Grande parte das empresas tem como costume investir muito nas atividades operacionais e seus processos de produção, com o intuito de melhorar seus resultados. No entanto, o problema começa a aparecer quando outras áreas, de grande importância para a empresa, são negligenciadas. É preciso estar atento à governança fiscal e financeira tanto quanto às outras atividades do negócio.

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A falta de foco nessas áreas pode levar a empresa a enfrentar uma série de problemas, como a desorganização, dificuldade de controle, contratempo com o fisco, entre outras.

Neste post nós reunimos algumas informações para lhe mostrar como a automatização pode ser uma saída para melhorar sua governança fiscal e seus processos financeiros. Continue conosco e confira!

Governança corporativa e compliance fiscal

A governança corporativa é o setor da gestão do negócio voltado para a criação de políticas claras, para alcançar seus objetivos. É por meio dela que se decide qual o caminho a empresa tomará e como.

Ou seja, a governança estabelece uma série de regras, políticas e diretrizes que devem ser seguidas, e transmitem ao mercado confiança quanto às suas decisões e propósitos.

A governança fiscal controla, monitora e revisa todas as atividades tributárias, minimizando os riscos fiscais e aumentando a confiabilidade nos relatórios e demonstrações financeiras. Garante também a transparência dos processos fiscais enviados aos órgãos governamentais.

Já o compliance fiscal são as atividades realizadas para o cumprimento das regras estabelecidas pela governança. Sendo assim, uma empresa que faz sua utilização implanta dispositivos de fiscalização e controle que garantem que os requisitos impostos pelo fisco serão cumpridos.

Seu principal objetivo é manter a empresa e todas as suas atividades fiscais em conformidade com tudo aquilo que o governo exige por meio de seus órgãos de fiscalização e evitar sanções.

A importância da governança e compliance

Práticas incorretas e até mesmo ilícitas podem decorrer de atividades sem supervisão ou que não tenham um padrão específico de aplicação, e são um grande problema quando descobertas.

A fiscalização das empresas é realizada por diversos órgãos governamentais, como a Receita Federal, entre outros. Com isso, as chances de qualquer prática errônea gerar uma sanção são enormes.

Como o número de exigências por parte desse ecossistema de entidades governamentais é também muito grande, seria impossível estar de acordo com tudo que é exigido sem contar com a governança e compliance.

Outro ponto que deve ser observado e que demonstra a importância dessas práticas é que boa parte das instituições financeiras não realizam aportes ou financiamentos caso a empresa não se valha de governança e compliance fiscal.

Responsabilidades do setor fiscal

Um dos grandes desafios encontrados na área fiscal em nosso país é o excesso de exigências. A falta de uma organização e do conhecimento necessário podem fazer com que uma empresa pague mais impostos que o necessário ou deixe de pagar algum dos essenciais.

Dependendo do número de atividades tributadas realizadas pela empresa, que podem ser muitas, o custo fiscal pode representar uma boa parte dos custos do negócio. Entre as principais responsabilidades desse setor estão:

Controle de informações

O primeiro passo para a empresa estar em dia com todas as suas obrigações fiscais é o controle de informações. Esse é o "calcanhar de Aquiles" de muitas empresas, pois elas não realizam um processo eficiente de agrupamento e armazenagem desses dados.

Com isso, o setor fiscal não tem a clareza de quais são as atividades tributadas e quando são realizadas no departamento logístico, por exemplo, o que inviabiliza as suas demonstrações contábeis, que se tornam imprecisas.

Ter acesso a todas as informações financeiras geradas na empresa é primordial para que o setor fiscal possa exercer as suas funções com excelência e proteger o negócio de riscos e sanções.

Monitoramento

No entanto, não basta apenas ter acesso a determinadas informações relevantes acerca das atividades operacionais da empresa, é preciso manter um monitoramento constante para identificar riscos e oportunidades.

Os perigos estão associados às rotinas que não estão tendo seus tributos recolhidos e enviados ao fisco, ou até mesmo, estão deixando de ser controlados pelo setor.

Já as oportunidades se traduzem em atividades que estão sendo tributadas em um regime mais oneroso, quando poderiam ser enquadradas em uma fiscalização mais leve, possibilitando menos gastos tributários.

Automação e tecnologia

Realizar todas as atividades relativas à boa governança e compliance fiscal de forma manual é um desafio enorme e erros e falhas podem ocorrer facilmente, devido ao grande número de informações e regras que devem ser seguidas.

Por isso, muitas empresas estão optando pela implantação de soluções tecnológicas de automação de processos fiscais para facilitar a realização dessas rotinas e minimizar falhas.

Entre as ferramentas mais utilizadas no mercado hoje estão os ERPs (Enterprise Resource Planning) e demais sistemas que integram gestão financeira e fiscal junto às atividades operacionais.

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Como automatizar para ter os melhores resultados

Você já sabe a importância de cumprir com as exigências governamentais e que pode pagar menos tributos com a implantação de governança e compliance fiscal com o apoio da tecnologia.

Contudo, nem sempre este trabalho de automatizar os processos é fácil, e não acontece do dia para a noite. Por isso, vamos mostrar para você um passo a passo sobre como automatizar seus processos para beneficiar a governança fiscal e financeira. Confira:

1. Planejamento

Que o planejamento é a base de todos os projetos, todo empreendedor já sabe, mas é importante dar ênfase em alguns pontos que devem ser seguidos para escolher as melhores soluções para sua empresa.

Primeiro, é preciso elencar as prioridades na sua empresa. Você precisa então ter um feedback dos seus funcionários para entender as questões que mais afetam o trabalho de todos.

Por exemplo: se sua empresa ainda não possui um ERP, é provável que todos os setores tenham dificuldade em coletar, compartilhar e armazenar as informações, gerando atrasos e retrabalhos.

Agora, se sua empresa já tem um ERP, mas a nota fiscal está demorando para entrar e poder dar continuidade nas operações, um grande problema pode ser a demora pelo recebimento do arquivo e até mesmo a digitação manual na hora de lançar no ERP.

Organize uma equipe com representantes de cada setor e faça um brainstorm de tudo que precisa ser melhorado, depois, use algum método (como a matriz GUT) para elencar as prioridades, e anote os pontos de melhoria.

2. Pesquisa

Com os pontos de melhoria já anotados, chegou a hora de ir atrás da solução dos seus problemas. Existem diversos métodos para conhecer e testar soluções do mercado, e o ideal é que cada setor faça uma análise própria. Vamos nos ater ao setor fiscal a partir daqui, mas as dicas são válidas para a empresa como um todo.

Alguns métodos eficazes para chegar até uma solução apropriada são:

  • pedindo indicações com colegas e parceiros;
  • solicitando informações em uma consultoria;
  • buscando soluções na internet; entre outros.

Quando encontrar uma solução que parece ser a ideal, comece a agir: procure e solicite Cases de Sucesso da ferramenta, faça um teste gratuito e valide com a equipe comercial sobre o que está sendo ofertado. Lembre-se: o software será usado por mais pessoas, portanto ele deve ser:

  • útil;
  • intuitivo e fácil de usar;
  • rápido e integrado;
  • e de preferência solucione vários problemas de um mesmo assunto.

Um exemplo de software para a área fiscal é o da ConexãoNF-e. Além de ser fácil de usar e se integrar facilmente a outros sistemas, resolve toda a questão sobre recebimento e gestão de NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e CT-e OS.

3. Treinamento

De nada adianta escolher com cuidado e adquirir os melhores softwares, se os colaboradores não conseguem lidar com a nova solução.

Por mais intuitiva que seja a ferramenta, é necessário treinar sua equipe para utilizar o novo sistema, resolvendo todas as dúvidas que possam surgir para garantir o máximo aproveitamento e produtividade no setor.

4. Acompanhamento dos resultados

Após a implementação da solução na empresa, é preciso acompanhar os resultados de perto, medir se a aquisição está de fato fazendo a diferença na rotina e se está funcionando perfeitamente.

Ao acompanhar de perto os números, é possível medir o impacto da mudança e levar essas informações adiante, para acompanhar o progresso tecnológico do empreendimento e também os benefícios na governança fiscal.

Bônus: softwares e ERPs que podem ajudar a sua empresa

Aqui no blog da ConexãoNF-e já publicamos alguns artigos que serão muito interessantes caso você esteja pensando em automatizar processos. Para ajudar você, separamos 3 que você confere abaixo:

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