Contar com softwares é uma excelente forma de otimizar a administração da empresa. No entanto, problemas começam a surgir quando esses softwares não conversam entre si. Para resolver isso, existe a integração de sistemas.

Geralmente, departamentos diferentes precisam de programas específicos — seja para editar planilhas, controlar estoque, reconciliar contas ou fazer ordens de compra. O resultado é que muitas ferramentas diferentes são usadas na organização. Quando elas não se integram umas às outras, fica bem mais difícil para funcionários e equipes trabalharem de forma eficiente para alcançar os objetivos do negócio.

A integração de sistemas poupa tempo e dinheiro. Em vez de empregar uma grande variedade de ferramentas para realizar tarefas cotidianas, um gestor deve implementar a menor quantidade possível e integrá-las de forma compacta.

Neste texto, você vai entender melhor o que é integração de sistemas, por que ela é importante e quais seus principais benefícios. Também vai aprender como fazer essa integração e como verificar se um sistema pode ser integrado.

O que é integração de sistemas?

Integrar sistemas é reunir vários componentes independentes e colocá-los para trabalhar em conjunto. Se a sua empresa usa vários subsistemas diferentes, conectá-los em um só sem perder informações valiosas pode ajudá-la a cortar gastos, ganhar produtividade, tomar decisões melhores e ser mais competitiva.

Pense em todos os subsistemas diferentes envolvidos na venda de uma única mercadoria:

  • o setor de vendas faz a emissão da nota fiscal;
  • a contabilidade acrescenta o valor da nota às receitas da empresa;
  • o financeiro faz uso do registro para calcular impostos;
  • o setor de estoque remove a mercadoria do registro;
  • em algum momento, o setor de compras se prepara para repor a unidade vendida;
  • o marketing toma nota para identificar os produtos mais bem-sucedidos e aqueles que fizeram parte da última campanha publicitária.

Com a tecnologia tradicional, pelo menos um funcionário em cada setor fará o registro da venda e sua respectiva consequência. Como os sistemas não conversam entre si, milhares de horas são perdidas todos os anos nesse retrabalho. É como se cada departamento funcionasse como uma empresa diferente.

Com a integração de sistemas, uma informação precisa ser gerada uma única vez — e será automaticamente transmitida para todos os outros departamentos.

Quais são os principais benefícios da integração de sistemas?

Redução de erros

Duplicar dados em vários sistemas diferentes gera uma menor precisão. Ao reduzir a necessidade do cadastro de informações em sistemas diferentes e por pessoas diferentes, a administração reduz as oportunidades de erro humano.

Como os dados são usados para tomar decisões estratégicas, é necessário que eles sejam precisos e consistentes.

Melhora na produtividade

A automatização de processos, como os de conciliação financeira, e o trânsito automático de dados de um departamento para outro representam que seus funcionários não precisam mais cadastrar informações manualmente em cada subsistema da empresa. Ao remover essas tarefas cotidianas, os profissionais ganham tempo e podem encarar desafios mais intelectualmente estimulantes, aumentando também a satisfação com o trabalho.

Otimização de processos

A automatização possibilitada pela integração de sistemas significa que a gestão pode trabalhar mais na qualidade da equipe e não no tamanho. Profissionais habilidosos e experientes podem se concentrar mais em tarefas que farão a empresa crescer e evoluir — em vez de perdem horas com rotinas burocráticas.

Mais qualidade nas decisões

A integração de sistemas tem se tornado cada vez mais atraente para as empresas por permitir analisar cada decisão e detectar todos os erros. Com os dados centralizados em um só local, cada mudança tem efeito imediato e automático no sistema inteiro, eliminando a probabilidade de análises incorretas e fornecendo uma visão completa e com clareza da saúde da empresa.

Redução de custos

Reunir todas as informações em um só local resulta em grande economia de espaço para armazenamento de arquivos. No entanto, o maior benefício para a lucratividade resultará da automatização de tarefas e do foco renovado em análises mais bem-informadas, permitindo identificar oportunidades para cortar custos e reduzir gargalos todos os dias.

Como fazer a integração de sistemas?

O ideal é que as empresas busquem por soluções únicas que atendam a demanda de diversos departamentos, e, também, sistemas que possam conversar entre si por meio de APis (Application Programming Interface).

Hoje em dia, uma das soluções bases de uma empresa em sua gestão é o ERP, sigla em inglês para Enterprise Resource Planning ou, em tradução, planejamento dos recursos da empresa. Essa categoria de software é desenhada em módulos normalmente instalados gradualmente e de acordo com as necessidades e configurações da empresa.

O ERP é um serviço muito interessante que estará conectado à diferentes departamentos da organização, mas, que é só a ponta do iceberg.

Quando falamos de funções que um ERP não detém, como automações de Marketing, por exemplo, cabe a empresa avaliar sabiamente soluções que vão "conversar" com os sistemas já implantados na organização.

Geralmente, softwares mais populares são os que mais apresentam APis para integrar funções e informações à outras ferramentas. Além disso, soluções como o Zapier já trabalham exclusivamente para integrar sistemas (principalmente onlines).

Como saber se um sistema pode ser integrado?

A chave para conduzir um projeto de integração é criar estratégias considerando todos os aspectos relevantes, como os dados, a segurança, a correspondência de mensagens entre os diferentes departamentos e as redes entre eles.

Se essa etapa não for cumprida de forma proativa, a integração corre o risco de ser feita apenas ponto a ponto, ou seja, entre cada departamento e as soluções, mas sem estabelecer conexões entre os diferentes segmentos da empresa. Essa incompletude pode comprometer os ganhos operacionais possibilitados por uma integração plena dos sistemas.

O que considerar na integração de sistemas?

A integração de sistemas é um complicado processo de engenharia. A cada fase do processo, vastas quantidades de informações preciosas podem ser perdidas. Contar com o apoio de uma empresa especializada para fornecer esse serviço é a forma mais segura e eficiente de alcançar os objetivos da integração sem perder nada importante.

Com o serviço da ConexãoNF-e, por exemplo, o recebimento de notas fiscais pode ser integrado ao sistema de gestão ERP, facilitando o lançamento de documentos fiscais, eliminando a necessidade de digitação e fazendo várias validações entre as informações do XML e no ERP.

A integração de sistemas é uma ótima forma da sua empresa aumentar a competitividade. Ela ajuda a satisfazer as demandas dos clientes e a aumentar a eficiência dos processos do negócio. Também permite fazer análises mais claras sobre o que precisa ser corrigido e como isso será feito. O que você está esperando para implementar essa solução?

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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e