O controle de contas a pagar e a receber é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. Se o fluxo de caixa é o sangue de um negócio, assegurar os pagamentos pela venda de produtos e serviços é como manter o coração batendo.

A falta desse controle drena os recursos da empresa e aumenta a quantidade de financiamento necessária para cobrir as operações. Além disso, à medida que as dívidas envelhecem, a probabilidade de recebê-las diminui.

Neste artigo você vai entender a importância de controlar as contas a pagar e a receber. Também vai aprender as melhores dicas práticas do mercado para fazer essa gestão. Finalmente, vai conhecer alguns erro comuns em contabilidade e como evitá-los.

Qual a importância do controle de contas a pagar e a receber?

Um dos fatores que fazem uma empresa ter sucesso é sua capacidade de pagar contas no prazo. No mundo da contabilidade, o dinheiro que sua empresa deve é chamado "contas a pagar" e o dinheiro que devem à sua empresa são "contas a receber". O primeiro item pode incluir matéria-prima que você comprou, estoque para as lojas, aluguel dos espaços e contas de luz e água, entre muitos outros. O segundo item engloba a receita que seus clientes fornecem pela venda de produtos e serviços.

Um bom controle de ambos os fluxos assegura que sua empresa terá produtos em estoque, vai evitar pagar juros e multas a fornecedores ou em impostos, manterá a folha de pagamento em dia e pode acumular dinheiro suficiente para investir e crescer.

Quais as melhores dicas no controle de contas a pagar e a receber?

Registrar todas as movimentações realizadas

Mesmo empresas maiores encontram dificuldades para registrar adequadamente todas as movimentações financeiras. Mas esses registros precisam ser completos. Quando o volume de transações é muito grande, existe a tentação de somar vários valores e inseri-los na planilha ou software de uma vez só. Isso pode causar problemas mais tarde.

Ao cadastrar cada movimentação separada e corretamente, sua empresa cria um rastreamento, evitando fraudes e assegurando que qualquer problema poderá ter sua origem identificada e corrigida depois.

Se sua empresa usa cartões corporativos de débito ou crédito, crie relatórios separados de despesas, de forma a identificar aqueles realmente reembolsáveis de acordo com a política da companhia e adote limites para os gastos.

Fazer um planejamento periódico do fluxo de caixa

Crie um orçamento para ter uma base dos resultados operacionais do negócio. Pode ser semanal, mensal, trimestral ou todos esses, dependendo da volatilidade do caixa. Esse planejamento evita gastos além da capacidade do negócio e pode ser usado para definir objetivos financeiros realistas.

Pense nas despesas fixas mensais, como aluguel, conta de luz e folha de pagamento. O fluxo de caixa deve confortavelmente dar conta dessas saídas; do contrário, sua empresa vai se endividar.

Fazer as cobranças necessárias

Todas as empresas, mesmo em países ricos, sofrem com a inadimplência. No Brasil, o problema é agravado por causa da cultura das vendas parceladas. À medida que sua empresa cresce, a capacidade de acompanhar pagamentos e recibos fica mais desafiadora, o que pode comprometer o seu lucro.

Para ajudar a enfrentar esse problema, adote um processo que requer a aprovação de um gerente e um prazo, codificados em cada recibo.

Contas a receber devem ser revistas toda semana. Um procedimento especial ou prioritário deve ser adotado com aquelas que tiverem, por exemplo, 20 ou 30 dias. Estabeleça uma meta máxima de inadimplência para o período; a equipe deve fazer de tudo para se manter abaixo daquela meta, inclusive oferecendo descontos para quem pagar em dia.

Otimizar processos

Processos gerenciais, rotinas e outros métodos são fundamentais para melhorar a produtividade de sua equipe, ganhar previsibilidade nas contas a pagar e a receber e definir prioridades. A primeira etapa é produzir formulários e checklists padronizados para garantir consistência e precisão nas informações.

Um exemplo é documentar o processo de estabelecer fornecedores. Todo fornecedor deve ser cadastrado com nome, endereço, CNPJ, informações de contato, bancárias etc. Ter essas informações atualizadas ajudará sua empresa a processar ordens de compra e fazer pagamentos com agilidade.

Utilizar a tecnologia como aliada na gestão financeira

Quando o volume de trabalho é grande, é hora de usar novas ferramentas. A tecnologia é a grande aliada do controle das contas a pagar e a receber. Alguns exemplos:

  • recibos automáticos enviados para o e-mail de clientes ajudam a documentar as vendas;
  • programas de contabilidade evitam o retrabalho de cadastrar a mesma informação várias vezes, reduzindo o erro humano;
  • um software na nuvem faz um backup automático das informações, evitando perdas;
  • programas podem produzir gráficos e relatórios automáticos, oferecendo maior clareza sobre a situação financeira do negócio.

Quais são os erros mais comuns no controle de contas a pagar e a receber?

Atrasar pagamentos

Há muitos motivos para uma empresa pagar atrasado. O prazo ou valor podem ter sido cadastrados de forma errada, a equipe de contabilidade se esqueceu da conta ou a empresa simplesmente não tinha dinheiro em caixa naquele momento.

Perder prazo prejudica a reputação da sua empresa e gera juros e multas. Seu negócio deve fazer de tudo para pagar tudo em dia. Uma boa prática comum é separar as contas a pagar em três partes mensais: até os dias 10, 20 e 30. Como o dinheiro a receber também não entra todo de uma vez, sua empresa divide as despesas para equilibrar.

Não gerenciar dívidas de clientes

Contas a receber devem ser acompanhadas de perto. O ideal é que a empresa entre em contato com clientes e evite receber atrasado, antecipando-se ao problema. Em última instância, sua empresa pode vender as contas para empresas especializadas em cobrança. É quase sempre melhor receber uma parte da dívida agora do que continuar esperando por um possível pagamento inteiro.

Gerenciar as contas a pagar e a receber é como manter o coração da empresa batendo. Adotando as melhores práticas do mercado, seu negócio vai se manter e crescer em plena saúde.

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