A Lei de Proteção de Dados (LGPD) chegou para ficar. Portanto, se você quer entender como funciona a LGPD na contabilidade, não deixe de conferir este texto!
Implementada em 2020, a LGPD de tratamento dos dados contábeis ou em sua forma contábil como os clientes.
A coisa mudou e quem não se adaptou Muita pode sofrer ainda por parte do Governo.
Quer saber mais sobre o assunto e como seu escritório de contabilidade deve estar preparado para a LGPD?
Então vamos lá!
O que é a LGPD?
A LGPD é uma lei feita para proteger os dados de qualquer pessoa física ou digital dentro das empresas.
Ou seja, como pessoa física, você terá seus dados pessoais protegidos em outras empresas, mas você também precisa adequar o seu negócio para proteger os dados dos seus clientes.
Inspirada na lei de proteção de dados europeia, a LGPD foi criada com objetivo de proteger e dar mais privacidade às informações das pessoas.
Com a lei de proteção de dados, o cidadão tem direito de solicitar a qualquer momento que os seus dados pessoais sejam excluídos e até de transferir os seus dados para outra empresa que preste o mesmo serviço.
A LGPD na contabilidade
A LGPD afetou negócios de praticamente todas as áreas e não seria diferente com a contabilidade, não é mesmo?
Afinal, um escritório contábil trabalha com informações de inúmeros funcionários das empresas, folha de pagamento, entre outros documentos e informações valiosas.
O uso de dados sensíveis na contabilidade
Além da proteção de dados pessoais, existe uma proteção específica aos dados sensíveis pela LGPD.
Mas, o que são dados sensíveis?
Basicamente, os dados sensíveis são aquelas informações que podem causar discriminação a uma pessoa.
Entram nessa conta os seguintes dados, de acordo com a lei:
- de origem racial ou étnica;
- os que dizem respeito a convicção religiosa e opinião política;
- informações sobre filiação a sindicato ou organização de caráter religioso;
- dados de caráter filosófico ou político;
- referentes à saúde ou à vida sexual;
- dados genéticos ou biométricos vinculados a uma pessoa natural.
LGPD e documentos fiscais eletrônicos
Outro ponto importante da LGPD é a mudança em relação a quem tem acesso a este documento.
Antes da LGPD, qualquer pessoa que tivesse a chave da nota fiscal poderia consultá-la, o que facilitava o vazamento de dados.
Agora isso mudou.
A consulta da nota completa nos sistemas da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) é feita mediante certificado digital, e só com ele é possível baixar o XML.
Ou seja, só empresas autorizadas conseguem o arquivo com validade jurídica e o processo de consulta ficou mais seguro.
Quem tem a chave de acesso e não possui o certificado digital só consegue visualizar informações parciais da nota.
Qual o impacto da LGPD para a contabilidade?
Como a lei diz respeito à forma como as empresas devem lidar com esses dados, ela impacta diretamente na rotina dos escritórios de contabilidade.
Muitas empresas do ramo precisaram adequar seus processos e as que ainda não se adequaram correm o risco de sofrer sanções.
Apesar de causar um certo desconforto nos escritórios contábeis logo de início, por parecer ser um processo complexo, o lado bom é que a LGPD na contabilidade ajuda na organização do negócio.
Na prática, o seu escritório de contabilidade se protege também contra possíveis processos, pois agora o consentimento dos dados é feito de forma legalizada.
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A importância do escritório de contabilidade se adequar à LGPD
A LGPD entrou em vigência em setembro de 2020.
Entretanto, as empresas tiveram um tempo para se adaptar e as sanções passaram a ser cobradas apenas em agosto de 2021.
Mas apesar do tempo extra, muitas empresas não se adequaram à LGPD na contabilidade, especialmente as pequenas.
Se a sua empresa faz parte dessa estatística, tome cuidado, pois as sanções podem ser pesadas e desequilibrar o financeiro da sua contabilidade.
Várias medidas devem ser tomadas e quanto antes começar, mais rapidamente vai legalizar os processos de proteção de dados do seu negócio.
Além disso, não podemos nos esquecer que os escritórios de contabilidade são responsáveis pelos documentos de outras empresas.
Portanto, a adequação à lei e a obediência à regulamentação são essenciais para um bom funcionamento das próprias empresas contábeis assim como de seus clientes.
Fiscalização e penalidades
As promessas da LGPD podem chegar a 2% da receita da empresa. O limite é de até R$ 50 milhões .
E ninguém quer perder este dinheiro à toa, certo?
A parte de fiscalização fica por conta da Autoridade Nacional de Dados (ANPD), criada com uma lei de proteção de dados.
Como 2020 e 2021 foram os anos iniciais da LGPD, o caráter da lei foi mais educativo e menos punitivo.
Entretanto, a partir de 2022, a ideia é que a ANPD passe a ser mais ativa na fiscalização.
Como ajustar seu escritório contábil a LGPD?
Para começar a adaptar-se na contabilidade do seu escritório a LGPD, é importante conhecer bem a lei . E para isso, altamente é importante ter ajuda de profissionais da área jurídica.
disso, documente e revise todos os dados que você já tem na contabilidade, que ainda cria um sistema de organização, caso não tenha.
Você também vai precisar de uma pessoa específica para gerenciar os dados, é o Data Protection Officer, ou apenas DPO.
A indicação de um DPO é obrigatória pela lei, afinal, este é o profissional que terá conhecimento jurídico ou regulatório sobre proteção de dados. Ele pode ser terceirizado ou contratado internamente.
Junto a ele, defina também um comitê de segurança da informação. Essa equipe deve pensar em leis internas para o gerenciamento de dados dentro da organização.
Todos os colaboradores devem ter o mesmo cuidado com os dados, por isso, treinamentos são essenciais!
A ideia é que o cuidado com os dados faz parte da cultura da empresa.
E, por fim, conte com a tecnologia para te ajudar neste processo!
Como a tecnologia pode ajudar sua empresa?
A aplicação da LGPD na contabilidade é coisa séria.
Mas fique calmo, pois com a gestão de documentos fiscais e avulsos a ConexãoNF-e pode te ajudar!
Nosso sistema de gestão recebe e armazena os documentos fiscais de vários CNPJs ao mesmo tempo, direto da SEFAZ e das prefeituras, ou seja, com validade jurídica garantida.
Com a solução de gestão de XML da ConexãoNF-e, você consegue otimizar o armazenamento de informações e proporcionar mais agilidade e segurança para a sua equipe e também para os clientes da sua contabilidade.
Além disso, com a funcionalidade DocBox você centraliza todos os documentos avulsos (contratos, boletos, entre outros) em um só lugar, uma plataforma de acordo com a LGPD e que usa criptografia na proteção de dados.
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Conclusão
Neste texto aprendemos sobre o impacto da LGPD na contabilidade e a importância de se adequar o quanto antes a esta lei.
Além de ser essencial para evitar o vazamento de informações importantes, a lei de proteção de dados também protege a sua empresa e auxilia na organização e armazenamento das informações.
Por isso, três coisas são indispensáveis para a implementação da LGPD:
- a educação dos colaboradores;
- um bom sistema de gestão;
- e a criação de leis internas para a gestão de dados dentro do seu escritório de contabilidade.
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