Não são raros os casos de roubos de dados nas empresas. Só em 2022, segundo a Proofpoint, pelo menos 25% das empresas brasileiras sofreram um ataque hacker. O mesmo estudo apontou também que cerca de 78% das empresas já sofreram com roubo de dados via e-mail (phishing), e dessas, 23% tiveram perdas financeiras.
No primeiro semestre de 2023, o Brasil representou mais de 36% dos incidentes de segurança de dados da América Latina e Caribe, segundo uma pesquisa da Fortinet, o que reforça a importância das empresas investirem em cibersegurança.
Os dados financeiros e fiscais representam alguns dos maiores riscos para as empresas caso sejam violados, pois contém informações sigilosas sobre faturamento, compras, contratos, fornecedores e clientes.
Neste texto, você entenderá como é possível garantir mais segurança nos dados financeiros e fiscais da sua empresa, confira!
Boas práticas para garantir a segurança de dados fiscais e financeiros
Independentemente do tamanho da empresa ou setor de atuação, a segurança de dados fiscais e financeiros precisa ser uma prioridade. No entanto, com todas as ações rotineiras desses departamentos, o compliance pode acabar sendo negligenciado, aumentando o risco de exposição de informações.
A seguir vamos listar algumas boas práticas para aplicar na empresa e elevar o nível de compliance fiscal, aumentando assim a segurança dos dados.
Criar uma Política de Segurança da Informação (PSI)
A Política de Segurança da Informação (PSI) é um importante documento para as empresas. Nele devem constar todas as normas e procedimentos adotados pela empresa para garantir a segurança de dados.
Porém, muitas empresas ainda não possuem uma PSI, seja por falta de conhecimento ou mesmo por não ver como prioridade, já que geralmente esse documento está atrelado à empresas de software.
Seja qual for o segmento da empresa, ter uma Política de Segurança da Informação é extremamente importante, pois:
- Mostra que a empresa atua em compliance e está preocupada com os dados de fornecedores, clientes e funcionários;
- Documenta todos os procedimentos que colaboradores devem seguir acerca da segurança da informação;
- Traz cenários e planos de contingência para os casos de incidentes e exposição de dados.
Ainda, não basta apenas ter um documento completo e validado juridicamente, é preciso educar todos os colaboradores sobre as regras da PSI por treinamento. Plataformas como OneTrust podem garantir que todos os funcionários tenham acesso à PSI e confirmem isso através de assinatura.
É importante lembrar também que a PSI não se limita à dados digitais, ela engloba também os documentos e processos físicos.
Proteger a empresa contra hackers
Os hackers são um risco para qualquer empresa, desde os que usam mecanismos mais simples de roubo de dados como o phishing em e-mail e SMS, até desenvolvedores de malware e ransomware.
Algumas ferramentas de segurança contribuem para proteger sua empresa de cibercriminosos, como:
- Antivírus e restrições por máquinas;
- Travas em e-mails para detecção de spam e phishing;
- Softwares de empresas especializadas em segurança da informação; entre outros.
Além disso, boas práticas que todos podem (e devem) seguir são:
- Usar senhas fortes e seguras, e trocá-las periodicamente;
- Não compartilhar usuários e senhas;
- Não clicar em links de e-mails e SMS suspeitos;
- Acessar apenas sites com certificado SSL (o cadeado ao lado da URL);
- Não submeter XMLs em sites suspeitos; entre outros.
São várias ações que podem ser tomadas no dia a dia para evitar problemas de segurança da informação, e para fixar as boas práticas na mente e na cultura da empresa, é possível usar programas de incentivo e educação como o Hacker Rangers.
Armazenar dados em nuvem
O armazenamento na nuvem significa que as informações estão guardadas em um servidor externo especializado e altamente seguro, como AWS, Google Cloud, entre outros. Um exemplo prático de armazenamento em nuvem é o Google Drive.
A nuvem oferece uma solução segura com backup constante de informações do seu negócio. Ao armazenar documentos fiscais e outros dados em nuvem, sua empresa se protege caso ocorra algum dano aos computadores e outras mídias da empresa (como servidores, pendrives, HDs externos, CDs, etc.). Até por isso, grandes empresas como SAP e TOTVS já oferecem soluções de ERP Cloud.
Outra vantagem de softwares em nuvem é reduzir as várias versões ou compartilhamentos de um documento entre os colaboradores. Imagine que sua empresa tem um modelo de contrato, e antes de enviar ao cliente precisa passar por algumas revisões em diferentes setores.
Usando uma ferramenta simples de edição, cada setor teria que baixar a versão anterior do documento, editar e compartilhar a nova versão, o que aumenta os riscos de vazamento de dados para e-mails errados. Já com um software especializado como Clicksign ou DocuSign, por exemplo, isso não aconteceria.
Gerenciar as notas fiscais da forma correta
A nota fiscal eletrônica é o principal comprovante das transações de uma empresa, e por isso, não pode ser negligenciada. O documento oficial é em arquivo XML, o que garante sua validade jurídica, por possuir o registro de uma assinatura digital.
Um dos principais cuidados necessários é com as notas de entrada, ou seja, as que são emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Existem crimes onde uma empresa emite uma NFe indevida contra outra empresa, sobre um produto que nem sequer existe, e se a receptora não fizer a recusa de nota fiscal, poderá ter problemas fiscais graves.
Felizmente é possível prevenir a empresa desses problemas usando um software que automatiza a captura das notas fiscais eletrônicas, como o ConexãoNF-e, que é diretamente integrado à SEFAZ e mais de 5.000 prefeituras.
Outro ponto importante sobre a segurança de dados em notas fiscais são os famosos “conversores de XML”. A maioria deles são sites duvidosos, que além de colocar em risco os dados da sua empresa, podem retornar um XML que não tem validade jurídica (afinal, não possui a assinatura digital do emissor).
Por fim, além de garantir disponibilidade dos arquivos XML, um software especializado também garante o armazenamento dos documentos fiscais na nuvem, pelo período determinado em lei.
Conclusão
Segurança financeira e fiscal é um assunto muito importante, que envolve a proteção de dados sigilosos e garante que sua empresa estará em dia com suas obrigações.
Para garantir uma gestão eficiente de dados e evitar problemas, existem várias boas práticas a serem seguidas, como:
- Criar uma Política de Segurança da Informação;
- Proteger a empresa contra hackers;
- Armazenar dados em nuvem; e
- Gerenciar as notas fiscais da forma correta.
Em todos os casos os softwares são importantes aliados, ajudando a empresa a se manter conforme ao mesmo passo que reduz os erros e agiliza os processos.
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