A nota fiscal eletrônica (NFe) chegou para facilitar a rotina de muitas empresas, substituindo processos manuais com papéis para o formato digital, mais rápido e seguro. Porém, com a tecnologia surgiu também a necessidade de receber e baixar os documentos fiscais eletrônicos.
Apesar da validade jurídica da nota fiscal ser atribuída ao XML, é comum que muitas empresas também consultem o DANFE, para entender as informações do documento de forma facilitada.
Para consultar DANFE, existe a opção de usar o Portal da NFe, e também de fazer o processo sem chave de acesso em uma ferramenta específica. Acompanhe o artigo e entenda!
Consultar DANFE sem chave de acesso: como funciona
Consultar e baixar o DANFE sem chave de acesso é possível utilizando um software específico, como o da ConexãoNF-e, que captura os documentos validados direto da SEFAZ. Veja o passo a passo:
- Inicie um teste gratuito na ConexãoNF-e;
- Insira seu Certificado Digital A1 ou A3;
- Todos os documentos fiscais começarão a aparecer na plataforma;
- Basta selecionar uma ou mais notas para consultar e baixar o DANFE e XML.
O certificado digital é um pré-requisito indispensável para que a Secretaria da Fazenda se comunique com o software e permita a captura dos documentos fiscais. Nesse sentido, cuidado com sistemas que prometem converter DANFE para XML, pois geralmente eles geram um XML falso e sem validade jurídica.
Consulta de nota fiscal no Portal da NFe
Além da possibilidade de consultar nota fiscal sem chave de acesso, ainda tem a opção manual que é no Portal da NFe. Em nada difere a obrigação da certificação digital, porém, no Portal da NFe é preciso digitar os 44 números da chave de acesso.
A consulta manual é demorada e suscetível a erros, já que não é possível fazer o processo em lote e ainda se deve voltar e resolver um captcha para cada XML consultado. Neste vídeo do nosso canal você pode ver um comparativo entre os processos manual e automatizado.
XML e DANFE: qual é a diferença?
Se você está aqui, é porque quer baixar o DANFE de notas fiscais, correto? Mas você sabe de fato qual é a diferença entre o DANFE e o XML de NFe?
O XML é o tipo de arquivo oficial da nota fiscal eletrônica, é ele que garante a validade jurídica do documento e deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, conforme a lei. Não apresentar o XML em uma fiscalização pode incorrer em multas que podem passar de R$1.000,00 por documento não apresentado.
Já o DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que pode ser impresso e deve acompanhar as mercadorias no transporte. Guardar o DANFE não é obrigatório, porém, é recomendável aos consumidores finais, já que, apenas nesse caso, ele serve como garantia da transação.
O DANFE online também costuma ser armazenado pelas empresas como forma de controle manual dos documentos, porém, o recomendado é possuir uma plataforma que reúna todas as informações em nuvem e permita o download quando necessário, como a solução da ConexãoNF-e.
Vantagens de um software de consulta automatizada de NFe
Como você pode ver, uma das vantagens de um software é que apenas com ele você consegue baixar DANFE sem chave de acesso. Contudo, esse é apenas um dos vários benefícios que a automatização pode trazer, confira a seguir!
Segurança
Uma plataforma como a ConexãoNF-e captura as informações direto da Secretaria da Fazenda e das prefeituras, sem depender de e-mails. Isso previne sua empresa contra notas frias, já que você terá acesso à tudo que é emitido contra o seu CNPJ e ainda pode se manifestar em poucos segundos.
Prevenção à multas
Receber e armazenar os documentos de forma automática previne erros manuais e ao mesmo tempo garante que nada seja perdido. Um bom sistema de gestão de NFe também dispõe de filtros e marcadores que permitem achar qualquer documento em poucos segundos.
Agilidade
Ao eliminar os processos manuais de consulta, digitação e download nota a nota, é perceptível o ganho em agilidade para o setor fiscal. Além disso, fazer o manifesto do destinatário em NFe e o desacordo de CTe também pode ser mais fácil.
Outra grande vantagem em agilidade é a possibilidade de fazer o download de XML, DANFE e DACTE em lote, além de realizar outros processos como o MDe em vários documentos de uma só vez, grande destaque da função "Ações em Lote" da ConexãoNF-e.
Controle
Em uma só plataforma você consegue gerenciar diversos documentos, e também acompanhar o status deles na SEFAZ. Por exemplo: se o seu fornecedor cancelar uma nota fiscal, você ficará sabendo na hora, assim como também saberá quando seu cliente se manifestou contra uma nota que você emitiu.
Além disso, é possível controlar o número de usuários e saber quais ações estão sendo tomadas por eles dentro da ferramenta.
Importação automática no ERP
De nada adianta automatizar só metade do processo, não é? Por isso, na ConexãoNF-e você consegue mais produtividade ao importar XML direto no ERP sem digitar nada, e para o Protheus, Datasul e RM, ainda é possível automatizar processos dentro do ERP, com validações de segurança.
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