Qualquer empreendedor que se preze sabe que a quantidade de arquivos que circulam na empresa para sua administração é muito grande. Mesmo com o advento da tecnologia, gerenciar ou localizar um documento importante quando necessário acaba se tornando um desafio. Um exemplo são os documentos fiscais eletrônicos que ocupam um certo espaço nos servidores internos e precisam muito cuidado.

Além da questão do volume, há também o fator longevidade que precisa ser garantida, já que muitos desses dados devem ser guardados por anos, como no caso de documentos fiscais. Pensando na importância do armazenamento desses documentos, nós separamos algumas dicas de como cuidar desse assunto. Confira!

Por que é importante guardar os documentos de maneira adequada?

A importância de guardar os documentos não é só uma maneira de poder acessá-los em casos de necessidade, mas também é uma forma de manter organizado os assuntos da sua empresa.

É importante saber que organizar e guardar os documentos digitais traz muitas vantagens para a empresa. Entre as facilidades estão a pesquisa, conservação e segurança desses arquivos, além disso, há o fator legal para a manutenção dos mesmos.

De acordo com a legislação, quando se trata das NF-es, por exemplo, tanto quem emite quanto quem recebe deve manter guardado esses arquivos pelo tempo estabelecido nos preceitos tributários, em sua forma eletrônica, ou seja, digital.

Ainda, quem os recebe deve verificar a autenticidade da emissão. O prazo para manter esses comprovantes é de 5 anos e não podem estar em qualquer extensão, o ideal é que eles sejam XML.

Confira nossas dicas de armazenamento de XML neste outro artigo.

É importante salientar que, se a companhia não consegue acessar esses arquivos com facilidade, corre o risco de ser multada. Dependendo da gravidade e do entendimento do fiscal, ele pode considerar o ato como um Crime Contra a Ordem Tributária, nesse caso, é possível que você seja levado à prisão para cumprir uma pena de 2 a 5 anos.

Claro que esse número pode variar de caso para caso, mas saiba que diferentes órgãos podem fazer a autuação, desde a Secretaria da Fazenda até a Receita Federal.

Quais são os principais cuidados para guardar os documentos?

Agora que você já entendeu a importância do bom armazenamento desses documentos, vamos ver algumas dicas de como guardá-los. Acompanhe!

1. Saiba o que o seu negócio realmente precisa

Antes de tomar qualquer atitude perante os seus documentos, é importante que você avalie bem como está a sua empresa nessa situação. Aqui, vale uma análise mais aprofundada, isso significa, que será preciso estudar as rotinas dos funcionários e quais são as dificuldades na questão de armazenamento dos arquivos eletrônicos.

Procure fazer anotações e, inclusive, um mapeamento de como a sua companhia está nesse setor. Desenvolva e responda questões do tipo: onde os arquivos são guardados? Existe algum sistema de armazenamento? Como podemos melhorar ainda mais essa área? Entre outras perguntas.

2. Procure por soluções modernas

Depois de conhecer e anotar todos os pontos que precisam ser melhorados no armazenamento de documentos. Agora é o momento de ir atrás de uma resposta para essa questão. Como sabemos, a tecnologia de hoje em dia é bastante generosa com quem é empresário. Existem diversos tipos de soluções no mercado para diferentes tipos de empresas e objetivos.

Por existirem tantas opções, é importante manter um critério de escolha, duas coisas que devem ser indispensáveis para a sua decisão: produtos que tenham tecnologia de ponta e que também sejam seguros.

Nesse quesito, não perca a oportunidade de pesquisar bastante as alternativas do mercado, principalmente, o que é de fundamental nesse tipo de software para não ser enganado, pois ainda há muitos produtos obsoletos que são vendidos como algo inovador.

3. Use a nuvem

Em termos do que há de essencial em relação ao mercado tecnológico para empresas, as soluções em nuvem, principalmente no caso de armazenamentos digitais, são as melhores opções.

Esse tipo de ferramenta possibilita o acesso de qualquer lugar pela internet, graças à sua mobilidade — além de guardar uma imensa quantidade de arquivos. Entre os benefícios estão:

  • é bastante seguro: seu armazenamento é muito eficaz nesse quesito e, em muitos casos, dependendo do sistema escolhido, ainda há ferramentas exclusivas para proteger os arquivos;
  • backups: os sistemas em nuvem permitem que os arquivos sejam salvos automaticamente, não sendo necessário guardar os documentos em um servidor, por exemplo;
  • produtividade: com os documentos na nuvem, todos os setores têm acesso aos arquivos sem precisar passar por nenhuma burocracia, como ter que pedir para área contábil uma simples nota fiscal, por exemplo.

4. Faça backups

Acabamos de mencionar a importância do sistema em nuvens para realizar backups. Pois bem, se a sua empresa não tem o hábito de fazê-los, é melhor começar a aderir. É importante, incorporar essa ação junto a um banco de dados, assim, é possível programar backups periódicos.

Eles são importantes, pois, se acontecer algum problema no seu sistema de armazenamento e sua empresa perder notas fiscais ou outros documentos, você tem a segurança de que há cópias guardadas.

5. Busque por soluções profissionais

É muito importante, para que o armazenamento seja prático e seguro, que a sua empresa procure por soluções de renome no mercado. Ainda mais, quando se trata dos documentos eletrônicos que precisam ser guardados com garantia total de proteção, sem nenhuma possibilidade de vazamentos dos dados ou perda.

Por isso, é necessário que, antes de contratar um software de armazenamento e gestão dos arquivos, o seu empreendimento faça uma boa pesquisa para verificar se o software escolhido é bem julgado por outros clientes e se as funções oferecidas são suficientes.

Com certeza, com as informações colocadas neste post, ficou bem claro o quanto é importante o armazenamento seguro dos documentos eletrônicos.

Está precisando de um sistema de gestão de arquivos e não sabe onde encontrar? Experimente a ConexãoNF-e, pois temos o que é preciso para capturar, armazenar e gerenciar seus arquivos e notas fiscais com segurança. Para saber mais informações entre contato agora!


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