Grande parte das empresas tem como costume investir muito nas atividades operacionais e seus processos de produção, com o intuito de melhorar seus resultados. No entanto, o problema começa a aparecer quando outras áreas, de grande importância para a empresa, são negligenciadas. É preciso estar atento à governança fiscal e financeira tanto quanto às outras atividades do negócio.

A falta de foco nessas áreas pode levar a empresa a enfrentar uma série de problemas, como a desorganização, dificuldade de controle, contratempo com o fisco, entre outras.

Neste post nós reunimos algumas informações para lhe mostrar como a automatização pode ser uma saída para melhorar sua governança fiscal e seus processos financeiros. Continue conosco e confira!

Governança corporativa e compliance fiscal

A governança corporativa é o setor da gestão do negócio voltado para a criação de políticas claras, para alcançar seus objetivos. É por meio dela que se decide qual o caminho a empresa tomará e como.

Ou seja, a governança estabelece uma série de regras, políticas e diretrizes que devem ser seguidas, e transmitem ao mercado confiança quanto às suas decisões e propósitos.

A governança fiscal controla, monitora e revisa todas as atividades tributárias, minimizando os riscos fiscais e aumentando a confiabilidade nos relatórios e demonstrações financeiras. Garante também a transparência dos processos fiscais enviados aos órgãos governamentais.

Já o compliance fiscal são as atividades realizadas para o cumprimento das regras estabelecidas pela governança. Sendo assim, uma empresa que faz sua utilização implanta dispositivos de fiscalização e controle que garantem que os requisitos impostos pelo fisco serão cumpridos.

Seu principal objetivo é manter a empresa e todas as suas atividades fiscais em conformidade com tudo aquilo que o governo exige por meio de seus órgãos de fiscalização e evitar sanções.

A importância da governança e compliance

Práticas incorretas e até mesmo ilícitas podem decorrer de atividades sem supervisão ou que não tenham um padrão específico de aplicação, e são um grande problema quando descobertas.

A fiscalização das empresas é realizada por diversos órgãos governamentais, como a Receita Federal, entre outros. Com isso, as chances de qualquer prática errônea gerar uma sanção são enormes.

Como o número de exigências por parte desse ecossistema de entidades governamentais é também muito grande, seria impossível estar de acordo com tudo que é exigido sem contar com a governança e compliance.

Outro ponto que deve ser observado e que demonstra a importância dessas práticas é que boa parte das instituições financeiras não realizam aportes ou financiamentos caso a empresa não se valha de governança e compliance fiscal.

Responsabilidades do setor fiscal

Um dos grandes desafios encontrados na área fiscal em nosso país é o excesso de exigências. A falta de uma organização e do conhecimento necessário podem fazer com que uma empresa pague mais impostos que o necessário ou deixe de pagar algum dos essenciais.

Dependendo do número de atividades tributadas realizadas pela empresa, que podem ser muitas, o custo fiscal pode representar uma boa parte dos custos do negócio. Entre as principais responsabilidades desse setor estão:

Controle de informações

O primeiro passo para a empresa estar em dia com todas as suas obrigações fiscais é o controle de informações. Esse é o "calcanhar de Aquiles" de muitas empresas, pois elas não realizam um processo eficiente de agrupamento e armazenagem desses dados.

Com isso, o setor fiscal não tem a clareza de quais são as atividades tributadas e quando são realizadas no departamento logístico, por exemplo, o que inviabiliza as suas demonstrações contábeis, que se tornam imprecisas.

Ter acesso a todas as informações financeiras geradas na empresa é primordial para que o setor fiscal possa exercer as suas funções com excelência e proteger o negócio de riscos e sanções.

Monitoramento

No entanto, não basta apenas ter acesso à determinadas informações relevantes acerca das atividades operacionais da empresa, é preciso manter um monitoramento constante para identificar riscos e oportunidades.

Os perigos estão associados às rotinas que não estão tendo seus tributos recolhidos e enviados ao fisco, ou até mesmo, estão deixando de ser controlados pelo setor.

Já as oportunidades se traduzem em atividades que estão sendo tributadas em um regime mais oneroso, quando poderiam ser enquadrados em uma fiscalização mais leve, possibilitando menos gastos tributários.

Automação e tecnologia

Realizar todas as atividades relativas à boa governança e compliance fiscal de forma manual é um desafio enorme e erros e falhas podem ocorrer facilmente, devido ao grande número de informações e regras que devem ser seguidas.

Por isso, muitas empresas estão optando pela implantação de soluções tecnológicas de automação de processos fiscais para facilitar a realização dessas rotinas e minimizar falhas.

Entre as ferramentas mais utilizadas no mercado hoje estão os ERPs (Enterprise Resource Planning) e demais sistemas que integram gestão financeira e fiscal junto às atividades operacionais. Algumas das soluções mais reconhecidas no mercado pertencem a Totvs e SAP.

Protheus

A Totvs é uma desenvolvedora nacional de software que tem nos ERPs seu principal nicho de mercado. A empresa conta com diversas soluções para vários tipos de negócio. Dentre elas, a solução que mais se destaca é o ERP Protheus.

Business One

O ERP Business One desenvolvido pela SAP, empresa de software alemã, é um dos mais utilizados no mundo, pois trabalha não apenas as responsabilidades de um sistema de gestão, mas também realiza o controle de clientes, vendas e serviços internos.

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Escolha uma boa solução

Você já sabe a importância de cumprir com as exigências governamentais e que pode pagar menos tributos com a implantação de governança e compliance fiscal com o apoio da tecnologia.

Contudo, é preciso ficar atento quanto à ferramenta escolhida. A maioria dos ERPs disponíveis no mercado não apresentam a integração necessária para que você possa obter um controle fiscal total sobre a operação.

É preciso buscar uma solução que apresente o máximo de funções necessárias para cumprir com as exigências tributárias. No entanto, o monitoramento fiscal e conexão com a NF-e exige soluções específicas, já que não é uma função do ERP captar os documentos fiscais da SEFAZ, por exemplo, como a ConexãoNF-e, que integra tanto aos ERPs citados, como outros.

Com essas informações, esperamos que você esteja mais seguro quanto às mudanças que deve fazer em sua empresa para implantar a governança fiscal junto ao compliance. E se ainda restam dúvidas sobre o assunto, entre em contato conosco e conheça nossas soluções!


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Imagem ilustrativa do sistema da ConexãoNF-e