Manter o controle de NFe, NFSe e CTe no Datasul pode ser um desafio para muitas empresas. Porém, o que muitas delas têm feito para resolver esse problema é automatizar o processo, ou seja, contratar um software que consiga capturar esses documentos na SEFAZ e nas prefeituras e exibi-los no monitor desse produto.
Na prática, isso pode trazer várias vantagens. Maior produtividade, consultas de dados otimizadas e melhor tomada de decisão são algumas delas.
Ficou interessado em conhecer mais sobre essa abordagem para otimizar seu processo de gerenciamento de dados fiscais? Continue lendo! No post contamos tudo o que você precisa saber.
O que é um monitor Datasul de NFe, NFSe e CTe?
O monitor Datasul de NFe, NFSe e CTe é um painel que permite ao usuário acompanhar e manter o controle desses documentos, desde o recebimento da SEFAZ e prefeituras, até a importação e lançamento no ERP.
Ou seja, funciona como um dashboard que centraliza os dados das notas fiscais em um só lugar, possibilitando que o time fiscal consulte rapidamente esses documentos e agilize decisões.
Quais são as vantagens de um monitor de documentos no Datasul?
As vantagens de utilizar um monitor Datasul são várias. Conheça algumas:
Precisão dos dados
O monitor exibe exatamente os dados capturados na SEFAZ/prefeituras e importados para o ERP Datasul. Dessa forma, evita-se o risco de inserir dados incorretos da nota fiscal ou não ter esse documento importado no sistema.
Com dados fiscais precisos, as equipes responsáveis pelo setor podem tomar decisões informadas e corretas, que ajudam as empresas a crescer com segurança.
Disponibilidade de informações
Mais um diferencial é que os documentos fiscais ficam armazenados na nuvem e podem ser acessados a qualquer momento. A consulta a esses dados, quando necessário, pode auxiliar na verificação de possíveis inconsistências no pagamento de tributos e auxiliar a gestão fiscal, de modo geral.
Não entendeu? Imagine uma situação em que você precise fornecer informações sobre notas fiscais ao fisco. Nesse caso, basta verificar no monitor Datasul e ter qualquer informação em mãos em poucos segundos.
Segurança
Além do que foi mencionado acima, ao armazenar documentos fiscais na nuvem, não há necessidade de se preocupar com eventos que possam afetá-los, como corrupção de disco rígido externo, falha de energia, etc.
Nesse sentido, vale lembrar que os documentos fiscais da empresa devem ser guardados por no mínimo cinco anos, portanto, é essencial todo cuidado para garantir a preservação desses dados durante esse tempo.
Controle de documentos
Com o monitor Datasul, fica mais fácil fazer o controle dos documentos fiscais de forma ágil. Como? O painel exibe as informações fiscais das notas de forma sistemática e organizada, o que não só auxilia no controle desses dados, como também amplia a visão do gestor.
Por exemplo, é possível ver quantas notas fiscais foram importadas para o ERP durante um determinado período. Com essas informações na tela, é fácil comparar notas fiscais recebidas X transações fiscais realizadas pela sua empresa.
Como escolher um monitor Datasul para a empresa?
Na hora de escolher um monitor Datasul, é muito importante pesquisar e analisar bem as funcionalidades de cada software.
Uma sugestão é montar uma planilha comparativa no Excel, que facilite a visualização dos recursos de todas as plataformas pré-selecionadas e a escolha de qual atende melhor às necessidades de sua empresa.
Vale a pena observar que os fornecedores geralmente oferecem soluções com funcionalidades semelhantes, mas com nomes diferentes. Portanto, toda atenção é necessária.
Outra dica é testar na prática as plataformas para ver como funcionam, se são intuitivas e quais outros diferenciais fornecem. Nem sempre é possível enxergar isso sem a demonstração prática da ferramenta.
Alternativas de monitor Datasul para automatizar rotinas de NFe, NFSe e CTe
Existem diversas tecnologias no mercado capazes de monitorar e automatizar rotinas relacionadas a NFe, NFSe e CTe. Por isso, como mencionado, a melhor forma de saber qual ferramenta é a ideal para sua empresa é solicitar uma demonstração prática.
O TOTVS Transmite, TOTVS Colaboração e ConexãoNF-e são exemplos de soluções ligadas aos processos fiscais. Comparar as funcionalidades de cada uma ajuda na decisão. Veja, na prática, como fazer isso:
| Funcionalidades | Transmite | Colaboração | ConexãoNFe |
|---|---|---|---|
| Captura de NFe, NFSe e CTe | Sim | Sim | Sim |
| Prefeituras atendidas na captura de NFSe | Cerca de 365 | Apenas São Paulo | Mais de 5 mil |
| Relatório para apurar impostos | Não | Não | Sim |
| Importação automática de XML no Datasul | Não | Sim | Sim |
| Validação de impostos, itens e fornecedores | Não | Sim | Sim |
| Vinculação inteligente entre XML e pedido de compra | Não | Não | Sim |
Vale mencionar que as funcionalidades do exemplo podem ter alterações com o tempo. Portanto, o caminho ideal é realmente montar uma planilha com as funcionalidades importantes para sua empresa, e testar cada solução na prática.
Como a ConexãoNF-e pode ajudar sua empresa
Combinar a plataforma ConexãoNF-e com o ERP TOTVS Datasul simplifica a gestão de documentos fiscais e automatiza a importação de XML para este ambiente, tornando a visualização dos dados ágil e precisa.
Mas não só isso. A solução também pode ajudar sua empresa a:
- Eliminar erros na gestão fiscal;
- Fazer a validação de pedido de compra x documento fiscal e de cadastro de fornecedores;
- Realizar a vinculação inteligente entre pedido de compras e XML;
- Auditar cadastros de impostos, itens e fornecedores;
- Associar a NFe e a CTe correspondente, dentre outras.
Com nosso importador de XML, você tem até 6 vezes mais agilidade no lançamento desse documento em seu ERP, otimizando a gestão de notas fiscais no seu negócio. Ainda, aumenta a produtividade do seu time em mais de 85%.
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