Cinco passos para ter um escritório contábil mais produtivo

As atividades de um escritório de contabilidade vão além de guardar documentos e gerenciar obrigações fiscais e tributárias de clientes: ele passou a ser mais participativo no dia a dia das empresas e seus profissionais assumiram uma postura de consultoria, fornecendo dicas até mesmo para melhorar a gestão e a produtividade do negócio.

Mas, e o próprio escritório? O que tem feito para se tornar mais produtivo?

Nós sabemos que a rotina de um escritório contábil é uma correria só, pois precisa lidar com dados de vários clientes e ainda cuidar da sua própria gestão, por isso, manter o ambiente organizado não é uma opção, e sim fundamental para dar conta das tarefas ao longo do dia e ter a maior produtividade possível. Por isso, separamos cinco dicas que podem ajudar você nessa tarefa.

Planeje-se

Seu escritório faz um planejamento estratégico periódico, para saber as atividades e metas que precisa realizar dentro de um prazo determinado? Se não, essa estratégia é um ótimo ponto de partida para organizar, atribuir e acompanhar tarefas.

Checklist

No início do dia, reserve uns minutinhos para listar as atividades que precisam ser realizadas até o final do expediente, organizando-as por prioridades e estipulando horários de entrega. Visualizar o que precisa ser feito ajuda a aproveitarmos melhor o tempo.

Reuniões

Não é raro uma reunião se estender por mais tempo do que deveria. Por isso, a dica aqui é estabelecer datas fixas para reuniões de equipe e com seus clientes, levando uma pauta do que será discutido e procurando ir direto ao ponto.

Ferramentas de gestão contábil

Utilizar uma solução para automatizar processos manuais permite integração com outros sistemas, facilitando a comunicação e a troca de dados com seus clientes. Além disso, um software pode gerenciar taxas e impostos em conformidade com a legislação, possibilitar o envio de documentos (XML de NFe, por exemplo) de forma eletrônica e controlar a custódia de documentos fiscais.

Não faça horas-extras

Contadores precisam realizar atividades que exigem muita atenção e concentração, por isso, é importante não se sobrecarregar e sempre descansar o suficiente para manter um nível alto de produtividade. Afinal, ser produtivo é saber produzir mais em menos tempo, ou seja, trabalhar menos e com mais qualidade. É nesse momento de repouso e reflexão que costumamos encontrar, inclusive, soluções que não havíamos conseguido achar de jeito nenhum no meio de um dia de trabalho agitado.

Lembre-se: quanto mais seus processos estiverem alinhados e sob controle, mais tempo você terá para pensar em diferenciais para oferecer a seus clientes. Dessa forma, ser organizado e produtivo também leva ao crescimento do seu negócio e ao reconhecimento dele por parte do mercado. Que tal começar agora mesmo?