O Comprovante de Entrega Eletrônico, conhecido como canhoto digital, começou a valer e substituir o impresso desde o mês de setembro de 2019. Dessa forma, basta que o responsável pelo recebimento da mercadoria assine na tela do celular ou de outro dispositivo móvel para comprovar a entrega do produto.
Por ser um assunto recente, ainda pode gerar muitas dúvidas tanto para as pessoas que recebem quanto para empresas que realizam transporte. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto. Confira!
O que é o canhoto digital e para que ele serve?
Por meio da inovação tecnológica, tornou-se possível a criação de um mecanismo que possibilitou a captura de imagens de comprovação das entregas efetuadas, juntamente com o registro de eventos relativos às NF-e e CT-e, chamado de Comprovante de Entrega Eletrônico.
Esse canhoto digital é um documento capaz de comprovar a entrega de uma carga. Nesse caso, ele é assinado de forma eletrônica pelo destinatário da mercadoria ou por pessoa autorizada.
Esse sistema foi criado com o objetivo de evitar os problemas ocorridos com o canhoto físico, como perda do documento e demora na comprovação da entrega, além de minimizar a necessidade de armazenamento de papéis e facilitar possíveis alterações no documento.
Como ele funciona?
O canhoto digital é registrado pelo transportador e tem a finalidade de gerar um documento eletrônico de comprovação de entrega das cargas constantes em uma Nota Fiscal Eletrônica.
Para tanto, é preciso empregar o método Secure Hash Algorithm (SHA-1), que é um cálculo que gera uma sequência de bits provida por intermédio de algoritmos, chamados de hash, onde pode-se encontrar dados como localização, data e hora da entrega, nome da pessoa responsável pelo recebimento e seu documento. Também pode ser usada a foto da mercadoria no lugar da entrega (usado por algumas empresas), entre outros.
Dessa forma, ocorre a autenticação do documento registrado junto aos demais arquivos fiscais eletrônicos relacionados à operação comercial em específico.
Quais são os eventos de comprovação de entrega?
São dois os eventos disponibilizados sobre a comprovação da entrega. Conheça melhor sobre eles a seguir.
Evento de comprovação de entrega para NF-e
Nesse tipo de situação, o evento deverá ser expedido por sistemas emissores de NF-e quando a entrega for realizada por meio de frota própria.
Evento de comprovação de entrega para CT-e
O evento precisa ser emitido pelas transportadoras quando a entrega for executada por companhia especializada nesse tipo de atividade. Poderá ser difundido na NF-e ser abrangido pelo documento gerado pela transportadora.
Quais são os principais objetivos do canhoto digital?
A criação e o uso do canhoto digital podem propiciar uma série de vantagens. Confira as principais delas!
- maior interação entre a empresa e os clientes, já que a possibilidade de comprovação da mercadoria proporciona uma maior confiabilidade e segurança ao destinatário;
- universalização e padronização da comprovação da entrega, tendo em vista que esse processo na forma física pode variar de acordo com o estabelecimento;
- economia e sustentabilidade, considerando que não é mais necessário a realização de armazenamento de documento físico para comprovar a entrega;
- fortalecimento dos processos omnichannel quando a negociação é feita em lojas físicas e lojas virtuais, por exemplo, quando um item é comprado por intermédio da internet, no entanto, sua entrega é feita no estabelecimento físico da organização.
É necessário salientar que o canhoto digital não elimina a manifestação do destinatário, tendo em vista que cada um tem o seu objetivo. O comprovante de entrega é a forma usada pela companhia ou transportadora para mostrar que entregou a carga, enquanto a manifestação é a maneira utilizada pelo destinatário para afirmar que realmente recebeu o item.
Como armazenar o canhoto digital da melhor forma?
O documento que comprova a entrega do produto precisa ser arquivado pelo prazo mínimo de 5 anos para evitar problemas caso seja requisitado para fins de fiscalização e conferência.
Por esse motivo, arquivar e controlar todos os comprovantes é essencial para a gestão. O ideal é contar com a segurança e praticidade que o armazenamento digital proporciona, mantendo a autenticidade do registro das transações.
Esse tipo de mecanismo proporciona a manutenção de todos os arquivos que a empresa precisa, principalmente nos setores de logística e transporte, que são primordiais para a estratégia do negócio, satisfação e fidelização dos clientes.
O que pode ser usado como comprovação de entrega?
Existem alguns instrumentos que são adequados para comprovar que a entrega foi realizada. Veja quais são os mais usados.
Digitalização por intermédio do scanner físico
A primeira opção se trata do scanner físico, pelo qual é possível escanear vários documentos de maneira automática, além de permitir a integração das imagens e dados digitalizados aos sistemas ERP das companhias. Nesse caso, é possível arquivar os registros de forma massiva e em nuvem, garantindo a segurança de que nenhuma informação será perdida.
Aplicativos de comprovação de entrega
Outra alternativa para comprovar o trabalho realizado é por meio de um aplicativo específico que permite que o próprio motorista responsável pelo transporte tire uma foto do momento da entrega e solicite que o responsável pelo recebimento confirme a entrega assinando na própria tela de dispositivos como smartphones, tablets, entre outros.
Dessa maneira, as imagens do documento já ficam armazenada em nuvem, sendo possível consultá-las a qualquer hora.
Com o advento da transformação digital, diversas foram as ferramentas implementadas para melhorar a qualidade dos serviços oferecidos e satisfazer as necessidades dos clientes, que, por sua vez, estão cada vez mais exigentes.
O canhoto digital é uma dessas novidades, o que propicia diversos benefícios, como padronização do formato de entrega, eficiência e segurança. Então, é importante ficar atento quanto às mudanças ocorridas e se adequar para se manter atualizado e com potencial competitivo.
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