São muitos os desafios para empreender e uma das tarefas mais desafiadoras é a de manter a organização dos documentos. Entretanto, com a tecnologia a gestão de documentos se tornou muito mais simples.
Todas as tarefas precisam ser documentadas extensivamente, é claro, e o resultado final, muitas vezes, é uma pilha de papéis importantes, que precisam ser categorizados e armazenados corretamente.
Daí a importância da tecnologia na gestão de documentos dentro do contexto empresarial. Você já parou para pensar nisso?
A verdade é que muitos gestores ignoram esse passo tão importante, porque consideram que organizar e gerenciar documentos não é uma atividade prioritária.
Neste artigo, falaremos sobre as melhores práticas para gerenciar documentos e, ainda mais importante, como a ConexãoNF-e pode te ajudar nessa missão.
Vamos aprender mais sobre o assunto?
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos é, na verdade, um conjunto de processos que visam melhorar o fluxo de organização de documentos impressos ou digitais. O objetivo é otimizar os processos de produção, arquivamento e localização destes itens.
Este é um cuidado importante porque as empresas precisam lidar com uma quantidade enorme de documentações todos os dias. São exemplos contratos de compra e venda, cadastro de clientes, contratos de trabalho, recibos fiscais e tributários, enfim, a lista é bastante extensa.
Sendo assim, percebe-se a importância de criar processos para que o arquivamento destes itens seja eficiente e a localização simples e rápida.
Mais do que apenas guardar papéis, o processo de gerenciar documentos é complexo e delicado. Na prática, é preciso levar em conta o contexto no qual cada documentação será necessária, a fim de montar um fluxo eficiente de informações.
Para que serve a gestão de documentos?
Uma empresa que gerencia os seus documentos de maneira eficiente e organizada é capaz de administrar suas operações com mais agilidade, realizando o controle e a manutenção das informações em processos otimizados.
Além disso, uma boa gestão de documentos reduz impactos operacionais, já que economiza tempo na procura de arquivos e torna o controle das informações mais preciso, facilitando inclusive processos de tomada de decisão.
Todo mundo ganha com uma organização mais eficiente da documentação!
A importância da gestão de documentos fiscais nas empresas
A operação de uma empresa – independentemente de seu porte, ou tempo de atuação – gera uma grande quantidade de documentos fiscais a serem gerenciados.
E esse número é ainda maior no caso de empresas cuja área de atuação demanda a movimentação constante de mercadorias ou serviços.
Imagine só imprimir toda essa documentação e guardá-las em arquivos físicos. Por algum engano, alguém coloca um documento na pasta errada, e uma das NFs desaparece. Ou ainda, utilizar uma pasta do computador para isso e durante uma falha, os documentos são apagados. Qualquer uma dessas situações pode gerar dores de cabeça e multas.
Por isso, manter a organização dos documentos é uma das únicas maneiras de se garantir uma operação eficiente e sem imprevistos.
Principalmente quando falamos em leis fiscais, ter todos os documentos organizados e com fácil acesso é essencial. Isso porque as fiscalizações podem acontecer inesperadamente, resultando em duras sanções para empresas que não apresentam os comprovantes necessários.
Nesse cenário, a tecnologia surge, na gestão de documentos, para facilitar o processo de gestão fiscal, agilizando a busca pelos arquivos.
Leia também: Controle de documentos fiscais com marcadores da ConexãoNF-e
Consequências da má gestão de documentos
Uma empresa que não consegue ter o controle dos documentos importantes pode sofrer sérias sanções e multas. E não só isso, mas o impacto pode se refletir inclusive na produtividade dos colaboradores. Listamos abaixo algumas das principais consequências:
Gastos desnecessários
Toda empresa tem uma série de documentos que precisam ser administrados. Mesmo na era da digitalização, ainda existem companhias que trabalham com pilhas e pilhas de documentos impressos.
Sem planejamento e organização, é possível que boa parte desses documentos estejam duplicados, sejam muito antigos ou até mesmo que não estejam completos. Imagina a economia que poderia ser feita em manutenção de impressoras e gastos de papéis se os documentos estivessem devidamente organizados e todos soubessem onde encontrá-los.
Isso sem considerar a necessidade de espaço físico que esse tipo de armazenamento demanda.
Perda de documentos
Se não há uma gestão eficiente dos documentos, é comum que informações sejam perdidas com o sumiço de papéis. Além disso, o controle sobre quem tem acesso aos documentos é muito mais difícil de ser feito.
Menor produtividade do time
O tempo que um colaborador pode levar para encontrar um determinado documento no armário poderia estar sendo direcionado para tarefas mais inteligentes e complexas.
Entretanto, se não há uma gestão de documentos adequada, esse funcionário pode levar horas para encontrar informações que poderiam ser facilmente acessadas com somente alguns cliques.
Menos segurança jurídica
A gestão de documentos garante que a empresa esteja em dia com suas obrigações, comprovando a conformidade, caso seja autuada. Além disso, não fazer esse gerenciamento dos documentos pode gerar mau estado de conservação, prejudicando a apresentação ao Fisco, caso seja necessário.
Quais são os principais benefícios da gestão de documentos fiscais?
Aqui estão alguns dos principais benefícios de se fazer uma gestão de documentos fiscais eficiente:
- Aumentar e preservar a qualidade das informações utilizadas em relatórios internos;
- Prevenir documentos fraudulentos emitidos contra um CNPJ;
- Fazer o registro correto da movimentação financeira de uma empresa;
- Manter todos os documentos acessíveis para consultas eventuais.
Com o avanço tecnológico, muitas empresas deixaram de gerenciar documentos da maneira tradicional e optaram por fazer uma gestão eletrônica de documentos. O objetivo é organizar melhor todas as suas documentações e mantê-las armazenadas de maneira segura.
No geral, é importante que os gestores de empresas e, mais especificamente, os profissionais envolvidos no controle fiscal, tenham a consciência de que a gestão eficiente de documentos é vital para a sobrevivência de um negócio.
Leia também: Controle de Notas Fiscais recebidas: como fazer de forma eficiente
Como é feita a gestão de documentos?
Precisa saber como fazer uma gestão mais eficiente dos documentos de sua empresa? Aqui vão algumas dicas importantes:
#1 Considere a vida útil dos documentos
É importante notarmos que nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre. Cada documento tem o que chamamos de “vida útil” e podem ser armazenados temporariamente.
Fazer o controle da vida útil dos documentos é importante para otimizar espaço – seja físico, ou virtual – e tornar o armazenamento mais eficiente.
#2 Crie políticas para o uso dos documentos
Uniformizar processos é um dos pontos-chave para o sucesso e a segurança de uma gestão de documentos.
Estabeleça diretrizes claras para liberação de acesso aos usuários, indicando quais arquivos são confidenciais e quais estão disponíveis para o público.
Crie protocolos de segurança para evitar o vazamento de dados importantes e crie boas práticas para garantir que, em caso de movimentação de papéis, ou transferência de arquivos eletrônicos, a segurança das informações seja prioridade.
#3 Faça backups
Mesmo com as mais rígidas regras de uso, imprevistos que ameaçam a integridade de seus documentos podem acontecer.
Por isso, se o armazenamento é digital, você pode investir em soluções de backup para garantir que nenhum dado será perdido. Procure também fazer cópias digitais de documentos físicos.
#4 Automatize a gestão de documentos
O uso de softwares para gestão e guarda de documentos fiscais é uma solução moderna e eficiente para manter a organização destas informações em dia.
Softwares do tipo podem ajudar a integrar os diferentes tipos de documentações fiscais, independente do ERP que a sua empresa utiliza.
Estes softwares podem ser utilizados por companhias de todos os portes, incluindo escritórios de contabilidade.
Leia também: Como consultar as notas fiscais emitidas no meu CNPJ
Como otimizar a gestão de documentos?
Para otimizar a gestão de documentos, é importante que a sua empresa foque esforços em organizar o armazenamento desses dados, contando, se possível, com um software para a gerenciar os documentos fiscais.
Como a ConexãoNF-e pode te ajudar?
Com anos de experiência no mercado, a plataforma de gerenciamento de documentos fiscais da ConexãoNF-e é responsável pela movimentação de mais de 25 milhões de XMLs, mensalmente.
Além disso, temos mais de 9 mil clientes cadastrados em nossa plataforma, que utilizam o nosso serviço para melhorar o compliance fiscal de suas empresas, além de receber, armazenar e gerenciar NFe, NFSe e CTe de diversos CNPJ em uma única conta.
A ConexãoNF-e está integrada aos principais ERPs e sistemas contábeis do mercado!
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Conclusão
Um gerenciamento eficiente de documentos ajuda a sua empresa a tomar decisões mais assertivas em menos tempo, aumenta a produtividade, reduz custos e agiliza processos.
Além disso, ter um processo bem delimitado de gerenciamento de documentos também dá mais segurança para sua empresa e seus clientes.
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