Sabemos que a rotina do departamento fiscal de uma empresa pode não ser fácil, principalmente por lidar com prazos e documentos importantes. A área fiscal é responsável por diversas atividades que impactam diretamente nos custos operacionais da organização. É esse o setor responsável por classificar o lançamento de notas fiscais, escriturar livros fiscais, apurar impostos e obrigações acessórias. Por tanto, qualquer erro ou inconsistência pode acabar trazendo prejuízos para a empresa como um todo, além de penalidades com Órgãos Fiscalizadores.
O objetivo desse artigo é mostrar algumas práticas simples que o setor pode adotar para organizar suas tarefas e tornar sua rotina mais produtiva em 2019. Acompanhe!
Automatize processos manuais
Processos manuais repetitivos são estressantes, cansativos e sujeitos a erros. Atualmente, é possível colocar boa parte deles no “piloto automático”.
Muitas das atividades burocráticas fiscais já contam com soluções específicas no mercado para serem automatizadas.
Um software pode gerenciar taxas e impostos em conformidade com a legislação, possibilitar o recebimento de documentos de forma eletrônica, controlar a custódia de documentos fiscais, fazer conferência de códigos, auxiliar no lançamento de notas, etc. Faça uma pesquisa no setor e peça a ajuda dos funcionários para identificar todos os processos manuais que podem ser automatizados e busque por soluções que possam atender essas demandas.
Gerenciamento de tempo
A falta de gerenciamento de tempo é um problema muito comum que afeta tanto a área fiscal quanto outros setores de uma empresa. Uma boa dica para eliminar esse obstáculo é aplicando técnicas de gestão de tempo e, também, fazendo uso de ferramentas online, como o Trello ou Asana.
Além da utilização de listas, calendário digital e follow up, aproveite para aplicar métodos conhecidos como o de Pomodoro e Kanban. Ambos são metodologias de gerenciamento de projetos e tempo.
Outra dica é economizar nas reuniões, pois não é raro que uma reunião se estenda por mais tempo do que deveria. Por isso, é preciso estabelecer datas fixas para reuniões de equipe, levando uma pauta bem definida do que será discutido e procurando ir direto ao ponto. A reunião deve ter horário para acabar e aquilo que não foi decidido fica para o próximo encontro. É muito importante que sejam convidados para a reunião apenas os funcionários que serão ouvidos ou que têm poder de decisão. O restante pode receber um comunicado com os temas abordados.
Melhora da comunicação interna
Um dos problemas comuns enfrentados nas organizações é a falta de repasse de informações entre os setores. Para o setor fiscal, essa comunicação é muito importante. Tente propor novas metodologias documentadas para serem adotadas. Além disso, se possível, trabalhar com softwares integrados. Assim, quando uma nota fiscal entrar na portaria, por exemplo, a identificação do pedido de compras e a chegada da mesma para o lançamento fiscal será garantida.
Vale a pena usar tecnologias que integram os membros do seu departamento com os demais, como o Slack, um aplicativo de mensagens corporativas.
Planeje-se!
É entre o final e início do ano que tradicionalmente as empresas realizam seu planejamento estratégico e orçamentário para o próximo ano. Normalmente, cada setor estipula gastos, define metas e propõe ações de melhoria para sua área. É nesse momento que são apresentadas alternativas de otimização de processos. Aproveite para sugerir investimento em ferramentas que podem potencializar o rendimento do setor fiscal, como algumas das opções citadas.
O início de um novo ano pode ser marcado por novos hábitos e estruturação de novos processos. Vale a pena aplicar estas e outras dicas para obter uma rotina fiscal mais produtiva, focando no que realmente importa: o desenvolvimento do negócio.
Simplifique seu planejamento orçamentário> Conheça a metodologia Treasy.
ConexãoNF-e como opção de ferramenta na gestão de documentos fiscais
Uma ferramenta que pode ajudar em muito nos processos fiscais é a ConexãoNF-e, um software de gestão de documentos fiscais eletrônicos de consulta de NF-e e CT-e direto da SEFAZ. A solução recebe automaticamente as notas emitidas contra a empresa e disponibiliza em um portal online, dispensando a busca pelo arquivo XML, por exemplo. Além disso, facilita o gerenciamento e arquivo desses documentos de forma segura conforme a lei, gera relatórios personalizados e permite a manifestação de destinatário de forma facilitada.
A solução da ConexãoNF-e também fornece a possibilidade de importar o arquivo XML automaticamente no ERP das empresas para facilitar o lançamento de NF-e e CT-e. Segundo nossos cálculos o tempo no lançamento pode reduzir em até 70%. Ou seja, 70% menos tempo desperdiçado com a digitação e validação de documentos e com esforços que podem ser direcionados em atividades estratégicas para o negócio.
Você pode saber mais em www.conexaonfe.com.br e fazer um teste totalmente gratuito da ferramenta.
