O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) é um documento que faz parte da rotina de empresas que lidam com o transporte de cargas. Ele reúne os dados dos produtos ou materiais transportados em um único documento, garantindo agilidade nas fiscalizações.
Porém, o documento que era para auxiliar nas operações acaba se tornando um problema quando a empresa tem alto volume e utiliza processos manuais de lançamento.
Neste artigo vamos mostrar como automatizar o conhecimento de frete, garantindo muito mais agilidade e segurança no lançamento no ERP Protheus, com um método testado e comprovado. Acompanhe!
O que é CTe
O conhecimento de transporte eletrônico é um documento fiscal digital, ou seja, seu arquivo oficial é em XML, que deve ser armazenado conforme a lei. Ele tem por objetivo documentar, para fins fiscais, a prestação de serviço de transporte de cargas realizado por qualquer modal.
No CTe constam informações sobre o transporte de cargas, e os dados centralizados auxiliam no processo de fiscalização, de modo a diminuir o tempo de paradas e conferências.
Além disso, os envolvidos na operação de transporte são chamados de "atores do CTe", sendo que cada um tem uma função importante no documento e suas próprias responsabilidades.
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Processo manual de lançamento no Protheus
Os processos do CTe com o ERP começam muito antes de abrir a rotina de lançamento. Em um processo manual, geralmente o responsável por lançar XMLs no Protheus espera pelo DACTE, para conseguir o número da chave de acesso.
Com o código em mãos, ele pode verificar a validade do documento fiscal no site da SEFAZ, o Portal Nacional do CTe. Se tudo estiver correto, chegou a hora de fazer o lançamento.
Dentro do ERP, é preciso digitar várias informações e preencher os campos, como: chave de acesso; fornecedor; itens; tributos; entre outros. Dentro do próprio ERP existem alguns mecanismos auxiliares como a TES inteligente, porém, não são o suficiente para a automatização.
Depois de tudo feito e conferido, o documento será lançado no ERP. E este mesmo processo se repete em todos os arquivos que precisam do lançamento.
Dificuldades e riscos
Processos manuais envolvem riscos que podem prejudicar e muito a sua empresa. Por mais capacitados que sejam os colaboradores, errar é humano, ainda mais quando se lida com um volume considerável de informações a serem digitadas de modo repetitivo.
Quando ocorrem erros, ainda há a necessidade de retrabalhar o que já poderia ter sido lançado, e caso o erro não tenha sido percebido (o que é pior), problemas com o próprio Fisco são iminentes.
Por fim, a própria demora na operação já é um problema, afinal, dentro da logística cada minuto conta. A exemplo disso, a Haldex conta sobre a diferença entre o tempo de lançamento manual de XMLs e o modelo automatizado com ConexãoNF-e:
“A entrada de uma nota fiscal levava de 15 a 30 minutos quando era feita manualmente (dependia do número de itens). Atualmente este tempo está girando em torno de 2 a 5 minutos.” Cristiano Cardoso de Oliveira, Analista de Negócios na Haldex.
Como importar CTe de forma automática no Protheus
Para automatizar a importação de conhecimento de transporte no ERP Protheus, é preciso utilizar um software especialista para isso. Um dos mais completos e recomendados é o da ConexãoNF-e, como você verá a seguir.
No processo automatizado, o recebimento do arquivo XML a ser lançado não depende do fornecedor, ou da chegada da mercadoria no estabelecimento, já que o próprio software captura o CTe direto na Secretaria da Fazenda.
O documento então fica disponível em uma plataforma de gestão, e é importado automaticamente no ERP. Não é preciso digitar a chave de acesso e as informações do XML são incorporadas no momento de checagem dos dados.
O passo a passo para lançar CTe no Protheus é o seguinte:
- se você ainda não é cliente ConexãoNF-e, faça um teste grátis e solicite o Importador de XML para Protheus, no chat da ferramenta;
- após a instalação do Importador, os documentos irão aparecer de forma automática no ERP;
- basta selecionar o documento que quer lançar, e fazer as validações de segurança.
Confira um vídeo do lançamento na prática:
Pronto! O documento foi lançado no ERP e agora o seu fornecedor não poderá mais cancelar o CTe. Isso acontece pois na hora do lançamento, o Portal Cloud é atualizado para identificar que o documento foi lançado, e dispara de forma automática um manifesto de Confirmação da Operação.
Leia também: Como validar a chave de acesso do documento de entrada no Protheus
É possível importar mais de um CTe no Protheus de uma só vez?
Uma dúvida recorrente é sobre a importação de documentos fiscais em lote. O Portal da ConexãoNF-e envia todos os arquivos XML (NF-e, NFS-e e CT-e) para o ERP de forma automática, então todos os documentos estarão em ordem, prontos para lançar.
Não é preciso o trabalho manual de selecionar nota a nota para importar no ERP, assim como a chave de acesso já vem preenchida.
Porém, há algumas informações que ainda dependem do cadastro do fornecedor dentro do Protheus, para que haja vinculação no XML. É possível fazer estes ajustes em tela, em menos de um minuto, e na próxima vez que houver essa amarração, o sistema irá lembrar do padrão e configurar sozinho.
Conheça a ConexãoNF-e
Somos uma empresa especialista em gestão de documentos fiscais eletrônicos, que conta com o diferencial da importação de XML no ERP. Até o momento, mais de 8.000 empresas de todo o Brasil confiam na ConexãoNF-e para agilizar sua rotina fiscal.
Veja o feedback que recebemos do Publio Dantas de Oliveira, Analista de Suprimentos da Supporte Logística Integrada, sobre nosso Importador de XML para Protheus:
"A partir do momento que você sabe que pode confiar numa ferramenta e no que ela entrega, você começa a transmitir mais confiança para outros departamentos e superiores, você desempenha sua atividade sem precisar se preocupar se está fazendo certo ou não, e a ferramenta entrega aquilo que promete e até mais. Recomendo e sempre vou recomendar.”
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