Entenda a diferença entre regime de caixa e regime de competência

Regime de caixa e competência são conjuntos de regras diferentes para analisar a movimentação financeira de uma empresa.

O uso dos dois modelos é fundamental para a administração de um negócio: o primeiro deles ajuda a manter os pagamentos em dia, e o segundo a entender a real saúde do empreendimento e suas perspectivas a longo prazo.

Não é possível dizer que um regime é "melhor" do que o outro. Cada um fornece uma lente diferente para visualizar aspectos diversos do seu negócio. Neste artigo, você vai entender melhor em que consiste cada um deles, suas diferenças, e quando e por que usar cada modelo. Acompanhe.

O que é regime de caixa?

O regime de caixa é uma forma de analisar a movimentação financeira "real" da empresa, ou seja, contam-se as entradas e as saídas efetivamente feitas. Os registros são realizados na data em que realmente ocorreram.

Por exemplo: vamos supor que sua empresa tenha feito uma venda no valor de R$ 60.000, parcelada em seis vezes e sem entrada. O que vai constar no balanço de caixa? Absolutamente nada.

Mas calma, isso acontece porque no regime de caixa o dinheiro só é registrado quando efetivamente entra ou sai. Como a venda foi feita sem entrada, só quando a primeira parcela entrar no caixa ela será realmente contabilizada. Se seu cliente por algum motivo atrasar o pagamento da primeira parcela, nenhum dinheiro terá entrado até então e, portanto, nada será somado ao seu caixa.

O mesmo vale para as despesas. Imagine que seu negócio adquire um licenciamento anual de software, a ser pago em 12 parcelas de R$ 100,00. O compromisso assumido é de R$ 1.200,00. Entretanto, ao fim do primeiro mês, apenas os primeiros R$ 100,00 serão efetivamente registrados no regime de caixa. Pode acontecer ainda que no futuro sua empresa cancele o contrato. Ou seja, as parcelas dos meses restantes não serão pagas e, de qualquer forma, nunca serão registradas no regime de caixa.

Em resumo, regime de caixa significa não contar com os ovos dentro da galinha. É um comportamento similar ao do cidadão comum, que acompanha sua conta tirando um extrato bancário. Ele analisa apenas o dinheiro que efetivamente entrou e saiu, nas datas em que isso realmente ocorreu.

O que é regime de competência?

O regime de competência registra as receitas e as despesas nas datas do fato gerador, ou seja, no momento em que os compromissos são assumidos.

Vamos voltar ao exemplo da venda parcelada de R$ 60.000,00. No regime de competência, toda essa receita é contabilizada assim que é efetuada a ordem de venda. Não importa que até agora seu cliente não tenha pago um único centavo.

O regime de competência também antecipa as entradas e saídas que efetivamente serão realizadas apenas no exercício seguinte. Vamos supor que essa venda de R$ 60.000,00 tenha sido feita em dezembro. A maior parte do dinheiro, portanto, só será paga no ano seguinte. Não importa: do ponto de vista do regime de competência, todo esse dinheiro "entrou" naquele ano.

A mesma coisa vale para as despesas. Se a sua empresa compra um imóvel ou faz qualquer outro investimento, mesmo que ele seja parcelado ao longo de muitos anos, no regime de competência o valor integral será contabilizado neste exercício.

Quais as vantagens e desvantagens dos regimes de caixa e competência?

O regime de caixa tem função financeira. Seu principal propósito é manter a empresa funcionando no dia a dia, garantindo que haverá dinheiro em caixa para honrar compromissos, como folha de pagamento, despesas com aluguel e outros serviços, bem como para o pagamento de fornecedores e impostos. A ideia é gerenciar a liquidez do seu negócio.

Esse regime serve para responder a perguntas do tipo: como fazer para termos dinheiro no 5º dia útil para pagar os funcionários? Do que precisamos para pagar o IRPJ no 1º semestre? Qual receita vai sobrar neste mês para fazermos um investimento? Em suma, evita gargalos na contabilidade.

Já o regime de competência tem função contábil. Ele serve para diagnosticar a saúde financeira do negócio no médio e longo prazos. Ao contrário do regime de caixa, que pode subestimar receitas e despesas, o de competência permite enxergar um quadro mais real da empresa.

Vamos entender melhor com um exemplo: imagine que sua empresa ao longo do ano tenha efetuado R$ 600.000,00 em vendas, mas parte delas é a prazo e só R$ 540.000,00 efetivamente entraram no caixa. Ao mesmo tempo, ela comprou R$ 640.000,00 em produtos e serviços, mas uma parte do custo será paga apenas ano que vem e, portanto, o gasto no caixa foi de apenas R$ 480.000,00. Assim, temos a seguinte tabela:

Observe que, no regime de caixa, a empresa teve lucro. Entrou mais dinheiro do que saiu. No regime de competência, houve prejuízo. A empresa assumiu compromissos em maior quantidade do que a receita gerada. Essa conta real vai aparecer nos exercícios seguintes, quando as parcelas das despesas alcançarem seu vencimento.

E qual a real situação da empresa? Depende. Observe que, no exemplo acima, o dinheiro restante em caixa é mais do que suficiente para saldar os compromissos, ou seja, abater o prejuízo. Em outros casos, pode ser que a empresa se endivide além da conta. O importante é, que visualizando os dois regimes, a administração vai entender que não tem R$ 60 mil sobrando; ao contrário, pelo menos R$ 40 mil desse lucro de caixa está comprometido com despesas já assumidas.

Por que conhecer as diferenças entre regime de caixa e competência?

Conhecer os diferentes regimes de contabilidade é importante para traçar as melhores estratégias para a empresa. As duas lentes são úteis. O regime de caixa é usado para assegurar que seu negócio terá dinheiro em caixa na hora de pagar compromissos. Com essa ferramenta, seu negócio evitará juros e multas por ter atrasado algum pagamento.

Já o regime de competência ajuda a entender melhor o seu negócio. Com ele, sua empresa visualiza também as receitas e despesas futuras, o que pode ajudar a fazer investimentos com mais segurança e a entender o real lucro da organização.

Regime de caixa e competência são modelos diferentes para analisar os resultados da sua empresa. O primeiro é de natureza financeira; o segundo, contábil. Bons administradores dominam o uso das duas ferramentas e as utilizam para que o negócio cresça.

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