Implantado há 11 anos, o Sped fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) segue sendo um desafio para os profissionais da área de contabilidade, embora tenha trazido inúmeros avanços para o setor.

Com o apoio da tecnologia, os processos ganham celeridade, confiabilidade e maior transparência. Em contrapartida, é necessária a especialização cada vez maior dos profissionais, que precisam lidar com ferramentas que não eram utilizadas.

Mas isso não é uma má notícia. Pelo contrário! Trabalhar debruçado sobre uma enorme pilha de papéis e documentos já faz parte do passado em diversos países do mundo e, no Brasil, com a implantação do Sped fiscal, essa nova realidade chegou para trazer mais vantagens do que desvantagens.

Neste artigo, detalhamos o que você precisa saber sobre Sped fiscal. Acompanhe!

O que é Sped Fiscal?

Instituído por meio do Decreto 6.022/2007, como um dos braços do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal, o Sped traz uma sistemática contábil que simplifica a prestação de informações aos órgãos fiscalizadores da Receita Federal.

A intenção dos governantes da época foi modernizar os sistemas responsáveis pelo cumprimento das obrigações acessórias, integrando as administrações tributárias das esferas federal, estadual e municipal.

A principal finalidade do Sped fiscal é fazer com que a recepção, validação, armazenamento e autenticação de dados contábeis ocorra de forma única, eletrônica e sem a dependência de processos físicos. Com isso, ganha-se em agilidade e segurança.

Antes do Sped, toda a documentação emitida era baseada em assinaturas e carimbos físicos, o que demandava muito mais fiscais para verificar as informações e gerava problemas como a perda de dados importantes.

Com o Sped eletrônico, formou-se um enorme banco de dados que pode ser fiscalizado à distância, trazendo maior agilidade ao processo. Além disso, com tantas informações disponíveis, até mesmo a tomada de decisões estratégicas pode ser afetada diretamente.

Quais são os desafios com o uso do Sped fiscal?

Assim como qualquer nova tecnologia, o Sped fiscal também trouxe a sua parcela de dificuldades, sobretudo para aqueles profissionais que já estavam acostumados a trabalhar da maneira tradicional.

Afinal de contas, embora a praticidade tenha aumentado, a exigência também cresceu, e dados anteriormente não informados passaram a ser detalhados com maior cuidado nos sistemas.

A ocorrência de inconsistências, comuns a sistemas de tecnologia, também passaram a se tornar frequentes, além das inevitáveis quedas, que podem gerar alguns atrasos. Porém, o consenso geral é que esses são problemas pequenos, perto dos avanços alcançados com o Sped fiscal.

Como o Sped pode ser utilizado?

O Sped é formado por três pilares básicos:

  • Escrituração Fiscal Digital (EFD): usada para a apuração do ICMS e do IPI;
  • Escrituração Contábil Digital (ECD): versão digital do livro diário da empresa, do livro razão e do livro balancetes diários;
  • Nota Fiscal Eletrônica (NFE): tem a função de substituir a nota impressa.

Essa tríade contábil, que antes era totalmente feita por processos manuais, com assinatura e carimbo em papéis, agora passa a ser inserida em sistemas eletrônicos, que permitem que as informações sigam em um fluxo digital, facilitando não apenas a prestação de contas, mas também a fiscalização por parte da Receita Federal.

Quais são as vantagens do Sped?

Anteriormente, abordamos a agilidade proporcionada pelo Sped Fiscal, uma vez que os arquivos em papel são 100% substituídos pelos digitais. Mas esse é apenas um dos aspectos.
Ao reduzir drasticamente a sua necessidade de arquivos físicos, o Sped Fiscal permite que você elimine boa parte dos custos com armazenamento, já que poderá abrir mão do espaço antes destinado a guardar documentos ou mesmo usar o local para outras finalidades mais produtivas.

O sistema do Sped Fiscal também é bastante eficaz na padronização das informações prestadas ao governo, o que simplifica a administração dos tributos da empresa.

Outro aspecto importante é a segurança: os arquivos são assinados eletronicamente, por meio de uma certificação digital. Esse modelo diminui a incidência de fraudes contra a empresa, já que a assinatura eletrônica não pode ser copiada ou falsificada. A sua aquisição pode ser realizada junto a empresas autorizadas pela Receita Federal.

O que muda para o contador da empresa?

Com o Sped, todos os processos de prestação de contas e emissão de notas fiscais passam a ser eletrônicos. Portanto, tanto o contador quanto a sua equipe precisam de especialização e conhecimento dos sistemas utilizados.

Outro aspecto importante é referente à estrutura da sua empresa: os bancos de dados e os provedores de acesso à Internet devem ser adequados à nova realidade, que exige muito mais recursos no mundo virtual. Gestores e colaboradores devem estar cientes de suas responsabilidades em cada etapa do processo.

O Sped Fiscal permite que as documentações sejam arquivadas eletronicamente, gerando poderosos bancos de dados que poderão ser muito úteis aos negócios da empresa, quando bem utilizados.

A forma de arquivamento é, portanto, a principal mudança a ser enfrentada pelos contadores, uma vez que eles se acostumaram a trabalhar com arquivos físicos. Além de ocupar muito mais espaço, a papelada gerada pelo fisco antigo não oferece a mesma segurança e nem fidedignidade dos dados.

A Receita Federal disponibilizou, no site do órgão, diversos manuais para que os contadores saibam quais são as principais regras e aspectos referentes ao Sped Fiscal. Portanto, não deixe de consultar e elabore treinamentos específicos para a sua equipe.

O Sped é obrigatório? Como devo entregá-lo?

O Sped Fiscal deve ser enviado por todas as empresas do regime normal, que compreende o Lucro Real ou o Lucro Presumido. É importante ressaltar que, mesmo que um contador terceirizado seja responsável por realizar o serviço de contabilidade, a responsabilidade pela entrega é da própria empresa.

A entrega deverá ser feita por meio de um sistema que gere os arquivos Sped, tanto os de contabilidade quanto as notas fiscais eletrônicas. Os arquivos podem ser baixados no próprio site da Receita Federal.

Como você viu, o Sped Fiscal traz inúmeras facilidades para a sua empresa, representando uma forma mais moderna e funcional de prestar contas à Receita Federal. Além disso, com ele você ganha tempo, segurança e agilidade em seus processos internos.

Além disso, oferecemos uma ferramenta especializada no armazenamento de NFe. Você pode saber mais através do site www.conexaonfe.com.br. Comece com um teste grátis e descubra como pode ganhar em produtividade na gestão de documentos fiscais com ConexãoNF-e.


Você também pode gostar

Receba conteúdos sobre
gestão fiscal por e-mail!

Tenha total controle sobre as NFe e CTe emitidas contra sua empresa

Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e