Entender o que é o arquivo XML do CTe é importante por se tratar de um arquivo de texto usado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para guardar as informações fiscais de transações comerciais que envolvam o transporte de cargas, uma vez que o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é o documento responsável por registrar esse tipo de prestação de serviços.

A finalidade do XML é interagir com os sistemas da SEFAZ e com os softwares emissores de CTe e notas fiscais, tornando o procedimento fiscal mais rápido e com menores chances de erros ou sonegações.

Pensando na sua importância, elaboramos este post para esclarecer as principais dúvidas sobre e o arquivo XML do CTe. Acompanhe!

Quem deve emitir o CT-e?

Devem emitir o CT-e as companhias transportadoras dos modais aéreo, ferroviário e dutoviário. Em relação ao transporte rodoviário, devem emitir as empresas apontadas na lista de contribuintes do ICMS, do anexo único do Ajuste SINIEF n° 9/2007, cadastradas no sistema de apuração normal, enquadradas no regime de tributação do Simples Nacional ou inseridas como operadores no sistema Multimodal de Cargas.

Já os Microempreendedores Individuais (MEI) não estão obrigados a emitir o CT-e, mas podem fazê-lo de maneira voluntária, somente realizando o credenciamento na SEFAZ.

Qual é a importância de emiti-lo?

A emissão do CT-e serve para cumprir a imposição da legislação vigente, além de fazer com que as negociações de mercadorias se tornem mais transparentes e, ainda, simplificam o controle fiscal pelo Fisco e Receita Federal. Por ser emitido de forma digital, o CT-e propicia uma economia relevante de papel e permite a redução de gastos da empresa. O CT-e pode ser usado para substituir os seguintes documentos:

  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7 (quando usada em transporte de cargas);
  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27.

O que consta em um arquivo XML?

Existem sistemas específicos para criar um arquivo XML do CT-e que solicitam dados ao usuário, como quais foram os produtos comercializados, para formar o arquivo. Existem algumas informações obrigatórias que precisam ser inseridas no arquivo XML. Elas são passadas para o sistema para serem lidas como dados. São elas:

  • dados do remetente: como o CNPJ, Inscrição Estadual, nome fantasia, Razão Social e endereço;
  • dados do destinatário ou tomador de serviços: CNPJ, Inscrição Estadual, nome ou Razão Social e endereço;
  • dados do veículo e do condutor: placa, Registro Nacional do Veículo (RENAVAM), estado do proprietário do veículo e Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Carga (RNTRC) caso o meio de transporte seja rodoviário;
  • dados do CT-e: informações sobre o tipo de carga, sua natureza, peso, dimensões para corroborar seu transporte e destino.

Depois de salvar as informações, os emissores assinam o arquivo XML por intermédio de um certificado digital.

Onde ler o XML de CT-e?

A linguagem de programação XML - Extensible Markup Language - foi feita para ser legível tanto para softwares, quanto para usuários. Desde modo, é possível encontrar, entre as linhas de comandos computacionais, as informações necessárias para entender o arquivo.

Na prática, fazer a leitura do arquivo XML em si pode ser trabalhoso, portanto, é comum que seja utilizado o DACT-e - Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico - para entender as informações trazidas no arquivo. É importante ressaltar que o DACT-e não tem validade jurídica em uma auditoria fiscal, portanto, o armazenamento do arquivo XML é indispensável.

Logo, há três caminhos para fazer a leitura do CT-e: utilizar um leitor de XML, ter um software de recebimento automático que gera DACT-e, ou se aventurar nas tags das linhas de computação.

O arquivo XML do CT-e deve ser armazenado por quanto tempo?

De acordo com o previsto na legislação, para fins de controle fiscal e comprovação das operações, escrituração e cumprimento das obrigações fiscais, é fundamental manter o arquivo XML armazenado eletronicamente pelo prazo mínimo de cinco anos, considerando que esse é o tempo máximo que a fiscalização tem para auditar as empresas. Também é importante ressaltar a obrigação do armazenamento dos arquivos caso haja qualquer tipo de processo contábil.

Essa é uma obrigação tanto do emitente quanto do tomador de serviços. Assim, para organizar o CT-e de forma mais prática e eficiente, o ideal é utilizar um software de gestão de documentos fiscais, que é composto por diversas funcionalidades capazes de oferecer maior simplicidade no controle desses documentos, inclusive o XML do CT-e.

Quais são os benefícios de receber e baixar XML do CT-e automaticamente por meio de sistemas especializados?

A integração entre os sistemas é vantajosa para os gestores, órgãos fiscalizadores e contadores, já que ter os dados em mãos na hora que precisar e de onde estiver facilita muito todo o processo. Isso gera economia de tempo, redução de custos, rapidez e precisão.

Contar com esses sistemas especializados evita a realização de um trabalho manual e repetitivo, principalmente para as empresas de grande porte, o que não impede que as de menor porte também implementem esses softwares, já que o processo de validação, recebimento e armazenamento de documentos fiscais pode ser complicado e trabalhoso.

Manter a conformidade fiscal é desafiador, por isso aproveitar de todas as facilidades apresentadas por meio do avanço da tecnologia pode ser a melhor alternativa para resolver problemas e ainda identificar os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa de forma automática, em um site de consulta estruturado e que possibilita manifestações do destinatário de maneira simples.

Entre os principais benefícios de contar com o controle de documentos fiscais com baixa automática da SEFAZ, que a ferramenta da ConexãoNF-e faz, podemos citar:

  • recebimento automático de NF-e, NFS-e e CT-e;
  • armazenamento dos arquivos em XML na nuvem;
  • monitoramento do Status dos documentos na SEFAZ;
  • maior segurança fiscal com os Manifestos Eletrônicos;
  • integração com ERPs na importação de XML.

Quais são as possíveis consequências de não lidar corretamente com o XML do CT-e?

Emitir e organizar corretamente os arquivos XML do CT-e é essencial para se manter regular perante as responsabilidades ficais estabelecidas em lei. Pelo fato de haver vários campos obrigatórios a serem preenchidos, é muito importante ficar atento quanto a isso.

Qualquer erro identificado ou a falta de guarda do documento pode gerar vários prejuízos para a companhia, como aplicações de multas elevadas, paralisação de caminhões em postos fiscais de fronteira por longos períodos e demais penalidades que podem prejudicar bastante o negócio.

Conseguiu entender a importância do arquivo XML do CT-e? Por ser imprescindível para guardar as informações relativas às prestações de serviços do transporte de cargas, é necessário ter cuidado ao emiti-lo e ao armazená-lo. Dessa forma, evita-se eventuais problemas com o Fisco que podem gerar muitas dores de cabeça para a empresa.

Gostou do conteúdo? Agora que você já conhece o XML do CT-e e sua importância, veja também como capturar o CTe diretamente da SEFAZ em lote!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e