Empresas lidam todos os dias com grandes volumes de dados e origem de fontes variadas, por exemplo, fluxo financeiro, informações relacionadas aos colaboradores, fornecedores e clientes.
Sendo assim, não realizar o gerenciamento mais adequado desse material, mantendo a segurança de dados, pode ocasionar prejuízos para qualquer organização.
A proteção deve ser realizada tanto em relação aos próprios dados quanto aos de terceiros. Isso porque, é necessário atender às normas legais de proteção, conforme determina a lei geral de proteção de dados (LGPD).
O Brasil está em 12° lugar no ranking global das ocorrências de vazamentos de informações confidenciais. De acordo com o relatório da empresa Surfshark, o vazamento de dados vitimou 18 milhões de pessoas e organizações em todo o mundo.
As consequências de uma gestão precária na segurança de dados podem afetar o setor financeiro de uma instituição, além de gerar problemas legais e prejudicar a imagem da empresa.
Ao longo deste artigo, você vai entender por que é fundamental proteger os dados do seu negócio. Ainda, quais são as melhores práticas para garantir a segurança das informações de sua empresa e seus clientes. Tenha uma ótima leitura!
O que é segurança de dados
Da mesma forma que uma pessoa protege sua casa com alarme, um cachorro, muro alto ou cerca, tentando diminuir os riscos de invasões e assaltos, as informações de uma empresa também devem ser preservadas.
A segurança em bancos de dados está relacionada aos mecanismos de proteção que podem ser aplicados para garantir camadas de proteção aos dados.
Em uma organização, isso significa criar medidas protetivas para controlar acesso de pessoas não autorizadas aos dados, preservando a integridade, confidencialidade e disponibilidade desses arquivos. Além de evitar possíveis vazamentos.
Muitas vezes, esses vazamentos ocorrem, não devido à ação de hackers, e sim de dentro para fora da instituição. Em um relatório da empresa de consultoria Forrester, foi constatado que 33% dos casos de informações vazadas podem ter causas internas.
Simplificando, a segurança de dados nas empresas é o conjunto de ações preventivas e reativas, com foco na confidencialidade, integridade, autenticidade, conformidade, irretratabilidade e correta disponibilização das informações.
Desse modo, evita-se que agentes maliciosos ou até mesmo em um descuido interno, crie situações de risco que comprometam a saúde de um negócio.
LGPD e a segurança da informação
É importante destacar que a segurança de dados na internet é de responsabilidade das empresas e, em casos de vazamentos, a organização pode ser penalizada.
De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, N° 13.709, o tratamento de dados deve respeitar as diretrizes da legislação, sendo passível de penalidades legais quando não respeitadas. Nesse sentido, podem ser apenas advertências ou até mesmo multas que podem chegar a 2% sobre o faturamento do negócio, tendo o limite de R$ 50 milhões.
O principal objetivo da LGPD é estipular limites para a forma com que empresas e os órgãos públicos coletam, armazenam, utilizam e compartilham os dados das pessoas.
A LGPD converge com a legislação, já estabelecida pelo Artigo 5 da Constituição Federal brasileira, pelo Código de Proteção ao Consumidor, instituído em 1990 e o Marco Civil da Internet (Lei n° 12.965). Garantindo a privacidade, segurança, transparência e um controle maior sobre as suas próprias informações.
Boas práticas para a segurança de dados
Algumas práticas na gestão de segurança de dados podem reduzir prejuízos e evitar que a imagem da marca seja prejudicada. Confira 5 procedimentos que vão proteger os arquivos da sua empresa, tornando seu negócio mais adequado à LGPD.
1. Criptografia e segurança de dados
Compartilhar informações sigilosas online sempre pode abrir portas e aumentar os riscos de ataques dos agentes maliciosos. A criptografia de dados é eficiente quando se trata de segurança de dados na internet. Esse recurso possibilita codificar e decodificar dados como senhas ou chaves de acesso, diminuindo invasões de sistemas.
Por isso, é importante escolher softwares com ferramentas capazes de efetuar a criptografia e segurança de dados sigilosos. Esse recurso utiliza uma chave de acesso que dificulta a decodificação das mensagens.
2. Armazene dados na nuvem
Um dos procedimentos relacionados à segurança de dados para empresas é a computação na nuvem. Por meio da cloud computing os arquivos armazenados têm seu acesso e compartilhamento descentralizados com maior agilidade.
Nesse sentido, é possível controlar os acessos por meio de recursos de autenticação pessoal, por exemplo, tokens e senhas.
3. Faça cópias de segurança
Realizar backup é uma maneira de garantir que as informações estarão sempre disponíveis, mesmo em casos que ocorram algum tipo de violação ou danificação dos dados.
A ConexãoNF-e, por exemplo, garante o armazenamento de documentos fiscais eletrônicos por no mínimo 5 anos, conforme a determinação da lei sobre a guarda de XMLs.
4. Gestão de riscos em TI
As políticas de governança podem gerar dúvidas quando estiverem relacionadas ao tratamento dos grandes volumes de informações, por exemplo, em relação a como reduzir os riscos e aumentar a segurança de dados na internet. Muitas vezes, vazamentos acontecem por algum tipo de erro interno, nem sempre criminoso.
Nesse caso, é importante que todos os envolvidos (gestores, fornecedores, colaboradores e parceiros) estejam alinhados às diretrizes de compliance da instituição e desenvolvam em conjunto as boas práticas de segurança.
Ainda, a gestão de TI deve entender quais os riscos relacionados aos dados, para adotar procedimentos e tecnologias capazes de mitigar qualquer acesso não autorizado, interrupções dos processos ou vazamentos e roubo de dados.
5. Invista em serviços e tecnologia de segurança
A expressão “o barato sai caro” é muito verdadeira quando o assunto é perda e roubo de dados sigilosos de empresas. Além de problemas legais, informações vitais para a organização podem simplesmente serem danificadas para sempre.
Por isso, investir em tecnologia de segurança da informação e escolher softwares adequados às leis é o melhor caminho para evitar problemas.
Outro ponto importante é ter cuidado com os sites que são acessados pela empresa. Hoje existem muitos “conversores de XML para PDF”, entre outros, que são sites onde o usuário joga um documento (que pode ter informações importantes) e faz download dele em outro formato. É preciso verificar se estes sites são confiáveis.
Aumente a segurança de dados da sua empresa
Para se adequar à lei de segurança de dados e proteger suas informações, é fundamental que a empresa busque nos recursos tecnológicos maneiras de criar camadas protetivas para reduzir ou mesmo evitar a ação de invasores, ou falhas dentro da própria equipe de colaboradores.
Ter como prioridade a preservação de dados, realizando backups, atualizações de softwares e estabelecendo boas práticas de segurança na organização, vai garantir que o negócio esteja adequado à legislação vigente, fundamental para o compliance da instituição. Desse modo, prejuízos financeiros são evitados, relacionados a questões fiscais e com a imagem do negócio.
Como a ConexãoNF-e pode ajudar
Com ConexãoNF-e, os dados de documentos fiscais eletrônicos da sua empresa estarão protegidos, já que o software utiliza a tecnologia de criptografia e os XMLs ficam armazenados em nuvem pelo tempo determinado em lei.
Além disso, é possível controlar o acesso dos usuários através de perfis, e monitorar as alterações a partir do histórico de cada arquivo.
Conheça a ConexãoNF-e e garanta mais controle na gestão de documentos fiscais da sua empresa!
Conclusão
Cuidar da segurança de dados da empresa é essencial, não só para cumprir com a legislação, mas também para evitar prejuízos financeiros e de reputação da marca.
Por isso, é importante investir em ações de gestão da segurança de dados e em compliance, além de escolher softwares adequados e seguros para o tratamento de informações.
Para saber mais informações sobre como proteger os ativos da sua empresa, leia também o nosso conteúdo sobre o que é e como aplicar o compliance fiscal e tributário!
