A vida do empreendedor tem sido facilitada graças a softwares que fazem o gerenciamento dos recursos empresariais, os chamados ERPs.
Hoje em dia, é muito difícil uma empresa que não use nenhum ERP, tamanha a sua importância para o gerenciamento dos recursos. Por isso, neste artigo iremos explicar um pouco mais sobre o assunto e explorar 6 etapas importantes para um projeto de implementação do ERP.
Continue a leitura para conferir os 6 passos.
O que é um ERP?
ERP significa Enterprise Resource Planning, que em tradução literal significa Planejamento de Recursos Empresariais.
O ERP é uma plataforma que auxilia os diversos setores da empresa a automatizar processos que antes eram feitos manualmente. A vantagem da sua utilização é que os dados ficam reunidos em um só lugar, de fácil acesso e que permite uma visão unificada das informações da empresa.
Entenda a diferença entre ERP, CRM e BPM
Agora você já sabe o que é um ERP, mas qual a diferença de um ERP para um CRM ou ainda um BPM?
O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta voltada para o relacionamento com o cliente, armazenando um histórico sobre as interações dos clientes com a sua empresa.
Já o BPM (Business Process Management) é um sistema de gerenciamento voltado para os processos de negócio. Ele mapeia os processos e automatiza aqueles que forem possíveis, ajudando no controle de gastos e aumentando a produtividade.
Por que implantar um ERP em uma empresa?
Como falamos anteriormente, a implantação de ERP facilita a organização das informações e permite inclusive maior integração entre as áreas da empresa. Ao adotar um ERP, o tempo de trabalho operacional reduz, uma vez que o próprio sistema fará a consolidação dos dados, sobrando mais tempo para análises estratégicas.
Se ainda está em dúvida se deve ou não adotar um ERP, questione-se:
- Como está o fluxo de comunicação na minha empresa? É comum que haja informações desencontradas?
- Como está o fluxo de caixa a curto e longo prazo? Consigo obter essa informação de forma rápida e precisa?
- Como está o meu estoque? Existem produtos sem giro?
- Quanto tempo gasto para extrair todas essas informações? Quanto dinheiro me custa esse tempo em hora-homem?
Com um ERP você garante que as perguntas acima serão respondidas de forma rápida e com apenas alguns cliques. Melhorando a produtividade da equipe e abrindo espaço para que os profissionais possam atuar de forma mais analítica e estratégica, prevendo situações, reduzindo riscos e propondo novas soluções.
Algumas das vantagens em escolher um ERP:
- Melhorias nos fluxos de comunicação;
- Maior controle sobre o fluxo de caixa;
- Maior produtividade, com a redução da carga de tarefas manuais;
- Controle total do estoque;
- Confiabilidade das informações.
Quais são as etapas de implantação de um ERP?
1. Planejamento e mapeamento
Nesse primeiro momento, é importante mapear todos os processos que a sua empresa realiza atualmente. Analisar tudo o que é feito, entender quais poderiam ser otimizados, quais poderiam ser excluídos com o auxílio de um ERP.
Essa etapa deverá ser desenvolvida com todas as áreas que participam do processo o qual você pretende otimizar. Por exemplo, se o processo é logístico, é preciso entender também com o time quais as necessidades, assim na hora de escolher o melhor sistema, você estará munido de todas as informações que serão importantes.
2. Escolha do ERP para implantação
O mercado oferece uma gama imensa de opções de ERPs. Alguns são on-premise, ou seja, necessitam que você tenha um servidor local, outros são em cloud (nuvem) e ainda alguns atuam de forma híbrida.
On-premise
Como citado anteriormente, o ERP on-premise é aquele que fica instalado no servidor da empresa, o processamento e armazenamento dos dados acontece localmente.
É importante destacar que como o processamento ficará dentro da empresa, toda a responsabilidade de manutenção do servidor será da equipe de TI interna. O fornecedor apenas fará a manutenção em relação ao próprio software.
Cloud
Os sistemas que funcionam em cloud dispensam a necessidade de um servidor interno, uma vez que elas mesmas oferecem o serviço da nuvem, armazenando o sistema e os dados diretamente na nuvem.
A vantagem dessa opção é que normalmente os cloud ERP costumam ser mais simples e mais baratos e podem ser facilmente acessados de qualquer lugar. Mas essa não é uma regra: hoje grandes fabricantes como TOTVS e SAP já possuem versões cloud de seus robustos ERPs.
Híbrido
O sistema híbrido funciona em ambos, tanto no servidor quanto na nuvem. Esse modelo pode ser interessante para quem não abre mão de ter as informações dentro de casa, mas também atua dentro do cliente.
3. Avaliação de fornecedores para implantação do ERP
Esse é o momento de olhar para fora da empresa. Com todos os processos mapeados, você terá mais insumos para entender se aquele determinado software atenderá às suas necessidades.
Consulte usuários
Atualmente são muitos os players que oferecem diferentes softwares. Nesse momento, vale consultar conhecidos que utilizam esse tipo de ferramenta, analisar comentários em plataformas de reclamações e redes sociais, para que possa fazer uma escolha que não será uma dor de cabeça futuramente.
É importante que se tenha em mente que nem sempre o fornecedor mais caro é o ideal para a sua necessidade. Se possível, o ideal é que se faça um teste em cada um dos fornecedores buscados para que se tenha um nível de comparação e confiança.
Faça uma planilha
Coloque a comparação entre os sistemas em uma planilha e insira nela as principais necessidades do negócio com ordem de prioridade. Dessa forma você terá mais facilidade em visualizar todos os ERPs pesquisados em perspectiva, fazendo uma comparação com base em dados.
Verifique a escalabilidade
Se você pretende expandir sua empresa, esse tópico é muito importante. Ao escolher o ERP, você precisa pensar em como pensa em expandir seus negócios. Isso porque, caso sua empresa cresça mais do que o esperado, talvez você precise passar por todo esse processo de avaliação novamente se o ERP não acompanhar esse crescimento.
4. Consultoria profissional
Não é obrigatório, mas a depender do tamanho da sua empresa, pode ser interessante contratar um consultor profissional para te ajudar na escolha do melhor sistema.
Já se sua empresa for pequena e não tiver perspectivas de um salto brusco de crescimento, os ERPs mais simples, e às vezes até gratuitos, podem te auxiliar a organizar seus processos.
Entretanto, se sua empresa for uma grande multinacional, ou mesmo uma empresa média, é indicado que se tenha uma consultoria em ERP para auxiliar.
5. Treinamento e adaptação dos colaboradores
Depois de escolhida a solução, é hora de receber os times de treinamento da empresa responsável pelo software para auxiliar as equipes que participarão do projeto. Quem vai usar o sistema precisa estar a par sobre como utilizar, a fim de evitar erros e retrabalhos.
Dependendo da situação, pode ser interessante até mesmo escolher alguns usuários-chave, geralmente da equipe de tecnologia da informação, para um treinamento ou curso bem aprofundado. Assim, a empresa terá dentro de casa algumas pessoas mais técnicas para solucionar com rapidez eventuais problemas.
6. Monitoramento de processos
O processo de implementação não se esgota simplesmente no treinamento. Será necessária toda uma migração de dados. É no dia a dia que os colaboradores irão perceber se o ERP está funcionando de acordo com as necessidades do negócio ou não.
Nessa fase de pós implantação do ERP, responder algumas perguntas pode ajudar:
- A solução funciona bem?
- O ERP atende às necessidades da empresa?
- Os colaboradores conseguem usar a solução corretamente?
- As equipes internas estão de fato usando a solução?
- A escolha do produto gerou algum desconforto?
Respondendo a essas perguntas, você poderá ter um bom panorama sobre a eficiência do ERP contratado diante das necessidades da sua empresa.
Sabemos que a escolha do sistema de gestão é um passo muito importante para a empresa, portanto, também preparamos um conteúdo completo sobre quais são os pontos de avaliação na escolha de um ERP, confira!
