Guia passo a passo para implementar com sucesso a integração de sistemas fiscais

Se você procura solucionar seus problemas com a integração de sistemas fiscais, está no artigo certo.

Para melhorar seus processos, as empresas cada vez mais estão adotando softwares de automatização, como os de recebimento de documentos, geração de contratos, cálculos de impostos, entre vários outros.

No entanto, quando esses sistemas não tem integração, os colaboradores têm dificuldade em encontrar os dados corretos, além de precisar cadastrar várias vezes uma mesma informação em diferentes softwares.

Para evitar que isso ocorra, é possível aderir aos sistemas fiscais integrados.

Saiba o passo a passo para implementar a integração de sistemas fiscais.

O que é a integração de sistemas fiscais

Integrar os sistemas fiscais consiste em fazer com que diferentes softwares consigam trocar informações entre si, de forma conectada e automatizada.

Desse modo, aderir à integração de sistemas no setor fiscal é a melhor forma de otimizar as operações, afinal, os dados conseguem fluir entre as ferramentas utilizadas, garantindo que todas as tarefas sejam executadas de forma segura e ágil.

Alguns exemplos de integração de sistemas fiscais são:

• Plataforma de gestão de documentos fiscais ⇄ ERP e sistema contábil
• Software emissor de notas fiscais ⇄ CRM
• Solução de apuração de tributos e cálculo de impostos ⇄ ERP e sistema contábil

Benefícios de integrar os sistemas fiscais

São vários os benefícios de integrar os sistemas fiscais. Como dito, o setor contábil é bastante complexo e com particularidades a depender da região e do negócio. Alguns que podemos destacar são os seguintes:

• Produtividade: os softwares que congregam informações e dados úteis à empresa apresentam um ganho significativo de tempo.
• Organização:  com a utilização de um software, é muito mais fácil fazer a gestão de documentos fiscais e conseguir organizar os dados, o que também melhora a segurança dessas informações.
• Automatização: a opção por delegar aos softwares as tarefas manuais de gestão de notas fiscais traz uma série de benefícios, como mais agilidade e mitigação de erros.

Como implementar a integração de sistemas fiscais

Para efetuar com plenitude a integração dos sistemas, é preciso que a empresa planeje bem esse procedimento, uma vez que é importante que as informações contidas em cada sistema sejam mantidas. Além disso, é essencial que a integração funcione bem e torne produtivo o dia a dia da empresa.

1º passo: Planejamento e mapeamento

É comum que diferentes setores da empresa tenham necessidades diferentes, de modo a utilizar sistemas distintos para a realização das tarefas cotidianas.

Quando se pensa na integração dos sistemas fiscais, é muito relevante que ela ocorra de forma plena, de modo a beneficiar toda a empresa, interligando os setores.

Por conseguinte, mapear as demandas de cada setor, os sistemas que utilizam e como os dados se comportam e são tratados dentro deles, é fundamental para o êxito da integração de sistemas.

2º passo: Viabilidade técnica e segurança da informação

Para a boa implementação dessa integração, o setor de TI (Tecnologia da Informação) será essencial. É essa parte da empresa que verificará a viabilidade técnica do projeto, bem como realizará os procedimentos necessários no tocante à segurança da informação.

Há alguns tipos de integração de sistemas, com suas respectivas particulares, como API e Banco a Banco. É o profissional de TI que verificará a possibilidade de integração dos sistemas com êxito, determinando a maneira mais vantajosa e correta.

3º passo: Comunicação e treinamento

Apesar de a automatização que a integração de sistemas fiscais proporciona, há a necessidade de manuseio das pessoas responsáveis para o bom andamento dos trabalhos.

Desse modo, fazer com que a equipe conheça a plataforma a fundo trará bons resultados à empresa.

4º passo: Integração e testes

É importante estar atento à forma como os sistemas serão integrados. Devido às etapas necessárias para a finalização plena do processo de preparação do sistema até a disponibilidade total, é importante que exista um planejamento prévio.

Diante disso, é interessante escolher horários em que o procedimento não afete o andamento da empresa ou interfira da forma mais leve possível.

Ademais, por precaução, é importante assegurar que os arquivos e dados contidos nos sistemas a serem integrados estarão seguros para o caso de não haver êxito na implantação do sistema.

Assim, a realização de backup ou de ambiente de testes antes de homologar os sistemas integrados é uma opção viável e segura.

5º passo: Suporte

Como ocorre com outras ferramentas, é importante que haja a possibilidade de ajuda no manuseio com os sistemas integrados.

Então, considerando que dúvidas e necessidades de auxílio podem surgir na equipe durante o manuseio dos sistemas, é importante assegurar que a solução oferece suporte ao sistema.

Como ConexãoNF-e é integrado ao ERP

A ConexãoNF-e é uma plataforma completa para gestão de documentos fiscais eletrônicos, totalmente integrada ao ERP e sistema contábil.

A solução faz a captura automática de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras, armazena o XML e disponibiliza para consulta em um portal cloud, e ainda importa todos os dados de forma automática no sistema de gestão empresarial.

Desse modo, não é preciso consultar nenhum documento de forma manual ou esperar pelo fornecedor, e ainda, todas as informações estarão prontas para o lançamento no ERP.

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