Empreender exige dedicação e comprometimento por parte do empresário, que precisa estar dispostos a lidar com os desafios da burocracia e riscos financeiros.
Atualmente, alguns riscos operacionais podem ser amenizados através de ferramentas tecnológicas, que eliminam a falha humana, além de acelerar e desmistificar atividades repetitivas.
Por isso, é muito importante estar atento as soluções oferecidas no mercado que podem ajudar a automatizar alguns processos internos da sua empresa, como é o caso da ConexãoNF-e, uma plataforma que faz o recebimento automatizado de Notas Ficais de entrada (emitidas contra seu CNPJ), de forma instantânea através dos WebServices da SEFAZ – Secretarias da Fazenda e Prefeituras.
Por que é necessário controlar os documentos fiscais da empresa?
O controle de documentos fiscais é muito importante para uma companhia, tendo em vista que pequenos erros podem gerar diversos problemas, como gargalos e falhas que têm consequências negativas. Ao organizar seus documentos fiscais você garante:
Conformidade com a lei
Por lei, é obrigatório fazer a guarda de XML das Notas Fiscais de operações mercantis da empresa pelo período mínimo de 5 anos. Caso haja uma fiscalização, pode ocorrer a aplicação de multa de mais de R$ 1.000,00 para cada Nota Fiscal não apresentada.
A partir dos documentos fiscais são feitos também o fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e balanço patrimonial da empresa, e o extravio ou indisponibilidade desses arquivos pode comprometer as contas e futuramente gerar problemas com a Receita Federal, Estadual e Municipal. Portanto, organizar estes arquivos é garantia de que a sua empresa está em regularidade com o fisco.
Mais disponibilidade, organização e produtividade
Entrar em contato com fornecedores para solucionar problemas é outra tarefa que pode demorar e criar uma brecha nos processos internos de uma empresa. A boa notícia é que isso também pode ser resolvido com esse controle, visto que basta ter acesso às notas para identificar se existe algo de errado — o que é feito de maneira simples quando se tem fácil acesso a esses registros.
Tudo isso também ajuda no aumento da produtividade, pois os colaboradores não precisarão gastar horas para desempenhar algumas atividades, como a busca por documentos solicitados.
Maior segurança
Muitas empresas organizam seus arquivos em documentos impressos, no computador, pendrive, HD físicos e externos, entre outros métodos; porém esse tipo de armazenamento oferece uma série de riscos de perda causados por acidentes, extravios, queima de documentos, desgaste pelo tempo. Além disso, documentos fiscais como NF-e, CT-e e NFC-e só são válidos em suas versões digitais, portanto o armazenamento físico não é mais uma opção.
Panes e falhas no sistema e até mesmo furtos podem comprometer de forma irreversível documentos importantes. Com o uso de servidores online esse tipo de problema não ocorre, uma vez que todos os dados são guardados neles, que são atualizados constantemente. São realizados backups constantes, a fim garantir que nada se perca.
Um sistema como o da ConexãoNF-e faz backup dos documentos fiscais da empresa automaticamente e garante seu armazenamento pelo período determinado pela lei, que é de 5 anos. Esse processo garante o cumprimento das normas do Fisco evitando multas e penalizações para a empresa.
Facilidade de acesso
Com um procedimento manual, a quantidade de documentos a serem armazenados pode sobrecarregar até as empresas mais organizadas. Um sistema como o da ConexãoNF-e organiza seus arquivos automaticamente, possibilitando a consulta a qualquer momento e dispositivo em um portal online, além da possibilidade de gravar os arquivos nas pastas corretas do seu servidor.
Acompanhamento em tempo real na SEFAZ e Prefeituras
Mesmo que a gestão fiscal e contábil da sua empresa seja muito eficiente, ainda será mais fácil controlar os documentos emitidos pela sua empresa do que aqueles emitidos contra seu CNPJ.
Um sistema integrado acompanha em tempo real as Notas Fiscais e CT-e registrados na SEFAZ e Notas Fiscais de Serviço eletrônica nas Prefeituras, de modo que sua empresa fica sabendo quase imediatamente desses documentos. Dessa forma, terá acesso a todos os documentos emitidos contra sua empresa de forma fácil, sem depender do envio dos fornecedores.
Geração de relatórios personalizados
Um bom sistema integrado facilita o gerenciamento de documentos fiscais de diversos CNPJs e permite a geração de relatórios, bem como filtros e marcadores inteligentes. Com mais agilidade e precisão no tratamento de informações, sua administração pode tomar decisões melhores.
A tecnologia como solução para uma gestão financeira eficiente
Como você pôde ver, alguns riscos financeiros podem ser minimizados através da automatização. O treinamento dos colaboradores e o uso da tecnologia são os dois pilares de sustentação para que você consiga alcançar maior eficiência e minimizar as ameaças em desfavor do seu negócio.
O uso de softwares específicos para o recebimento de notas fiscais eletrônicas tem sido uma das soluções utilizadas pelas empresas que tinham problemas com a gestão desses documentos. Além disso, sistemas integrados entre setores podem ajudar na gestão, reduzindo eventuais problemas de deficiência na comunicação entre a parte financeira e outras áreas da empresa.
O gestor tem a função de identificar e administrar os riscos, compreendendo como essas incertezas podem afetar o seu negócio e definir quais ações devem ser implementadas, a fim de minimizar as ameaças ou deixar a empresa preparada para lidar com eventuais problemas.
Com planejamento, organização e investimento em tecnologia, você consegue alcançar mais eficiência e produtividade, além de agregar qualidade e confiança às soluções que entrega para o mercado. Apostar em inovação e em ferramentas que otimizem o dia a dia da sua empresa não só ajuda na gestão dos riscos financeiros, como também contribui para o crescimento sustentável e o ganho de competitividade do seu negócio.
Aplicativo de Gestão de Notas Fiscais da ConexãoNF-e
Entre as principais vantagens da ferramenta estão:
- recebimento automático da NF-e, CT-e, NF-e Transportadas e NFS-e;
- captura e armazenamento de NF-e e NFC-e emitidos;
- armazenamento em nuvem pelo tempo estabelecido pela legislação;
- facilidade de localização dos arquivos em auditorias fiscais;
- monitoramento de status dos documentos na Sefaz;
- segurança fiscal com os Manifestos Eletrônicos;
- identificação de fraudes através de Notas Fiscais Frias;
- integração com ERPs pela importação de XML;
- gerenciamento dos documentos fiscais de CNPJs diferentes;
- geração de relatórios, entre outros benefícios.
Você pode fazer um teste gratuito, totalmente sem compromisso da ferramenta:
