Antes do início de cada ano fiscal (período destinado para realização das demonstrações contábeis) é preciso organizar as informações da empresa e fazer a conciliação contábil. Esse é um processo bastante importante para o desenvolvimento da empresa, já que garante a regularidade de suas contas.
Mas você sabe como fazer a conciliação contábil na prática? Essa é uma dúvida comum para muitos gestores, administradores e até contadores. Para auxiliá-lo nessa tarefa, primeiro explicaremos aqui o que é a conciliação contábil, qual é sua importância e, depois, traremos um passo a passo de como realizá-la corretamente. Confira!
O que é a conciliação contábil?
A conciliação contábil é um processo em que os saldos dos registros contábeis (débito e crédito) nas contas de uma empresa são confrontados e averiguados. Seu objetivo é conferir se os valores estão corretos ou se há inconsistência nos dados, permitindo que elas sejam corrigidas a tempo.
Exemplos de erros comuns que podem ser encontrados durante a conciliação são:
- valores lançados a menos ou a mais;
- troca de contas;
- inversão de contas;
- duplicidade nos lançamentos;
- omissões.
Os responsáveis pela realização do processo são profissionais do setor financeiro da organização. Eles podem corrigir as inconsistências fazendo lançamentos complementares e retificativos, ou estorná-los.
Alguns exemplos de conciliação contábil são: verificar se a conta está em conformidade com os boletins de caixa, defrontar as contas duplicadas com o relatório de contas a receber, etc.
Qual é a importância desse procedimento?
Quaisquer informações errôneas dentro das contas da empresa podem gerar prejuízos de difícil reparação. Elas fazem com que os gestores tomem decisões equivocadas, prejudicam negociações, causam problemas fiscais e até mesmo judiciais.
Entretanto, é possível garantir a veracidade dos dados e evitar esses problemas quando você realiza a conciliação contábil. Resumidamente, o processo é importante para o negócio por ajudar o gestor a:
- comparar resultados;
- diminuir riscos financeiros;
- monitorar o fluxo de caixa;
- aprimorar os processos e prevenir erros futuros;
- proteger os recursos da empresa ao reconhecer irregularidades;
- identificar erros nos registros contábeis da organização;
- confirmar a regularidade dos dados, trazendo mais segurança às transações;
- auxiliar na realização de demonstrações contábeis, como o balanço patrimonial.
Como fazer a conciliação contábil de forma correta?
Esse é um procedimento que exige muita atenção do gestor aos detalhes. Nos tópicos seguintes, trouxemos um passo a passo de como realizar a conciliação contábil.
Confira se possui todos os dados
A primeira etapa é garantir que você tenha todos os dados a serem comparados, assim nenhum erro passará despercebido. Para isso, confira se o controle financeiro da organização está funcionando perfeitamente.
Isso significa que as demonstrações financeiras e contábeis, planilhas de juros, relatórios e outros documentos devem estar atualizados e completos.
Para ter segurança nas informações, uma dica é contar com sistemas tecnológicos, como o da ConexãoNF-e, que faz a gestão e captura automática de documentos fiscais emitidos contra a empresa.
Com o auxílio da tecnologia, você evita perdas de documentos, minimiza a ocorrência de erros, possibilita a realização de manifestações sobre as notas, facilita a gestão das contas e mais.
Separe as contas pessoais da empresarial
Ressalta-se que é muito importante separar a conta pessoal da empresarial, pois em alguns casos o empresário usa sua própria conta para arcar com custos da empresa, e no fim tenta compensar a diferença fazendo a operação inversa. E isso irá misturar custos, tornando difícil identificar quais são os gastos que estão prejudicando as finanças corporativas, o que também prejudica a conciliação.
Determine o período para conciliação
O prazo para realizar a conciliação contábil deve ser definido conforme a necessidade do negócio. Se a empresa realiza centenas de movimentações financeiras todos os meses, é recomendável que ela seja feita mensalmente. Entretanto, ela também pode ser feita trimestral, semestral ou anualmente.
Compare os valores
Com todas as informações em mãos, você deverá comparar os números. Por exemplo, se uma quantia de mil reais foi debitada do caixa no dia 15 de abril, o mesmo valor e data deverão constar no seu demonstrativo de fluxo de caixa.
Confronte as entradas e saídas, juros, datas e outros elementos que estejam presentes nos relatórios, planilhas, entre outros documentos. Após essas ações, anote qualquer incongruência que for encontrada.
Corrija os eventuais problemas nos dados
Aqui você corrigirá todos os entraves encontrados na etapa passada, incluindo falhas matemáticas e gargalos nos controles internos.
Faz-se necessário entender a raiz do problema. Por exemplo, se há incoerência no fluxo de caixa, verifique se foi um erro de cálculo, se dinheiro foi subtraído indevidamente do caixa, entre outras possibilidades.
A seguir, listamos os principais erros que podem ser encontrados na conciliação contábil e como solucioná-los.
Erro ao lançar valores
São falhas na digitação de valores, realização de cálculos, pagamentos errôneos, descontos imprevistos e outros problemas afins. Esses são erros comuns que podem ser cometidos pelos colaboradores. Nesse caso, encontre o documento original, confira os valores e os cálculos realizados.
Para facilitar o lançamento dos Documentos no ERP, é indicado contar com uma solução que automatiza o processo e garante segurança de valores e impostos, como é o caso do Importador de XML da ConexãoNF-e, que importa os arquivos de forma instantânea e preenche campos automaticamente.
Duplicação de lançamentos
Trata-se do pagamento, saídas ou entradas que foram registradas mais de uma vez. Nesse caso você deve verificar os lançamentos efetivados.
Datas divergentes
Esse é um erro comum de ocorrer no fluxo de caixa. Para isso, oriente seus colaboradores a contabilizar os valores quando as quantias efetivamente entrarem no caixa.
Documente os procedimentos
Documente as razões pelas quais os problemas ocorreram e anote as medidas que foram tomadas, a fim de que eles não ocorram novamente. Faça relatórios e transmita à equipe responsável para que eles não incorram nos mesmos erros.
Transmita a conciliação para a contabilidade
Por fim, você deverá enviar todas as informações para a área contábil da empresa, permitindo que os contadores utilizem as informações sempre que necessário. O ato também os ajudará a elaborar os relatórios contábeis e gerenciais.
A conciliação contábil é um procedimento fundamental para manter o equilíbrio das contas, evitar perdas e melhorar o controle financeiro. Entretanto, o processo deve ser realizado com muito cuidado, já que qualquer disparidade de informações deve ser anotada e corrigida.
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