O que é Nota Fiscal eletrônica (NFe) e o que deve constar no documento

A nota fiscal eletrônica é um documento digital, em formato XML, que comprova uma operação de compra ou venda, seja de produtos ou serviços.

A emissão da NFe é obrigatória para todas as empresas, exceto ao MEI, que apenas precisa gerar o documento em transações para pessoa jurídica.

Mas você sabe de fato quais são os impactos deste arquivo fiscal no seu negócio? Acompanhe o artigo e entenda!

O que é XML de nota fiscal eletrônica?

XML significa Extended Markup Language, e é o formato oficial da nota fiscal eletrônica. Neste modelo, todas as informações são separadas por tags e podem ser lidas por sistemas com facilidade.

Antigamente as notas fiscais eram em papel, o que gerava muitos custos com armazenamento e problemas com extravios ou até mesmo pela ação do tempo. A NFe surgiu para facilitar a rotina das empresas e do próprio Fisco.

É o XML que contém a assinatura digital, e portanto, é o documento oficial e com validade jurídica, que deve ser transmitido para a SEFAZ e armazenado.

É possível que você esteja mais familiarizado com o PDF, certo? Se trata do DANFE: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Diferente do XML, o DANFE não possui validade jurídica e na maioria dos casos não precisa ser armazenado. Ele é uma representação gráfica do documento, mais fácil de ler e entender.

Quando o DANFE deve ser utilizado?

Apesar de não ser solicitado em fiscalizações como ocorre com o XML, o DANFE também é muito importante e não pode ser ignorado.

Por lei, é obrigatório que o Documento Auxiliar da NFe acompanhe as mercadorias no transporte, e para isso existem algumas regras sobre a impressão do documento:

• o DANFE deve ser impresso em papel, exceto papel jornal;
• o tamanho mínimo para o documento impresso é A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm);
• podem ser utilizadas folhas soltas, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso;
• o Documento Auxiliar da NF-e precisa conter código de barras;
• caso a venda tenha ocorrido fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em tamanho inferior ao A4, e neste caso será denominado "DANFE simplificado";
• as informações devem estar bem legíveis, e elementos gráficos não podem prejudicar a leitura do conteúdo e do código de barras.

Existem ainda outras disposições que constam no Manual de Orientação do Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e.

Quando o destinatário é pessoa física não contribuinte do ICMS e que não emite nota fiscal, ele pode armazenar o DANFE como um comprovante.

Outra situação onde o PDF deve ser utilizado é quando a mercadoria retorna sem ter chegado ao destinatário. Neste caso, a justificativa do ocorrido deve constar no verso do DANFE.

Quais informações devem constar na NFe?

Na hora de emitir uma nota fiscal eletrônica, o sistema emissor irá solicitar uma série de informações para que o processo seja realizado, como você verá a seguir:

• Informações do emitente e do destinatário
• CNPJ ou CPF;
• Razão social e nome fantasia;
• Endereço (UF, município, bairro, rua, CEP, etc);
• Inscrição estadual caso houver;
• Telefone ou e-mail; entre outras.
• Informações sobre o produto
• Código do produto e descrição;
• NCM;
• CFOP;
• cEAN ou GTIN se houver;
• Unidade de medida;
• Impostos (ICMS, PIS, COFINS, IPI, entre outros).
• Informações sobre o transporte
• Assinatura digital; entre outras informações.

A emissão da nota fiscal se dá quando o XML é transmitido para a SEFAZ, que analisa vários detalhes do arquivo XML da NF-e e também sobre o emitente antes de conceder a autorização de uso. Entre eles estão:

• regularidade fiscal do emitente;
• credenciamento do emitente para a emissão de NF-e;
• autoria da assinatura digital no documento;
• integridade do arquivo XML;
• leiaute estabelecido no Manual de Orientação do Contribuinte;
• numeração do documento.

Quais são os softwares de emissão de NFe

A emissão é algo muito importante para a empresa, e para fazê-la, é necessário um software.

O emissor gratuito do SEBRAE é uma alternativa para empresas de São Paulo que precisam do serviço, mas que não pretendem adquirir uma plataforma de automação.

Para todo o país, existem diversos sistemas que geram NFes, a partir de uma configuração com o CNPJ ou CPF da empresa, e do Certificado Digital.

Apesar da opção gratuita, é recomendável ter um software que automatize os processos e que garanta sempre a vigência da lei com os leiautes especificados pelo Manual do Contribuinte.

Aqui no blog já escrevemos um artigo sobre a escolha do melhor emissor de NF-e para o seu negócio. Lembrando que a ConexãoNF-e NÃO faz emissão de documentos fiscais, mas sim o recebimento de documentos emitidos direto da SEFAZ.

Emiti uma nota errada, como cancelar?

Quando há erros de digitação, inserção de produtos desnecessários nas notas, ou informações equivocadas de unidades de medidas e afins, pode-se recorrer ao cancelamento da NFe.

O processo deve ser feito dentro do próprio software emissor. Geralmente a tarefa consiste em encontrar a NFe no sistema e selecionar o cancelamento. Caso tenha dificuldades, é preciso contatar o suporte da ferramenta.

Porém, é preciso estar atento antes de fazer um pedido de cancelamento do arquivo XML, principalmente ao prazo de cada UF:

• 2 horas: Mato Grosso.
• 24 horas: Acre, Alagoas, Amapá, Amazonas, Bahia, Ceará, Distrito Federal, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Pernambuco, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Roraima, Santa Catarina, São Paulo, Sergipe e Tocantins.
• 168 horas (7 dias): Paraná e Rio Grande do Sul.
• 720 horas (30 dias): Rondônia.
• 1440 horas (60 dias): Piauí.

Em alguns estados ainda é possível fazer o cancelamento extemporâneo da nota fiscal eletrônica, portanto, fique atento à legislação estadual.

Outros eventos além do cancelamento

Muitas vezes, cancelar uma nota fiscal não é necessário ou recomendado. Por isso, confira outros eventos para o documento:

• carta de correção eletrônica: deve ser utilizada quando a NFe precisa ser modificada, desde que não afete as bases de cálculo de tributos;
• complemento: é um arquivo que complementa informações que deveriam constar na nota fiscal original;
• devolução: é emitida quando um cliente não quer mais o produtos por motivos diversos;
• estorno: pode ser emitida quando o prazo legal para o cancelamento já se esgotou, porém, a mercadoria não pode ter sido movimentada;
• inutilização: deve ser usado quando há uma quebra da ordem dos documentos fiscais.

Como consultar uma NFe com CNPJ ou CPF

É possível consultar uma nota fiscal emitida contra o seu CNPJ ou CPF de duas formas: manual no Portal da NFe ou automatizado com um software como o ConexãoNF-e.

A consulta manual é mais indicada para pessoas físicas que não possuem um Certificado Digital e que pretendem ver o resumo da nota de algum produto que adquiriu, como por exemplo, um smartphone.

Já um software automatizado, como o da ConexãoNF-e, é recomendado para empresas que recebem mais de 50 notas por mês ou produtores rurais com CPF.

Confira em detalhes no quadro abaixo algumas situações e a devida recomendação:

Agora que você já tem uma ideia de qual é o seu caso, veja o passo a passo do processo manual e automatizado.

Consulta manual no Portal da Nota Fiscal eletrônica

1. Entre no Portal Nacional da NFe
2. Acesse a aba "Serviços → Consultar NF-e"
3. Digite a chave de acesso e resolva o captcha.

Será aberta a versão simplificada da nota fiscal, para ter acesso ao download do XML completo, é preciso inserir um certificado digital.

Consulta automatizada na SEFAZ via ConexãoNF-e

1. Entre no site da ConexãoNF-e e inicie um teste grátis
2. Insira o certificado digital da sua empresa.

Os XMLs completos dos últimos 30 dias irão começar a aparecer de forma automática na plataforma, separados por abas (NFe, NFSe e CTe).

No sistema é possível:

• Visualizar e baixar o XML e o DANFE online para impressão;
• Fazer download de documentos em lote;
• Realizar manifesto do destinatário e desacordo do CTe;
• Importar os XMLs direto no ERP da empresa; entre muitas outras funções.

Você pode começar um teste gratuito agora mesmo, através do nosso formulário do blog:

Conclusão

A nota fiscal eletrônica é um dos documentos mais importantes para as empresas, pois ela registra a entrada e saída de mercadorias.

Neste artigo você entendeu sobre a emissão de uma NFe e os eventos que devem ser realizados caso ocorra problemas posteriores.

Também entendeu como consultar um documento emitido contra o seu CPF ou CNPJ, e qual é a melhor alternativa conforme a sua situação.

Para aprofundar seus conhecimentos sobre o assunto, acesse o nosso Guia da NFe e entenda mais sobre as diferenças entre nota de produto e nota de serviço, além dos eventos exclusivos ao destinatário do XML!