O Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) surgiu em 2007, com o objetivo de facilitar a relação entre contribuintes com o Fisco, a partir da tecnologia. Assim, os processos ganham celeridade, confiabilidade e maior transparência.

Já é de conhecimento geral que a tributação e as leis brasileiras são muito burocráticas e sofrem com constantes mudanças, portanto, informatizar e estabelecer um portal de transmissão única de várias informações é um método que auxilia todas as partes interessadas.

Confira a seguir mais informações sobre o que é o Sped fiscal e como usá-lo!

O que é Sped Fiscal?

Instituído por meio do Decreto 6.022/2007, como um dos braços do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal, o Sped traz uma sistemática contábil que simplifica a prestação de informações aos órgãos fiscalizadores da Receita Federal.

A intenção dos governantes da época foi modernizar os sistemas responsáveis pelo cumprimento das obrigações acessórias, integrando as administrações tributárias nas esferas federal, estadual e municipal.

A principal finalidade do Sped fiscal é fazer com que a recepção, validação, armazenamento e autenticação de dados contábeis ocorra de forma única, eletrônica e sem a dependência de processos físicos. Com isso, ganha-se em agilidade e segurança.

Com o Sped eletrônico, formou-se um enorme banco de dados que pode ser fiscalizado à distância, trazendo maior agilidade ao processo.

Quais são os módulos do Sped?

O Sped é formado por três pilares básicos:

  • Escrituração Fiscal Digital (EFD): usada para a apuração do ICMS e do IPI;
  • Escrituração Contábil Digital (ECD): versão digital do livro diário da empresa, do livro razão e do livro balancetes diários;
  • Documentos fiscais eletrônicos: tem a função de substituir os documentos fiscais impressos, tais como NF-e e CT-e.

Essa tríade contábil, que antes era totalmente feita por processos manuais, com assinatura e carimbo em papéis, agora é inserida em sistemas eletrônicos, que permitem que as informações sigam em um fluxo digital, facilitando não apenas a prestação de contas, mas também a fiscalização por parte da Receita Federal.

A seguir, listamos os módulos que estão presentes no Sped:

Central de Balanços

Reúne demonstrações e documentos fiscais e contábeis em um único local, dispondo acesso público a estes arquivos. Para as sociedades anônimas fechadas, é obrigatório publicar seus atos societários na Central de Balanços.

ECD

A Escrituração Contábil Digital é composta por livros contábeis, que antigamente eram físicos, onde estão todas as movimentações financeiras da empresa. São eles:

I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal veio para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Ela é constituída em blocos, que dividem o que deve ser preenchido e entregue. Por ser extenso e complexo, é altamente recomendável contar com um contador, além de armazenar seus documentos fiscais sempre. Saiba mais sobre a ECF neste eBook gratuito.

EFD Contribuições

A EFD-Contribuições é utilizada para realizar a escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, entre outras obrigações. Contempla também a escrituração digital da Contribuição previdenciária sobre a Receita Bruta (veja detalhes no tópico sobre a EFD-Reinf).

EFD ICMS IPI

A Escrituração Fiscal Digital é um arquivo que compila escriturações de documentos fiscais e outras informações de interesse ao Fisco.

EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais fornece informações sobre os rendimentos pagos e retenções de impostos não relacionados ao trabalho, ou para apuração de contribuições previdenciárias. Assim, ela substitui o módulo da EFD-Contribuições que apura a CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).

e-Financeira

Segundo o próprio Sped, a "e-Financeira é um conjunto de arquivos digitais referentes a cadastro, abertura, fechamento e auxiliares, e pelo módulo de operações financeiras". Assim, é necessário informar no documento as movimentações de contas correntes, rendimentos, entre outros.

eSocial

Sigla para Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial é um sistema em que empregadores comunicam ao Governo as informações acerca dos trabalhadores. O eSocial já tem um portal próprio.

Documentos fiscais no Sped

Existem alguns módulos do Sped que tratam especificamente de documentos fiscais eletrônicos, são eles:

CT-e: O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente. Ele tem o intuito de documentar, para fins fiscais, prestação de serviço de transporte de cargas realizado por qualquer modal.

MDF-e: É um documento fiscal criado com o objetivo de simplificar os procedimentos burocráticos envolvendo o transporte de cargas. Na prática, a ideia central por trás do manifesto é a otimização do tempo de fiscalização nas estradas, tendo em vista que ele reúne todos os dados referentes às Notas Fiscais eletrônicas e Conhecimentos de Transporte.

NFC-e: A nota fiscal do consumidor eletrônica é um documento que tem por objetivo principal substituir as emissões de papéis (cupons fiscais) para consumidores finais, sem perder a validade e garantia jurídica.

NF-e: A Nota Fiscal eletrônica é o documento que comprova uma transação comercial, ou seja, a compra e venda de produtos e serviços. Nela estão as informações da mercadoria, emitente, destinatário, impostos, entre outras.

NFS-e: Assim como existe a NF-e para produtos, há também a nota fiscal de serviço eletrônica. Sua emissão ainda fica a cargo de cada prefeitura, porém, o Sped já tem projetos para padronizar a NFS-e e assim facilitar a vida do contribuinte.

Todos estes arquivos digitais são em XML, o que garante a validade fiscal e jurídica do documento a partir da assinatura digital.

Quais são as vantagens do Sped?

Anteriormente, abordamos a agilidade proporcionada pelo Sped Fiscal, uma vez que os arquivos em papel são 100% substituídos pelos digitais. Mas esse é apenas um dos aspectos.

Ao reduzir drasticamente a sua necessidade de arquivos físicos, o Sped Fiscal permite que você elimine boa parte dos custos com armazenamento, já que poderá abrir mão do espaço antes destinado a guardar documentos ou mesmo usar o local para outras finalidades mais produtivas.

O sistema do Sped Fiscal também é bastante eficaz na padronização das informações prestadas ao governo, o que simplifica a administração dos tributos da empresa.

Outro aspecto importante é a segurança: os arquivos são assinados eletronicamente, por meio de uma certificação digital. Esse modelo diminui a incidência de fraudes contra a empresa, já que a assinatura eletrônica não pode ser copiada ou falsificada.

O que muda para o contador da empresa?

Com o Sped, todos os processos de prestação de contas e emissão de notas fiscais passam a ser eletrônicos. Isso facilita muito a rotina, se comparado a antigos processos com documentos impressos.

Além disso, existem diversos softwares e ferramentas online que podem ajudar a cumprir com as obrigações do Sped, como por exemplo a ConexãoNF-e, que faz a captura de documentos fiscais eletrônicos direto da SEFAZ, agilizando o processo de montar declarações mensais.

Contudo, um ponto de preocupação é sobre as rápidas mudanças das leis e regras fiscais. Para ficar sempre de acordo com o que é vigente, é preciso gastar mais tempo procurando as bases legais e estudando sobre todas as atualizações quando elas ocorrem. Você pode contar com assistentes fiscais como o Tax Planner nessa tarefa.

Além disso, a Receita Federal disponibilizou no site do órgão diversos manuais para que os contadores saibam quais são as principais regras e aspectos referentes ao Sped Fiscal. Portanto, não deixe de consultar e elaborar treinamentos específicos para a sua equipe.

O Sped é obrigatório? Como devo entregá-lo?

O Sped Fiscal deve ser enviado por todas as empresas do regime normal, que compreende o Lucro Real ou o Lucro Presumido. É importante ressaltar que, mesmo que um contador terceirizado seja responsável por realizar o serviço de contabilidade, a responsabilidade pela entrega é da própria empresa.

Para fazer a entrega de seus módulos, é importante contar com um software que gere o arquivo Sped, sendo que existe a opção de fazer download de arquivos no próprio site da Receita Federal.

Como você viu, o Sped Fiscal traz inúmeras facilidades para a sua empresa, representando uma forma mais moderna e funcional de prestar contas à Receita Federal. Além disso, com ele você ganha tempo, segurança e agilidade em seus processos internos.

Gostou do conteúdo? Conheça também o Tax Planner, um super calendário fiscal com alertas de entrega, bases legais e dicas de fechamento, e veja como otimizar sua rotina para ganhar produtividade.

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e