1º grupo, começam suas entregas em maio de 2018.

Já as empresas do 3º grupo começam a entregar apenas a partir de 10 de julho de 2019, referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de julho do mesmo ano. Tome nota!

3. Dirf — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf) é feita pela fonte pagadora (ou seja, sua empresa) para ajudar a fiscalização da Receita Federal. Ela informa os rendimentos pagos a pessoas físicas residentes no Brasil, o valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte e os pagamentos a plano de saúde coletivo empresarial. Também registra pagamento ou remessa a residentes no exterior.

Além dos rendimentos, a Dirf deve informar todos os beneficiários deles. E inclui, entre outros itens, previdência complementar, planos de seguros de vida, dividendos e lucros, honorários advocatícios e algumas outras despesas. As regras estão na Instrução Normativa RFB nº 1836 (2018).

O prazo para entregar a Dirf 2019, relativa ao ano-calendário de 2018, foi dia 28 de fevereiro de 2019.

4. RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) foi entregue até 5 de abril de 2019. É obrigatória para todos os estabelecimentos ou arquivos com 11 ou mais vínculos empregatícios. A RAIS contém informações sobre salário, horas extras, contribuição sindical, entre outros.

5. GTIN

GTIN é a sigla para Global Trade Item Number (número global de item comercial, em inglês), um código identificador de 14 dígitos atualmente usado apenas em códigos de barras.

Os produtos que possuem código de barras com GTIN precisam ser cadastrados para que a Nota Fiscal Eletrônica seja validada. A medida dificulta fraudes, como uma mercadoria ser vendida com o registro de outra. No Brasil, a responsável pela atribuição dos GTINs é a GS1.

Uma nota técnica da Receita publicada em março de 2019 adiou a data de implantação para 7 de maio de 2019.

6. ECD e ECF

A Escrituração Contábil Digital (ECD) também faz parte do SPED. Ela não é obrigatória para todas as empresas (por exemplo, as optantes pelo Simples Nacional). Inclui transmissão de Livro Diário, Livro Razão, Livro Balancetes Diários e outros registros contábeis. Deve ser entregue até 30 de maio.

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) tem o objetivo de interligar os dados contábeis e fiscais IRPJ e da CSLL. Também é obrigação de quase todas as empresas (as optantes pelo Simples estão isentas desta obrigação também). Seu prazo é 31 de julho.

7. eSocial

O governo publicou em outubro de 2018 o novo cronograma do eSocial. Os prazos das obrigações variam de acordo com o tamanho da empresa e se ela optou ou não pelo Simples Nacional. As optantes têm prazos mais extensos. As informações de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) devem ser entregues em 2020.

8. Simples Nacional

A guia do Simples Nacional (um DAS) vence no dia 20 do mês seguinte à receita.

9. Obrigações Tributárias Estaduais (OTA)

A maior parte dos Estados do Brasil ainda mantém obrigações tributárias acessórias (OTA) separadas do Sped. Outros já aproveitam o Sped para que as empresas realizem a confissão tributária de suas apurações do ICMS/IPI. Você precisa consultar a administração tributária na UF em que sua empresa atua para conferir se há obrigação e os prazos.

10. DCTF

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais é entregue mensalmente, sempre a respeito do período de apuração de 2 meses antes. Por exemplo, 22 de abril de 2019 é o prazo para a entrega da DCTF referente a fevereiro do mesmo ano.

As obrigações fiscais estão entre os elementos mais importantes da administração da empresa. Identificá-las e distribui-las em um calendário ao longo do ano assegura que nenhuma delas será esquecida e ajuda o negócio a ter dinheiro em caixa para cumpri-las.

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