Business Process Outsourcing (BPO) é a subcontratação de funções de processos de negócios para prestadores de serviços, internos ou externos à empresa.
A tecnologia tem permitido que parte do trabalho das empresas seja realizado em diferentes lugares, e mais ainda, que seja feito por outras empresas especializadas a um custo menor.
Hoje, muitas das funções comuns das empresas podem ser terceirizadas. E o maior ganho é a organização poder se concentrar em seus negócios e estratégia. O BPO financeiro é um desses tipos de outsourcing.
Conheça o que é BPO financeiro ao ler este post.
O que é BPO financeiro?
O BPO financeiro consiste na terceirização da gestão da área ou atividade financeira de uma empresa. O trabalho é feito por um fornecedor especializado, em um acordo que garante a qualidade do serviço.
Uma empresa BPO financeiro consegue realizar diversos serviços.
Os principais são: análise financeira, relatórios, planejamento financeiro, tesouraria, gestão de caixa, pagamentos, recebimento de contas e gestão de riscos.
Como funciona o BPO financeiro?
Anos atrás, a tendência das organizações era acumular o máximo de talento possível em tarefas muito específicas. Mas, com o tempo, foi fácil perceber que essa visão não é produtiva nem barata.
Ou seja, é mais vantajoso terceirizar determinados perfis que não são necessidades permanentes ou são muito específicos e, portanto, caros e difíceis de localizar.
O que é o caso do BPO financeiro. A solução é focada nos processos que mais interferem no setor de finanças de uma empresa.
O trabalho pode ser realizado pelos mais diversos tipos de prestadores de serviços, que utilizam um sistema para BPO financeiro.
E a comunicação neste tipo de trabalho é vital. Por isso, as pessoas que assumirem as funções no departamento financeiro precisam trabalhar em conjunto com a gestão da empresa.
O objetivo é tomar as melhores decisões.
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BPO contábil, financeiro, assessoria e consultoria: qual é a diferença?
Por serem serviços que lidam com os números e estratégias da empresa, é comum ter dúvidas entre os conceitos. Conheça agora as suas diferenças.
- BPO contábil: realiza a atividade de contabilidade gerencial e tem responsabilidade legal, respondendo às obrigações regulamentadas por lei como verificação de impostos, cálculo de tributos, emissão de folhas de pagamento, organização e guarda de documentos fiscais;
- BPO financeiro: tem como responsabilidade acompanhar os processos financeiros mais rotineiros como entradas e saídas bancárias, emissão de notas fiscais e boletos, contas a pagar, a receber, controle de receitas e despesas;
- Consultoria financeira: é um trabalho estratégico. O consultor dá opinião, parecer ou recomendações que auxiliam a empresa e conquistar um objetivo;
- Assessoria financeira: coloca a mão na massa e executa as tarefas propostas pela consultoria, entregando o trabalho pronto.
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5 benefícios do BPO financeiro
As empresas de todos os tamanhos podem ter os benefícios do BPO financeiro, pois permite expandir suas operações, o que representaria maiores investimentos.
A terceirização se revelou uma solução para grandes empresas concentrarem seus esforços nas atividades fundamentais da organização e se libertarem de atividades secundárias e operacionais.
1- Mais segurança de dados da empresa
O número de informações que circula no setor financeiro é gigante e sensível. Quando se terceiriza estes processos, se garante que essas rotinas sejam realizadas de maneira otimizada.
Nenhum prazo será perdido, trazendo mais segurança a todos os envolvidos. E como acontece a automatização da gestão financeira, o arquivamento de documentos, por exemplo, é feito de maneira mais segura.
2- Ganho de produtividade
Por usarem um sistema para BPO financeiro, os envolvidos na terceirização realizam o trabalho com mais rapidez e eficiência. E a equipe interna pode se dedicar a tarefas mais estratégicas.
Assim, é possível aumentar a vantagem competitiva da empresa e melhorar as ações em toda a cadeia de valor. Concentrar-se apenas nas funções principais do negócio melhora a satisfação do cliente e aumenta o lucro.
3- Redução de custos
Ter esse tipo de serviço pode parecer dispendioso. Mas, ao longo do tempo, será possível ver a diminuição dos custos.
O primeiro deles é a redução do espaço necessário para acomodar a equipe financeira. Há também menos consumo de água, luz e outros custos fixos.
A visão exterior de pessoas terceiras pode colocar em prática a troca do regime tributário e a elisão fiscal, além da prevenção de multas e outras questões financeiras.
4- Melhoria nos negócios
O departamento de finanças da sua empresa pode se tornar um facilitador de negócios. Melhora as relações com clientes e fornecedores, além de aumentar a agilidade organizacional geral.
Uma empresa de BPO financeiro usa tecnologias comprovadas e as melhores práticas operacionais para transformar as operações financeiras em ativos de negócios estratégicos lucrativos.
5- Experiência a serviço da empresa
Outro benefício do BPO financeiro é quando a fornecedora tem uma vasta experiência atendendo a vários setores. Toda essa história é colocada à serviço com a ajuda das melhores práticas.
Os processos de negócios são inovados por meio de uma abordagem estruturada que define e prioriza as iniciativas de transformação financeira.
Empresa de BPO: o que faz e como contratar
Uma empresa de BPO financeiro cuida de toda a rotina da área de finanças e também realiza projeções, planejamento estratégico e análises.
O grande objetivo é que esse fornecedor tome conta do departamento, ajude a manter as contas em dia e acompanhar o desempenho financeiro.
Os motivos tradicionais que promovem a terceirização, como reduzir custos e converter custos fixos em variáveis, somam-se outros que configuram um novo cenário de relacionamento com fornecedores:
- Necessidade de criar estruturas de serviços muito dinâmicas e adaptáveis a ambientes mais enxutos;
- Mudança nas formas de fazer negócios e prestar serviços;
- Garantia de disponibilidade de recursos a custos previsíveis;
- A melhoria da eficiência financeira.
Antes de contratar uma empresa de BPO financeiro, objetivos e KPIs devem ser estabelecidos. O ideal é que eles sejam registrados no contrato de prestação de serviços, considerando os principais benefícios proporcionados pelo BPO.
A transição da estrutura interna para a externa precisa ser muito bem estruturada. Quais tarefas e funções serão terceirizadas? Em quanto tempo?
A empresa escolhida deve traçar um plano de ações que especificam como as perguntas acima serão respondidas.
Quer aprender a cuidar melhor da gestão financeira da sua empresa? Este post explica como aumentar a sua produtividade nessa área.
