O processo manual de lançamento de XML no Datasul gera problemas para várias empresas brasileiras, independente do porte ou segmento.
A digitação das informações e pouco controle dos processos resultam em perda de tempo e retrabalhos, como alegam a maioria das empresas que chegam até nós.
Ainda, outro problema apontado é a incerteza sobre a integridade de todos os documentos, e dificuldade da conferência e manutenção nota a nota.
Por isso, hoje vamos explicar para você como receber, baixar e importar XML no Datasul de forma automatizada. Continue a leitura e entenda!
Como automatizar o download e importação de XML no Datasul
O processo manual é lento e repetitivo, e também tem o risco de erros com digitações e posteriores retrabalhos. Por isso, você verá agora como automatizar a importação de XML no Datasul passo a passo.
1. Baixar os XMLs de forma automática
O primeiro passo é receber todos os documentos fiscais de forma automática, sem depender de e-mails ou consulta com chave de acesso no site da SEFAZ.
Assim, você garante a validade jurídica de NFe, NFSe e CTes que são emitidos contra o CNPJ da empresa ou CPF de Produtor Rural.
Além disso, ao baixar XML no Datasul de forma automática, você elimina os processos repetitivos de digitação, graças à tecnologia RPA, poupando tempo e esforços da equipe.
Para receber tudo de forma automática e conseguir importar no Datasul (passo 2), você precisa contar com a solução da ConexãoNF-e, pois ela é uma plataforma 2 em 1, ou seja, é conectada tanto com a SEFAZ e prefeituras no recebimento, quanto ao próprio ERP Datasul na importação.
- Entre no site da ConexãoNF-e e inicie o teste gratuito
- Vincule o Certificado Digital, e os documentos fiscais começarão a aparecer na tela.
2. Integrar o recebimento automatizado no ERP
Agora que você já tem a plataforma de recebimento pronta para uso, basta configurar com o ERP Datasul na importação automática de XML, e você pode inclusive optar por um lançamento 100% automático, com regras predefinidas.
Funciona assim: o Portal ConexãoNF-e recebe NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras, e importa direto no ERP.
Ou seja, quando você entrar na tela do seu ERP Datasul, todos os documentos já estarão lá prontos para serem lançados, e com todas as informações do XML já preenchidas.
Integrar o Importador de XML da ConexãoNF-e ao Datasul é muito fácil e rápido, para isso, basta entrar em contato com um especialista, e ele irá auxiliar na instalação.
Como gerar DANFE do XML no Datasul de forma prática
Para gerar o DANFE do XML dentro do Datasul, ou seja, sem precisar sair do ERP, é preciso utilizar uma API como a da ConexãoNF-e.
A API Geração de DANFE permite que o PDF da nota fiscal seja visualizado dentro do ERP sem precisar sair da tela, garantindo agilidade no processo.
Além disso, existem outras APIs que podem ser integradas em ERPs e Sistemas Contábeis, como:
- API Extração de Dados e XML: extração de todos os XMLs da sua conta ConexãoNF-e para utilização no seu sistema BI.
- API Emissão de Manifestos: emissão automática de manifestos de NFe e CTe através do sistema de gestão (ERP).
- API Consulta no cadastro Sintegra (CNPJ, Inscrições estaduais ativas) com sistemas de alertas: atualização dos cadastros de fornecedores/clientes através da Consulta Sintegra, evitando problemas no faturamento e recebimento.
Existem várias outras APIs que a sua empresa pode utilizar, inclusive customizáveis sob demanda. Para saber mais entre em contato e solicite informações sobre o assunto.
Passo a passo: auditoria em lote e alteração de dados da NFe
Você ainda faz a auditoria e alterações em notas fiscais da sua empresa uma a uma? Saiba que é possível realizar o processo em lote!
Veja o passo a passo com o Facilitador Fiscal Datasul:
- Exportar XML do Datasul: com apenas 2 cliques, exporte os XMLs do Datasul em formato Excel;
- Conferência das informações: uma vez com os dados importados, é possível conferir todas as informações das NFes e fazer todas as alterações necessárias (se houver);
- Reenviar a NFe para o ERP: o Facilitador Fiscal possui a função de importar todos os XMLs conferidos de volta ao ERP em lote, utilizando o mesmo Excel que você já auditou.
A economia de tempo é muito perceptível, pois elimina o processo de conferir todas as informações de cada nota fiscal dentro do ERP, e possibilita fazer as devidas alterações com importação em lote.
Os ganhos em compliance também são significativos, pois, com um processo bem delineado e informações claras é possível auditar todos os documentos, mitigando riscos fiscais.
Desacordo do CTe no Datasul TOTVS
Fazer o Desacordo do CTe na SEFAZ pode ser complicado, burocrático e ainda depende da disponibilidade do Portal da NFe.
Por isso, vamos apresentar duas soluções muito mais rápidas para fazer o Desacordo do CTe no TOTVS Datasul:
- Usar a plataforma ConexãoNF-e, onde o processo é realizado em poucos segundos, com a opção de Desacordo do CTe em lote.
- Utilizar a API Emissão de Manifestos para realizar o processo na hora e sem sair do ERP Datasul.
Manifesto do Destinatário em Nota Fiscal
Assim como funciona no Desacordo de CTe, é possível realizar a Manifestação do Destinatário em NFe pelo Portal ConexãoNF-e ou através da API Emissão de Manifestos.
É claro que a sua empresa pode optar por se manifestar no site da Secretaria da Fazenda, porém, é um processo demorado e moroso, além de ter que ser feito nota a nota.
As soluções da ConexãoNF-e são conectadas à SEFAZ via Certificado Digital, ou seja, há total segurança no envio automático dos manifestos feitos (seja pelo Portal ou via API).
Benefícios da automatização na rotina fiscal
Automatizar a rotina fiscal da empresa garante vários benefícios, inclusive em competitividade e redução de custos, com a eliminação de trabalhos manuais e suscetíveis a erros.
A seguir, você confere algumas das principais vantagens de automatizar processos com NFe, NFSe e CTe.
Segurança
A segurança das informações está diretamente ligada à validade fiscal garantida de todos os documentos, que são recebidos da SEFAZ e das prefeituras.
Além disso, é possível consultar tudo o que é emitido contra o CNPJ da empresa e o status dos documentos na SEFAZ, sendo que é possível realizar processos como Manifestação do Destinatário e Desacordo do CTe em poucos segundos.
Compliance
O processo automatizado garante a validação de dados de forma eficaz, além de manter um fluxo de trabalho muito mais prático e sem erros.
Um dos grandes ganhos em compliance para a empresa é o armazenamento digital dos documentos recebidos e emitidos, pelo tempo determinado em lei.
Ou seja, em caso de auditorias é possível consultar os XMLs solicitados em poucos segundos, com o uso de filtros inteligentes.
Além disso, o Facilitador Fiscal para o Datasul permite a auditoria facilitada dos dados de XMLs, prevenindo sua empresa de multas e autuações.
Produtividade
A rotina fiscal automatizada e integrada elimina vários trabalhos manuais e repetitivos, como digitação de chaves de acesso e validação de XML.
Com isso, há um aumento de produtividade no setor, que pode lidar com informações mais complexas e que trazem valor ao negócio.
Por fim, a tecnologia RPA integrada com APIs promove, além de um alto nível de segurança, economia de tempo em todas as fases com documentos fiscais, desde o recebimento até o lançamento no ERP.
Conclusão
Importar XML no Datasul de forma automatizada é importante para substituir processos manuais e melhorar o compliance fiscal do negócio.
Para isso, é possível utilizar a solução de automação da ConexãoNF-e, que cuida de todo o processo desde o recebimento dos XMLs da SEFAZ e prefeituras, até a importação e lançamento no ERP.
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