As atividades de um escritório contábil vão além de guardar documentos e gerenciar obrigações fiscais e tributárias de clientes: ele passou a ser mais participativo no dia a dia das empresas. Seus profissionais assumiram uma postura de consultoria, fornecendo dicas, até mesmo, para melhorar a gestão e a produtividade do negócio.

Mas e o próprio escritório? O que tem feito para se tornar mais produtivo?

Sabemos que a rotina de um escritório de contabilidade é corrida, pois precisa lidar com dados de vários clientes e, ainda, cuidar da sua própria gestão. Por isso, manter o ambiente organizado não é uma opção. É uma ação fundamental para dar conta das tarefas ao longo do dia e ter o maior índice de produtividade possível. Por isso, separamos 12 dicas que podem ajudar você nessa tarefa.

Vantagens de um escritório contábil mais produtivo

Adotar processos e rotinas que tornem o escritório mais produtivo tem vários benefícios. O escritório passa a entregar mais resultado em menos tempo. Assim, passa a poder atender a mais clientes com a mesma equipe.

Ao eliminar entraves e reduzir tarefas desnecessárias, o administrador deixa a equipe mais motivada, inclusive, para sugerir novas melhorias. Como agora o escritório entrega resultados melhores e em menos tempo, pode considerar cobrar mais pelos seus serviços, já que o cliente será atendido com mais qualidade e rapidez.

Dicas para tornar seu escritório contábil mais produtivo

A partir de agora, você vai conhecer 12 dicas simples para seu escritório fazer mais, com qualidade e em menos tempo.

1. Dê atenção ao planejamento

Seu escritório faz um planejamento estratégico periódico para saber as atividades e metas que precisa realizar dentro de um prazo determinado? Se não, essa estratégia é um ótimo ponto de partida para organizar, atribuir e acompanhar tarefas. O planejamento deve incluir quem é o principal responsável por cada função e um prazo.

2. Faça e use um checklist

No fim do dia, reserve uns minutos para listar as atividades que precisam ser realizadas até o final do próximo expediente, organizando-as por prioridades e estipulando horários de entrega. Visualizar o que precisa ser feito ajuda a aproveitarmos melhor o tempo e a saber de quem cobrar quando algo não ficou pronto no prazo determinado.

3. Economize nas reuniões

Não é raro uma reunião se estender por mais tempo do que deveria. Por isso, a dica é estabelecer datas fixas para reuniões de equipe e com seus clientes, levando uma pauta do que será discutido e procurando ir direto ao ponto.

A reunião deve ter horário para acabar e a liderança precisa dar o exemplo, chegando na hora certa e encerrando no tempo combinado. Aquilo que não foi decidido fica para o próximo encontro. É muito importante que sejam convidados para a reunião apenas os funcionários que serão ouvidos ou que têm poder de decisão. O restante pode receber um comunicado com os temas abordados.

4. Use ferramentas de gestão contábil

Utilizar uma solução para automatizar processos permite integração com outros sistemas, facilitando a comunicação e a troca de dados com seus clientes. Além disso, um software pode gerenciar taxas e impostos em conformidade com a legislação, possibilitar o envio de documentos de forma eletrônica (XML de NF-e, por exemplo) e controlar a custódia de documentos fiscais.

Outra grande vantagem é que esses programas evitam o uso da papelada, que pode se perder; bem como erros de digitação e o retrabalho de registrar a mesma informação várias vezes.

5. Não faça horas extras

Contadores precisam realizar atividades que exigem muita atenção e concentração, por isso, é importante não se sobrecarregar e sempre descansar o suficiente para manter um nível alto de produtividade. Afinal, ser produtivo é saber fazer mais em menos tempo, ou seja, trabalhar menos e com mais qualidade.

É nesse momento de repouso e reflexão que costumamos encontrar, inclusive, soluções que não havíamos conseguido achar no meio de um dia de trabalho agitado. Horas extras também custam mais caro que as regulamentares e seu uso frequente é sinal de mal planejamento por parte do gestor.

6. Mantenha um relacionamento saudável

A equipe deve se sentir à vontade no trabalho para expressar suas ideias e frustrações. É o funcionário no "chão de fábrica" o verdadeiro especialista, pois está em contato constante com as ferramentas e a realidade do trabalho.

Em um escritório contábil produtivo, os funcionários devem saber que suas sugestões serão ouvidas e, muitas vezes, atendidas. O gerente deve confiar na equipe que tem e buscar manter um clima no qual discordâncias sejam expressadas abertamente e com respeito. Os funcionários, geralmente, têm as melhores sugestões sobre como corrigir processos de trabalho.

7. Não diga sim a tudo

Especialmente em escritórios pequenos, que ainda estão começando, é comum ver administradores que querem "abraçar o mundo", aceitando todo tipo de cliente e tarefa que encontram, muitas vezes a preços baixos. Esse comportamento não é sustentável.

Um escritório contábil logo descobre que alguns clientes custam mais caro do que outros, enquanto há aqueles que apenas querem o serviço entregue e pagam no prazo. Aprenda a não ter medo de "demitir" o cliente ruim, que cobra muito e paga pouco (ou atrasa), e a selecionar melhor os clientes que a empresa dá conta de atender.

8. Automatize processos manuais

Processos manuais repetitivos são estressantes, cansativos e sujeitos a erros. Faça uma pesquisa no seu escritório contábil e peça a ajuda dos funcionários para identificar todos os processos manuais que podem ser automatizados.

Por exemplo: é muito comum ver os dados de um cliente (como endereço, CNPJ, etc.) serem cadastrados duas ou mais vezes, por diferentes departamentos da empresa. O correto é que os dados sejam produzidos uma só vez e migrem conforme necessário. Se a empresa usa táxi corporativo, um plano com uso de um aplicativo elimina a necessidade de vouchers em papel, entre outros exemplos.

9. Use ferramentas de gerenciamento da produtividade da equipe

Lembra-se da primeira dica, sobre atenção ao planejamento? Uma forma de torná-lo visível e bem concreto dentro da empresa é usar uma lousa magnética ou quadro de cortiça, com as metas e prazos.

Mas existem ferramentas mais sofisticadas online, que podem disparar lembretes e serem acessadas via smartphone ou tablet quando você ou o funcionário estiverem longe da empresa. Serviços como TrelloAsana ou o já conhecido Google Agenda ajudam a organizar, gerenciar e visualizar o trabalho.

10. Invista no atendimento ao cliente

Os clientes são o principal ativo do escritório contábil: são eles que trazem a receita e mantêm tudo funcionando. Uma boa equipe de atendimento ao cliente pode identificar formas de melhorar o trabalho do escritório. Por exemplo: um cliente pode fazer uma reclamação dizendo que a equipe de vendas prometeu uma coisa e o atendimento entregou outra.

Um bom administrador vai usar esse episódio para melhorar a integração entre as equipes. Outra boa dica é considerar o uso de um software do tipo CRM para automatizar várias tarefas no atendimento e relacionamento com clientes.

11. Mantenha a equipe atualizada

A equipe do escritório deve estar sempre a par das novidades, rumos e planos da empresa. Seus funcionários sabem mais do que você imagina e podem dar sugestões muito úteis conforme a direção da empresa muda. Além disso, a equipe deve comparecer frequentemente a treinamentos em novos programas e habilidades.

Se sua equipe aprender a reduzir o uso de e-mails com anexos e passar a trabalhar com arquivos em um drive compartilhado ou na nuvem, por exemplo, já é um grande avanço. Especialmente no mundo contábil, é importante a atualização constante em legislação tributária.

12. Coloque o foco no mercado de atuação

Como diz um ditado comum em escolas de karatê, “é melhor uma faca afiada do que cinco cegas”. Ambições grandes desgarradas de planejamento motivam alguns escritórios a oferecem um grande cardápio de serviços para seus clientes, sem se assegurarem, antes, de que podem oferecê-los com qualidade ou de que têm equipe ou tempo para isso.

Em um mercado altamente competitivo, é melhor ser conhecido por entregar um ou poucos serviços de grande qualidade do que por vários serviços medíocres. Mantenha o foco do seu escritório e o reconhecimento virá em pouco tempo.

Uma solução de softwares que forneçam agilidade e segurança para seu escritório contábil também colaborará muito para torná-lo mais produtivo. Eles podem evitar retrabalhos, reduzir erros de digitação, minimizar o uso de papel e melhorar a comunicação entre os diferentes departamentos e com os clientes.

Lembre-se: quanto mais seus processos estiverem alinhados e sob controle, mais tempo você terá para pensar em diferenciais para oferecer a seus clientes. Dessa forma, ser organizado e produtivo também leva ao crescimento do seu negócio e ao reconhecimento dele por parte do mercado.

Que tal começar agora mesmo? Entre em contato conosco e vamos conversar sobre as soluções que podemos oferecer para seu escritório contábil.


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