Passo a passo para elaborar uma proposta de serviços contábeis

Uma ótima proposta de serviços contábeis pode significar a diferença entre um contrato de serviço assinado ou declinado. Inclusive, uma oferta comercial mal escrita poderá ser rejeitada, mesmo que o custo-benefício seja bom.

Confira, neste blog post, o que um modelo de proposta de serviços contábeis precisa ter para ser perfeito.

O que é uma proposta de serviços contábeis?

A proposta de serviços contábeis é um documento utilizado por escritórios de contabilidade e contadores independentes que tem como propósito oferecer serviços contábeis a uma empresa ou até mesmo pessoa física. O objetivo com o documento é propor, de forma bem estruturada, uma solução para o problema (ou necessidade) do interessado.

Você pode escrever uma proposta de serviços contábeis em Word ou Google Docs, transformá-la em um arquivo formato PDF e enviá-la ao seu cliente por e-mail.

Independentemente de como você decida criar sua proposta de consultoria contábil, o importante é redigir o documento corretamente para que não apareçam dúvidas durante a leitura.

Mas saiba que essa não precisa ser uma dor ao captar clientes – e sim uma forma estratégica de se destacar dos concorrentes e fazer a diferença.

Como elaborar uma proposta de serviços contábeis? Veja um modelo

Para fazer a diferença e "logo de cara" impressionar quem a recebe, a preparação da proposta de serviços de contabilidade deve começar antes mesmo de um novo documento de texto ser criado.

É preciso conhecer o cliente com uma certa profundidade para não cometer erros e fugir de um documento genérico e pouco profundo.

De que maneira? Faça uma pequena reunião com o prospect, formulando perguntas como: quais são os seus desafios, necessidades e caso já for atendido por outra empresa contábil, em que áreas o serviço deixa a desejar. Nessa etapa é fundamental falar o mínimo possível e evitar juízos de valor.

Com essas informações em mãos, confira, a seguir, um modelo de proposta contábil atrativa e eficiente.

1. Apresentação da empresa de contabilidade

O primeiro tópico, aquele que deve abrir o material, é a apresentação da empresa. Mesmo que o lead tenha vindo por uma indicação, ele não conhece quem é você e precisa receber uma apresentação

O foco é mostrar credibilidade, muito mais do que o preço. Quem decidir assinar o contrato precisa ter total confiança na empresa, pois é o contador que ajudará na administração dos recursos da pessoa física ou jurídica.

Pense então que a sua proposta de serviços contábeis deve chamar a atenção para o seu ponto mais forte:

• Especialização nas rotinas e legislações de uma área específica;
• Tempo de mercado e/ou experiência dos profissionais;
• Prêmios e reconhecimentos.

2. Apresentação dos serviços contábeis

Essa é outra parte importante da proposta de consultoria contábil (e onde os contadores costumam se "enrolar" mais). Mas não há segredos, basta descrever os serviços de maneira simples e utilizando o menos possível de termos técnicos.

• Foco no que importa: a proposta precisa ser bem específica, focando apenas no que importa para o cliente. Aqui será descrito como os serviços contábeis resolverão as necessidades dele, como também os diferenciais oferecidos no atendimento, por exemplo;
  
  
• Não perca tempo: se você enviar uma proposta dentro de 24 horas após fazer contato, a assinatura tende a ser mais rápida. A cada dia adicional que as empresas levam para enviar uma proposta, a taxa de conversão diminui;
  
  
• Prazos e condições: não esqueça de informar as datas que os documentos precisam ser enviados pelo cliente (e vice-versa), e como eles deverão ser enviados (e-mail, WhatsApp ou fisicamente, por exemplo). Deixe claro também as regras para o caso da entrega não ser feita ou ocorrer a suspensão dos serviços.

3. Honorários e orçamento

Nesta parte, as observações na conversa com o cliente serão muito importantes. No caso de uma empresa, os tópicos abaixo ajudarão a precificar o serviço:

• Como é a estrutura societária?
• Há mais de um CNPJ ativo?
• Quantos colaboradores a empresa tem?
• Como é a movimentação da folha?
• Quantas notas são emitidas por mês?
• Qual o regime fiscal adotado?
• A empresa tem filiais? Em caso positivo, quantas?
  

Quanto mais complicada for a estrutura fiscal, maior o volume e a complexidade do trabalho a ser desenvolvido. Precisará entrar na conta o número de pessoas e o esforço do time para atender as demandas. E não se esqueça, claro, da margem de lucro.

Os detalhes contratuais, como o índice a ser adotado na renovação do contrato, também precisam ser colocados. IGP-M, IPCA ou salário mínimo são as maneiras mais comuns de aplicar o reajuste.

4. Outros serviços que não estão inclusos no plano

Agora é hora de detalhar os serviços extras, aqueles que não estão inclusos no que será contratado. É uma maneira inteligente de mostrar que o cliente não tem direito a todos os tipos de serviços, deixando claro também que a contabilidade gerencial pode fazer mais.

Uma dica é dar apenas um panorama dos serviços mais pedidos e que não são cobertos. Tenha cuidado para que a lista dos que estão fora do escopo realizado não seja maior! Isso pode dar a impressão de que o trabalho a ser realizado é pouco.

5. Validade da proposta e reforço do contato comercial

Este tópico é o menor de todos e faz parte do modelo de proposta de serviços contábeis para destacar que os valores e condições apresentadas têm uma validade.

Exemplo de proposta contábil

Para trazer maior clareza sobre os passos apresentados no modelo de proposta contábil, trouxemos um template do site Slides Go para exemplificar e numeramos a sequência, confira abaixo.

4 erros de uma proposta de serviços contábeis que você não pode cometer

Quando se trata de escrever propostas para vários clientes em potencial, é uma prática comum copiar e colar. ‍Mas o que acontece quando você copia um parágrafo da proposta de negócios do cliente X para a proposta do cliente Y, sem fazer as alterações necessárias?

Além de a proposta ser desconsiderada, a empresa em potencial se sentirá péssima ao receber algo que, além de citar o nome de outra organização, não resolve o seu problema.

As propostas realizadas por você não podem ter margem para qualquer tipo de falhas. Conheça outros quatro erros fatais:

1. Dar um passo maior que a perna: como diz o ditado "menos é mais". Tenha cuidado ao descrever o escopo dos serviços oferecidos. Na ânsia para conquistar um cliente, muitas vezes serviços são oferecidos como "brindes". Se eles derem muito trabalho ou não geram valor na percepção do cliente, corte.
   
   
2. Desmembrar a proposta: na etapa da precificação dos honorários não exponha o valor de cada serviço a ser realizado, mas sim quanto custará o pacote todo. A partir do momento em que a proposta é desmembrada, surge a margem para que os serviços sejam escolhidos, o que complica a negociação.
   
   
3. Não se importar com o tamanho do documento: se o modelo de proposta de serviços contábeis for muito curto, pode não conter todos os detalhes necessários. Já se a proposta for muito longa e detalhada, o prospect pode perder o interesse antes de chegar ao fim.
   
   
4. Otimize o arquivo para dispositivos móveis: cada vez mais pessoas abrem uma proposta de consultoria contábil pelo smartphone ou tablet. Você já tinha pensado nesse fator? Isso significa que você precisa que o arquivo enviado seja otimizado, também, para dispositivos móveis.

Bônus: 5 dicas extras para ter a melhor proposta de serviços de contabilidade

1. Cuidado com as palavras: os erros de ortografia são péssimos e só depõem contra, causando uma péssima impressão. Tenha também atenção aos termos utilizados, principalmente na precificação. Palavras como 'custo', 'preço' e 'taxas' sinalizam ao cliente que ele acabará gastando dinheiro, não ganhando. Termos como 'investimento', 'valor', 'ativo' ou 'empreendimento' são mais positivos.
   
   
2. Conte com um profissional de design: um layout atrativo e bem diagramado não só transmite melhor a mensagem, como também demonstra cuidado e profissionalismo. Caso não tenha como contratar um designer, use (com cautela) templates semi prontos que podem ser encontrados no Slides Go e Canva, entre outros sites.
   
   
3. Marque uma reunião para apresentar a proposta: esse contato permite que você converse com o cliente em potencial. É a oportunidade para responder perguntas, justificar suas sugestões, dar mais ênfase nos pontos positivos e explicar os pontos-chave, se necessário. Estar disponível neste momento crucial torna o cliente mais propenso a assinar. Depois da reunião, você pode enviar a proposta em PDF, para evitar problemas de formatação.
   
   
4. Vídeos: usar vídeos causa muito impacto no caso de campanhas sociais e de marketing. No entanto, esse recurso não faz diferença em uma proposta de serviços contábeis. Na verdade, o efeito pode ser o contrário. Em vez de ler toda a proposta, o leitor provavelmente clicará para assistir ao vídeo e pode deixar para ver o resto da proposta depois.
   
   
5. Enfatize o uso de novas tecnologias: o seu cliente não espera que os serviços contábeis sejam algo “mais do mesmo”. Eles esperam um serviço que utilize tecnologias que possam facilitar a vida de todos, como solução para automatizar processos. Você pode oferecer a plataforma da ConexãoNF-e para receber os documentos fiscais dos clientes de forma automática. E o melhor: entregar essa funcionalidade como um diferencial competitivo.
   

É preciso talento e habilidade para escrever de forma inteligente uma proposta de serviços contábeis. Mas, com os passos e dicas mostradas neste post, você poderá criar um documento que se destaque da concorrência e conquiste a aprovação do seu cliente.

Gostou do conteúdo e quer levar a sua contabilidade ainda mais longe? Conheça 6 passos para desenvolver uma estratégia de marketing contábil.