Um dos maiores desafios dos empreendedores é lidar com os erros contábeis, que podem afetar negativamente o controle do fluxo de caixa, o relacionamento com clientes e fornecedores, o alcance dos resultados esperados, o crescimento sustentável, além de correr sérios riscos de receber autuações fiscais por descumprimento de alguma obrigação imposta por lei.

Primeiramente, é necessário identificar quais são esses erros e, assim, promover estratégias e mudanças simples na rotina, para garantir a regularidade dos processos, segurança financeira e tranquilidade para se expandir.

Quer conhecer 7 desses principais erros cometidos pelas empresas e que precisam ser evitados? Continue sua leitura!

1. Deixar de organizar os documentos fiscais

É importante que os documentos fiscais sejam organizados e armazenados adequadamente. Isso porque as informações declaradas pela contabilidade precisam ser comprovadas se, em caso fiscalização, forem solicitadas pelos órgãos competentes.

Quando os dados não se coincidirem, os documentos auxiliam na verificação de possíveis erros. Além disso, eles são fundamentais para corroborar a veracidade dos lançamentos durante auditorias, impedindo aplicação de multas e alterações nos valores dos impostos. Essa ação também evita a omissão, a duplicidade ou a discordância de lançamentos.

2. Acumular lançamentos e conciliações

Por causa da rotina corrida e da quantidade de atividades a serem realizadas, um dos erros contábeis mais comuns de acontecerem é o acúmulo de lançamentos nos livros contábeis, conciliações de extratos de conta corrente, demonstrativos de crédito e demais contas a serem feitas. Isso quer dizer que os demonstrativos financeiros e os relatórios gerados não condizem com a situação real do negócio, o que atrapalha no momento de tomada de decisões.

Por exemplo, deixar de incluir dados financeiros pode gerar problema com fornecedores, pois caso uma fatura deixe de ser paga por falta de registro, pode resultar na dificuldade de obtenção de insumos para a continuidade da produção da empresa.

3. Não acompanhar o trabalho do contador

É muito comum o empreendedor deixar todas as obrigações contábeis para o contador. No entanto, esse é um erro grave e que precisa ser mudado, já que isso pode gerar problemas no fluxo de caixa e penalidades que vão do pagamento de multas e até mesmo prisão.

É claro que o profissional contábil tem suas responsabilidades, mas é o empreendedor que responde pelos erros contábeis cometidos na companhia. Por este motivo, é primordial estar por dentro do gerenciamento contábil e financeiro, mesmo que não seja expert no assunto.

4. Deixar de utilizar os relatórios para auxiliar no negócio

Além de ser um recurso para inserir informações financeiras com a finalidade de atender as normas fiscais, a contabilidade é também uma poderosa ferramenta para fornecer respostas a indagações relativas à eficácia das decisões tomadas, apontando se estão ou não gerando resultados.

Por este motivo, é um erro não utilizar os vários relatórios emitidos e criados por meio dos dados financeiros colhidos, considerando que estes podem apontar quais são os problemas que precisam ser solucionados, clientes em situação de inadimplência, entre outros e, assim, tomar as medidas necessárias para manter o fluxo de caixa estável.

5. Não emitir notas fiscais

Quando a empresa deixa de emitir notas fiscais, não retém os impostos adequados e não registra as vendas feitas e os serviços prestados. Dessa forma, o fisco não obtém as informações adequadas para tributar as operações financeiras, o que leva a organização à ilegalidade.

Atualmente, a fiscalização se tornou muito mais eficiente, tendo em vista a modernização dos programas e plataformas que possibilitam o cruzamento de dados. Caso incoerências sejam pegas, a organização receberá a imposição de penalidades graves, que podem gerar o encerramento das atividades. A fim de evitar isso, é imprescindível emitir as notas fiscais corretamente.

6. Deixar de utilizar ferramentas apropriadas

Com o avanço digital e, consequentemente, as novas exigências do mercado, contar com o auxílio da contabilidade nos processos contábeis é fundamental. Entre os erros mais cometidos quanto a isso estão:

  • não usar a ferramenta adequadamente, já que o programa precisa ser utilizado conforme as orientações do desenvolvedor para chegar ao resultado esperado, caso contrário, resultará em dados contábeis incoerentes;
  • optar por um sistema inadequado às condições da instituição, pois a escolha do software é uma decisão importante. Caso opte por um mecanismo que não atende as necessidades do negócio, certamente terá problemas ao realizar o gerenciamento contábil;
  • deixar de usufruir de todas as vantagens do software, já que não aproveitar todos os benefícios da ferramenta é uma grande perda para a empresa, por exemplo, se não consultar os relatórios fornecidos, poderá ter dificuldades para compreender alguns problemas que a companhia possa estar enfrentando.

Além disso, deixar de aproveitar dessas vantagens pode levar à tomada de decisões erradas, investimento inadequado, perda de capital e insatisfação dos clientes.

7. Falta de controle nos documentos fiscais eletrônicos a serem recebidos

De nada adianta a alteração do uso de papéis e documentos físicos para o ambiente digital se os documentos fiscais eletrônicos continuam desorganizados e sem controle algum.

Uma plataforma de gestão específica consegue estabelecer uma conexão direta com a SEFAZ, garantindo que toda nota fiscal que tenha a empresa como destinatária ou interessada seja disponibilizada para consulta, possibilitando que essas informações sejam acessadas com facilidade.

Entre as principais funcionalidades de um sistema com essa finalidade estão:

  • armazenamento em nuvem dos arquivos em XML;
  • recebimento automático de NFe e CTe;
  • aumento da segurança fiscal com os Manifestos Eletrônicos;
  • monitoramento de Status dos documentos na SEFAZ;
  • integração com ERPs na importação de XML, entre outros.

Dessa forma, os clientes conseguem ter um controle maior das notas recebidas pela SEFAZ, podendo fazer consultas e esclarecer dúvidas com praticidade. Tanto o contador quanto a empresa não precisam ficar perdendo tempo com essa atividade, o que representa maior dedicação em atividades lucrativas do negócio.

Uma ferramenta indicada é a ConexãoNF-e, que faz as funções mencionadas e ainda permite gerar relatórios inteligentes com base nos dados dos documentos fiscais, como de fechamento de mês.

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Como pode perceber, os erros contábeis podem causar sérios danos para a empresa, comprometendo suas atividades do início ao fim. Por isso, não espere mais para tomar as medidas adequadas, contar com o auxílio profissional e ferramentas apropriadas e garantir o pleno funcionamento e regularidade das operações contábeis.

Gostou deste conteúdo? Então, aproveite sua visita em nosso blog para ler “8 dicas para diminuir impostos com um bom planejamento tributário” e conheça melhor sobre o assunto!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e