Todos os envolvidos no gerenciamento de uma empresa podem afirmar: são muitas as tarefas diárias e, mesmo a menor delas, pode contribuir para o sucesso de um empreendimento.
Todas essas tarefas são documentadas extensivamente, é claro, e o resultado final é uma pilha de papéis importantes, que precisam ser categorizados e armazenados corretamente.
Daí a importância da gestão de documentos dentro do contexto empresarial. Você já parou para pensar nisso?
A verdade é que muitos gestores ignoram esse passo tão importante, achando que organizar e gerenciar documentos é uma atividade de menor prioridade dentro da corporação.
Neste artigo, falaremos sobre as melhores práticas de gestão de documentos e, ainda mais importante, como a ConexãoNF-e pode te ajudar nessa missão.
Vamos aprender mais sobre o assunto?
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos é, na verdade, um conjunto de processos que visam melhorar o fluxo de organização de documentos impressos ou digitais, visando otimizar os processos de produção, arquivamento e localização destes itens.
Este é um cuidado importante porque, como muitos sabem, empresas precisam lidar com uma quantidade enorme de documentações todos os dias – contratos de compra e venda, cadastro de clientes, contratos de trabalho, recibos fiscais e tributários, enfim, a lista é bastante extensa.
Sendo assim, percebe-se a importância de se criar processos para que o arquivamento destes itens seja eficiente, assim como a sua localização.
Mais do que apenas guardar papéis, o processo de gestão de documentos é complexo e delicado, devendo levar em consideração o contexto no qual cada documentação será necessária, a fim de montar um fluxo eficiente de informações.
Para que serve a gestão de documentos?
Uma empresa que gerencia os seus documentos de maneira correta é capaz de administrar suas operações de maneira mais eficiente, realizando o controle e a manutenção das informações em processos otimizados.
Uma boa gestão de documentos torna a recuperação da informação mais rápida, o que confere agilidade à rotina dos profissionais envolvidos no processo.
Todo mundo ganha com uma organização mais eficiente da documentação!
A importância da gestão de documentos fiscais nas empresas
A operação de uma empresa – independentemente de seu porte, ou tempo de operação – gera uma grande quantidade de documentos fiscais a serem gerenciados.
Essa é uma verdade ainda mais latente para empresas cuja área de atuação demanda a movimentação constante de mercadorias ou serviços.
Por isso, manter este fluxo organizado é uma das únicas maneiras de se garantir uma operação eficiente e sem imprevistos.
Principalmente quando falamos em leis fiscais, ter todos os documentos organizados e em fácil acesso é essencial, considerando que as fiscalizações podem acontecer inesperadamente, guardando duras sanções para empresas que falharem em apresentar os comprovantes necessários.
Leia também: Quais são os tipos de regime tributário e suas diferenças
Quais são os principais benefícios da gestão de documentos fiscais?
Aqui estão alguns dos principais benefícios de se fazer uma gestão de documentos fiscais eficiente:
- Aumentar e preservar a qualidade das informações utilizadas em relatórios internos;
- Prevenir que documentos fraudulentos sejam emitidos contra um CNPJ;
- Fazer o registro correto da movimentação financeira de uma empresa;
- Manter todos os documentos acessíveis para consultas eventuais.
Com o avanço tecnológico, muitas empresas deixaram de fazer a gestão de documentos da maneira tradicional, utilizando ferramentas digitais para organizar todas as suas documentações e mantê-las armazenadas de maneira segura.
No geral, é importante que os gestores de empresas e, mais especificamente, os profissionais envolvidos no controle fiscal, tenham a consciência de que a gestão eficiente de documentos é vital para a sobrevivência de um negócio.
Leia também: Controle de Notas Fiscais recebidas: como fazer de forma eficiente
Como é feita a gestão de documentos?
Precisa saber como fazer uma gestão mais eficiente dos documentos de sua empresa? Aqui vão algumas dicas importantes:
Considere a vida útil dos documentos
É importante notarmos que nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre.
Cada tipo de documento tem o que chamamos de “vida útil” e podem ser armazenados temporariamente.
Fazer o controle da vida útil dos documentos é importante para otimizar espaço – seja físico, ou virtual – e tornar o armazenamento mais eficiente.
Crie políticas para o uso dos documentos
Uniformizar processos é um dos pontos-chave para o sucesso e a segurança de uma gestão de documentos.
Estabeleça diretrizes claras para quem pode acessar determinados documentos, quais arquivos são confidenciais e quais estão disponíveis para o público.
Crie protocolos de segurança para evitar o vazamento de dados importantes e crie boas práticas para garantir que, em caso de movimentação de papéis, ou transferência de arquivos eletrônicos, a segurança das informações seja prioridade.
Faça backups
Mesmo com as mais rígidas regras de uso, imprevistos que ameaçam a integridade de seus documentos podem acontecer.
Por isso, se o armazenamento é digital, você pode investir em soluções de backup para garantir que nenhum dado será perdido.
Procure também fazer cópias digitais de documentos físicos.
Considere o uso de software para a gestão de documentos fiscais
O uso de softwares para gestão de documentos fiscais é uma solução elegante e eficiente para manter a organização destas informações em dia.
Softwares dos tipo podem ajudar a integrar os diferentes tipos de documentações fiscais, não importa o ERP que a sua empresa utiliza.
Estes softwares podem ser utilizados por companhias de todos os portes, incluindo escritórios de contabilidade.
Como otimizar a gestão de documentos?
Para otimizar a gestão de documentos, é importante que a sua empresa foque esforços em organizar o armazenamento desses dados, contando, se possível, com um software para a gestão de documentos fiscais.
Como a ConexãoNF-e pode te ajudar?
Com anos de experiência no mercado, a plataforma de gerenciamento de documentos fiscais da ConexãoNF-e é responsável pela movimentação de mais de 25 milhões de XMLs, mensalmente.
Além disso, temos mais de 8 mil clientes cadastrados em nossa plataforma, que utilizam o nosso serviço para melhorar o compliance fiscal de suas empresas, além de receber, armazenar e gerenciar NFe, NFSe, NFCe, e CTe de diversos CNPJ em uma única conta.
A ConexãoNF-e está integrada aos principais ERPs e sistemas contábeis do mercado!
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Conclusão
Um gerenciamento eficiente de documentos ajuda a sua empresa a tomar decisões mais assertivas, em menos tempo, aumenta a produtividade dos times de contabilidade, reduz custos e agiliza processos.
Além disso, ter um processo bem delimitado de gerenciamento de documentos também dá mais segurança para sua empresa e seus clientes.
Gostou de saber mais sobre as boas práticas relacionadas à gestão de documentos? No blog da ConexãoNF-e, temos muitos outros artigos sobre o assunto.
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