Comparativo Importador de XML Protheus 12.1.25, Colaboração e Importador de XML da ConexãoNF-e

A atualização 12.1.25 Lobo Guará do Protheus trouxe embutida a função de importar XML de Notas Fiscais no ERP. Até então, esse processo só podia ser feito por terceiros ou através de customizações.

No entanto, a aplicação tem funções muito simplificadas se comparada com qualquer solução de importação de XML do mercado. Por isso, é imprescindível avaliar todos os pontos da ferramenta para verificar se de fato, essa versão inicial é capaz de atender as necessidades da sua empresa.

Outra ferramenta de importação muito conhecida é o Colaboração by Neogrid (também conhecido como TOTVS Colaboração). Por sua vez, é uma solução que está a mais tempo no mercado e tem funções um pouco mais desenvolvidas, mas com um setup bastante alto.

Nesse artigo vamos comparar ambas as ferramentas com o Importador de XML da ConexãoNF-e, de forma a mostrar todas as funcionalidades exemplificadas, sem favorecer ou desfavorecer nenhuma das opções, afinal, cada empresa pode avaliar e optar pela solução que mais atende suas demandas.

Confira a seguir o comparativo das soluções.

Importador de XML Protheus release 12.1.25

Conforme já mencionado, o importador nativo do Protheus vem junto à release 12.1.25, versão Protheus 12 Lobo Guará.

• Os documentos atendidos pelo importador são: NFe e CTe de entrada (recebidos).
• Para que o importador funcione, o cliente precisa configurar parâmetros, criar índices de tabelas, agendamentos e depositar manualmente os arquivos XMLs em uma pasta para leitura do sistema. Sendo o cliente o único responsável pela validade jurídica do XML.
• Por ser nativo, não há custos para obter a aplicação

Mais informações no site da TOTVS.

Para acessar o monitor do Importador XML, em seu ERP Protheus vá em: Compras > Miscelânea > Importador de XML > Monitor.

*Atenção: Para que a função seja apresentada é necessário estar na versão correta do ERP e com menu Compras atualizado.*

Após configurar os parâmetros da importação, clique em “Reprocessar”. Os documentos XMLs que foram alocados na pasta correta vão estar listados, no entanto, eles podem estar com algum tipo de erro que impede a importação efetiva. Os possíveis erros e explicações podem ser vistos no site da TOTVS.

Quando um erro é detectado, é necessário voltar para o ERP e fazer a ação necessária para retornar ao importador, como por exemplo: falta de fornecedor cadastrado > voltar no ERP e cadastrar fornecedor > ir novamente ao importador > reprocessar > “Gerar Docto”.

Há poucas informações disponibilizadas sobre a eficiência dessa funcionalidade, visto que a versão 12.1.25 do Protheus é recente e poucas empresa aderiram à função nativa.

Leia também: TOTVS Transmite x Importador de XML ConexãoNF-e: comparativo de soluções

Importador TOTVS Colaboração by Neogrid

Diferente do importador nativo do Protheus, o TOTVS Colaboração conta com a plataforma da Neogrid para utilizar a tecnologia de consulta de Web Service via TSS (TOTVS® SERVICE SPED).

O software deve ser instalado no servidor de aplicação do ERP Microsiga Protheus e envia arquivos para a importação de XML no ERP, funcionando de forma integrada, com comunicação entre os dois sistemas.

• Os documentos importados pela aplicação são: NFe, CTe e NFSe de entrada
• Os arquivos são disponibilizados para importação sem configurações internas e feitas pelo cliente, visto que a aplicação é contratada externamente e conta com aplicação do sistema já configurado
• A validação jurídica dos arquivos XMLs estão sob responsabilidade da ferramenta , ocorrendo da seguinte forma: Fornecedor envia o XML da NF-e para o cliente > TSS envia XML da NF-e para validação > Neogrid valida a mensagem > Neogrid envia consulta de situação da NF-e na SEFAZ > Secretaria da Fazenda processa consulta da situação da NF-e e retorna o resultado > Neogrid disponibiliza o retorno da consulta da NF-e > TSS busca XML da NF-e validado na Neogrid > ERP busca NF-e do TSS e efetiva no recebimento.

Para utilizar o sistema é necessário contratar a oferta do TOTVS Colaboração e configurar as transações utilizadas no TSS.

O valor do setup da aplicação é mais elevado que outras soluções do mercado, chegando em torno de 20 mil reais + mensalidade, dependendo do porte do cliente. No entanto, se comparado ao nativo da TOTVS, traz muito mais segurança e agilidade para o cliente que, de fato, quer trabalhar com mais excelência e sem erros de importação, com XMLs validados.

Importador de XML ConexãoNF-e

A ConexãoNF-e é uma empresa especializada na gestão de documentos fiscais. O importador da ferramenta trabalha junto a um portal de gestão de XML, buscando-os automaticamente da SEFAZ e prefeituras.

• Os documentos importados são: NFe, CTe e NFSe de entrada
• O sistema possui ampla cobertura na consulta de NFSe: mais de 5.000 municípios disponíveis para conexão
• A aplicação trabalha em conjunto com um portal Cloud que consulta e faz a gestão dos documentos fiscais
• Os XMLs importados são com validade jurídica, já que são consultados e disponibilizados através dos Web Services
• O cliente não precisa configurar a ferramenta sozinho, pois tem implantação por contratação
• Essa opção é a única com validações antes do lançamento, como entre pedido de compras e XML, auditoria de impostos, comparação e validação de valores, entre outros.
• Quando um fornecedor ou produto não foi cadastrado anteriormente, é possível resolver em tela, sem voltar no ERP, cadastrando os novos dados durante a importação
• O valor de setup é inferior a 5 mil reais + mensalidades. Valor que se comparado ao TOTVS Colaboração, é mais barato, mas, como é uma ferramenta contratada, é mais cara que a opção nativa.
• Já é possível configurar o lançamento automático de XML no Protheus.

Como é o processo de disponibilização de XML:

1. O portal Cloud da ConexãoNF-e consulta as NFes, NFSes e CTes emitidos contra o cliente e disponibiliza-os para gestão (geração de relatórios, manifestos de destinatário, desacordo do CTe, conferência e download de documentos fiscais e backup/armazenamento por 5 anos dos XMLs).
2. Após isso, ele salva em uma pasta os XMLs para a importação.
3. Então, todos os documentos que precisam ser lançados no ERP são ordenados e aparecem em uma tela específica do ERP Protheus (Módulo de Compra (SIGACOM) > Atualizações > Movimentos > Importador XML).
4. Em seguida, basta selecionar o documento que quer importar, informar se é como pré-nota ou classificado e fazer o lançamento com as devidas conferências.

Tela do Portal Cloud:

Tela importador:

Infográfico

Veja as características das ferramentas de forma simplificada com este infográfico:

Agora confira um comparativo tabelado entre as soluções:

Como escolher a melhor solução para minha empresa?

É possível observar que todas as ferramentas fazem, de fato, a importação de XML no ERP Protheus. Cada uma com suas particularidades. Em sua escolha, é importante avaliar alguns fatores internamente com sua equipe, como:

• Essa ferramenta vai atender as demandas da minha empresa?
• Quanto quero pagar por isso?
• Receber automaticamente Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ da minha empresa vai facilitar meus processos?

Quando se trata de preço, a opção nativa é a que se sai melhor, pois só é preciso atualizar a versão do sistema de ERP. No entanto, a ferramenta tem diversas limitações, fazendo uma importação simplificada e sem validações durante o processo de lançamento e do XML, o que exige supervisionamento do que está sendo enviado ao Protheus, para que os fechamentos no final do mês não sejam prejudicados por uma importação incoerente.

Essa opção também depende da sua equipe para fazer as configurações de parâmetros para que a ferramenta funcione, assim como a manutenção ocasional da mesma.

O que acontece se lançar um XML que não tem validade jurídica?

Simplesmente você vai estar lançando em seu sistema um XML que pode não ter sido validado na Secretaria da Fazenda, pode não ser correspondente a sua empresa, estar com informações erradas e até mesmo nem existir.

Agora, quando se trata da opção mais completa e com melhor custo benefícios, a ferramenta de importação da ConexãoNF-e é a mais indicada, principalmente para grandes empresas e operações, que por seu alto volume, qualquer processo manual se torna inviável, e essa opção apresenta todas as automatizações necessárias, além de garantia de SPED completo.

O software em questão, conforme já mencionado, trabalha 2 em 1, com a consulta e baixa de XML e posteriormente o lançamento no Protheus.

Há outras ferramentas de importação integradas ao ERP no mercado, mas, poucas trabalham de forma unificada, com portal de gestão de documentos e importação de XML.

O investimento em questão é calculado de acordo com volume de documentos fiscais importados por mês e quantidade de CNPJs monitorados, como filiais, grupos, etc.

Se você quer saber como funciona a ferramenta aplicada em sua base, pode solicitar uma demonstração do importador de XML.

Para acompanhar um lançamento de Nota, assista ao vídeo abaixo.

O que achou? Já está pronto para automatizar o lançamento de documentos fiscais no seu ERP? Se você está considerando o ConexãoNF-e, separamos três cases de empresas que já trabalham com a ferramenta, confira:

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