São muitos os desafios para empreender e uma das tarefas mais desafiadoras é a de manter a organização dos documentos. Entretanto, com a tecnologia a gestão de documentos se tornou muito mais simples.

Todas as tarefas precisam ser documentadas extensivamente, é claro, e o resultado final, muitas vezes, é uma pilha de papéis importantes, que precisam ser categorizados e armazenados corretamente.

Daí a importância da tecnologia na gestão de documentos dentro do contexto empresarial. Você já parou para pensar nisso?

A verdade é que muitos gestores ignoram esse passo tão importante, porque consideram que organizar e gerenciar documentos não é uma atividade prioritária.

Neste artigo, falaremos sobre as melhores práticas para gerenciar documentos e, ainda mais importante, como a ConexãoNF-e pode te ajudar nessa missão.

Vamos aprender mais sobre o assunto?

Consulte e baixe NFe, NFSe e CTe com ConexãoNF-e. Clique para testar grátis.

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é, na verdade, um conjunto de processos que visam melhorar o fluxo de organização de documentos impressos ou digitais. O objetivo é otimizar os processos de produção, arquivamento e localização destes itens.

Este é um cuidado importante porque as empresas precisam lidar com uma quantidade enorme de documentações todos os dias. São exemplos contratos de compra e venda, cadastro de clientes, contratos de trabalho, recibos fiscais e tributários, enfim, a lista é bastante extensa.

Sendo assim, percebe-se a importância de criar processos para que o arquivamento destes itens seja eficiente e a localização simples e rápida.

Mais do que apenas guardar papéis, o processo de gerenciar documentos é complexo e delicado. Na prática, é preciso levar em conta o contexto no qual cada documentação será necessária, a fim de montar um fluxo eficiente de informações.

Para que serve a gestão de documentos?

Uma empresa que gerencia os seus documentos de maneira eficiente e organizada é capaz de administrar suas operações com mais agilidade, realizando o controle e a manutenção das informações em processos otimizados.

Além disso, uma boa gestão de documentos reduz impactos operacionais, já que economiza tempo na procura de arquivos e torna o controle das informações mais preciso, facilitando inclusive processos de tomada de decisão.

Todo mundo ganha com uma organização mais eficiente da documentação!

A importância da gestão de documentos fiscais nas empresas

A operação de uma empresa – independentemente de seu porte, ou tempo de atuação – gera uma grande quantidade de documentos fiscais a serem gerenciados.

E esse número é ainda maior no caso de empresas cuja área de atuação demanda a movimentação constante de mercadorias ou serviços.

Imagine só imprimir toda essa documentação e guardá-las em arquivos físicos. Por algum engano, alguém coloca um documento na pasta errada, e uma das NFs desaparece. Ou ainda, utilizar uma pasta do computador para isso e durante uma falha, os documentos são apagados. Qualquer uma dessas situações pode gerar dores de cabeça e multas.

Por isso, manter a organização dos documentos é uma das únicas maneiras de se garantir uma operação eficiente e sem imprevistos.

Principalmente quando falamos em leis fiscais, ter todos os documentos organizados e com fácil acesso é essencial. Isso porque as fiscalizações podem acontecer inesperadamente, resultando em duras sanções para empresas que não apresentam os comprovantes necessários.

Nesse cenário, a tecnologia surge, na gestão de documentos, para facilitar o processo de gestão fiscal, agilizando a busca pelos arquivos.

Leia também: Controle de documentos fiscais com marcadores da ConexãoNF-e

Consequências da má gestão de documentos

Uma empresa que não consegue ter o controle dos documentos importantes pode sofrer sérias sanções e multas. E não só isso, mas o impacto pode se refletir inclusive na produtividade dos colaboradores. Listamos abaixo algumas das principais consequências:

Gastos desnecessários

Toda empresa tem uma série de documentos que precisam ser administrados. Mesmo na era da digitalização, ainda existem companhias que trabalham com pilhas e pilhas de documentos impressos.

Sem planejamento e organização, é possível que boa parte desses documentos estejam duplicados, sejam muito antigos ou até mesmo que não estejam completos. Imagina a economia que poderia ser feita em manutenção de impressoras e gastos de papéis se os documentos estivessem devidamente organizados e todos soubessem onde encontrá-los.

Isso sem considerar a necessidade de espaço físico que esse tipo de armazenamento demanda.

Perda de documentos

Se não há uma gestão eficiente dos documentos, é comum que informações sejam perdidas com o sumiço de papéis. Além disso, o controle sobre quem tem acesso aos documentos é muito mais difícil de ser feito.

Menor produtividade do time

O tempo que um colaborador pode levar para encontrar um determinado documento no armário poderia estar sendo direcionado para tarefas mais inteligentes e complexas.

Entretanto, se não há uma gestão de documentos adequada, esse funcionário pode levar horas para encontrar informações que poderiam ser facilmente acessadas com somente alguns cliques.

Menos segurança jurídica

A gestão de documentos garante que a empresa esteja em dia com suas obrigações, comprovando a conformidade, caso seja autuada. Além disso, não fazer esse gerenciamento dos documentos pode gerar mau estado de conservação, prejudicando a apresentação ao Fisco, caso seja necessário.

Quais são os principais benefícios da gestão de documentos fiscais?

Funcionário fazendo a gestão de documentos físicos com grampos

Aqui estão alguns dos principais benefícios de se fazer uma gestão de documentos fiscais eficiente:

  • Aumentar e preservar a qualidade das informações utilizadas em relatórios internos;
  • Prevenir documentos fraudulentos emitidos contra um CNPJ;
  • Fazer o registro correto da movimentação financeira de uma empresa;
  • Manter todos os documentos acessíveis para consultas eventuais.

Com o avanço tecnológico, muitas empresas deixaram de gerenciar documentos da maneira tradicional e optaram por fazer uma gestão eletrônica de documentos. O objetivo é organizar melhor todas as suas documentações e mantê-las armazenadas de maneira segura.

No geral, é importante que os gestores de empresas e, mais especificamente, os profissionais envolvidos no controle fiscal, tenham a consciência de que a gestão eficiente de documentos é vital para a sobrevivência de um negócio.

Leia também: Controle de Notas Fiscais recebidas: como fazer de forma eficiente

Como é feita a gestão de documentos?

Precisa saber como fazer uma gestão mais eficiente dos documentos de sua empresa? Aqui vão algumas dicas importantes:

#1 Considere a vida útil dos documentos

É importante notarmos que nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre. Cada documento tem o que chamamos de “vida útil” e podem ser armazenados temporariamente.

Fazer o controle da vida útil dos documentos é importante para otimizar espaço – seja físico, ou virtual – e tornar o armazenamento mais eficiente.

#2 Crie políticas para o uso dos documentos

Uniformizar processos é um dos pontos-chave para o sucesso e a segurança de uma gestão de documentos.

Estabeleça diretrizes claras para liberação de acesso aos usuários, indicando quais arquivos são confidenciais e quais estão disponíveis para o público.

Crie protocolos de segurança para evitar o vazamento de dados importantes e crie boas práticas para garantir que, em caso de movimentação de papéis, ou transferência de arquivos eletrônicos, a segurança das informações seja prioridade.

#3 Faça backups

Mesmo com as mais rígidas regras de uso, imprevistos que ameaçam a integridade de seus documentos podem acontecer.

Por isso, se o armazenamento é digital, você pode investir em soluções de backup para garantir que nenhum dado será perdido. Procure também fazer cópias digitais de documentos físicos.

#4 Automatize a gestão de documentos

O uso de softwares para gestão e guarda de documentos fiscais é uma solução moderna e eficiente para manter a organização destas informações em dia.

Softwares do tipo podem ajudar a integrar os diferentes tipos de documentações fiscais, independente do ERP que a sua empresa utiliza.

Estes softwares podem ser utilizados por companhias de todos os portes, incluindo escritórios de contabilidade.

Leia também: Como consultar as notas fiscais emitidas no meu CNPJ

Como otimizar a gestão de documentos?

Analista fiscal analisando documentos digitalizados

Para otimizar a gestão de documentos, é importante que a sua empresa foque esforços em organizar o armazenamento desses dados, contando, se possível, com um software para a gerenciar os documentos fiscais.

Como a ConexãoNF-e pode te ajudar?

Com anos de experiência no mercado, a plataforma de gerenciamento de documentos fiscais da ConexãoNF-e é responsável pela movimentação de mais de 25 milhões de XMLs, mensalmente.

Além disso, temos mais de 9 mil clientes cadastrados em nossa plataforma, que utilizam o nosso serviço para melhorar o compliance fiscal de suas empresas, além de receber, armazenar e gerenciar NFe, NFSe e CTe de diversos CNPJ em uma única conta.

A ConexãoNF-e está integrada aos principais ERPs e sistemas contábeis do mercado!

Aumente a produtividade do seu time fiscal! Venha para a ConexãoNF-e

Conclusão

Um gerenciamento eficiente de documentos ajuda a sua empresa a tomar decisões mais assertivas em menos tempo, aumenta a produtividade, reduz custos e agiliza processos.

Além disso, ter um processo bem delimitado de gerenciamento de documentos também dá mais segurança para sua empresa e seus clientes.

Gostou de saber mais sobre as boas práticas relacionadas à gestão de documentos? Assine a nossa newsletter e confira muitos outros conteúdos sobre o assunto!

Você também pode gostar

Receba conteúdos sobre gestão fiscal por e-mail! Se inscreva na nossa newsletter e fique por dentro das novidades do Blog ConexãoNF-e
A sua rotina fiscal nunca
mais será a mesma


Facilite entrega de obrigações,
validações, garanta compliance,
planejamentos tributários e mais.
Conheça mais sobre a Arquivei.
Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e